COMMENT PASSER UNE JOURNEE PRODUCTIVE

Sommaire

Comment passer une journée productive ?

Passer une journée productive : vous connaissez mieux que quiconque votre journée type. Peut-être êtes-vous à un poste qui nécessite de faire 3 réunions par jour ? Ou un poste qui nécessite plusieurs déplacements ? Ou encore peut-être devez-vous répondre à beaucoup de mails ?

Si vous avez un emploi du temps chargé, vous aimeriez peut-être tirer le meilleur parti de chaque journée. Si vous avez beaucoup de choses à faire, cela peut paraître accablant. Toutefois, les compétences de base en organisation et en gestion du temps peuvent vous aider à avoir une routine quotidienne productive. Vous pouvez commencer la journée avec un petit déjeuner sain, un verre d’eau et de l’exercice. Cela vous permettra d’aller au travail ou à l’école avec plein d’énergie. Privilégiez vos tâches en fonction de leur importance.

Reposez-vous par moment pour éviter de vous épuiser. À la maison, concentrez-vous sur des tâches telles que le nettoyage et la planification pour le lendemain. De plus, veillez à mener une activité pour vous détendre. Le fait de prendre soin de sa personne est aussi important pour la productivité que le travail lui-même.

Si vous voulez avoir une journée productive, vous devriez planifier cela. Avant de vous coucher la nuit, faites une liste des tâches à exécuter. En fait, vous devriez veiller à dresser une liste de tâches faisables. Si vous en faites une remplie de travaux, vous risquez de vous stresser davantage au lieu d’avoir une journée productive. Tenez-vous-en à trois ou cinq grands objectifs par jour .

Si vos objectifs sont nombreux, tenez-vous-en au minimum. Si vous deviez par exemple rédiger un rapport pour votre travail, cela comportera plusieurs sous-étapes. Vous avez la possibilité de présenter un objectif du genre Terminer le rapport Dupont à la fin de la journée et de supposer que cela implique plusieurs sous-étapes.
Si vous n’avez pas de grandes tâches en vue, vous pourriez fixer quatre à cinq petits objectifs à atteindre. Vous pourriez écrire quelque chose comme Répondre au courriel de Marthe, réécrire le communiqué de presse, corriger le contenu du site web et rappeler Pierre.
N’oubliez pas que vous pouvez faire plus de choses. En réalité, si vous travaillez dur et maintenez votre productivité, il y a de fortes chances que vous fassiez au-delà de ce qui est sur la liste. Le but de cette dernière est d’avoir une idée de ce que vous devez faire à la fin de la journée. Le fait de prendre note de vos objectifs principaux peut vous aider à définir des priorités.

Passer une journée productive : le citron peut augmenter votre énergie le matin, ce qui peut accroitre votre productivité tout au long de la journée. Dès que vous vous réveillez le matin, prenez un verre d’eau citronnée. Ne buvez pas le jus de citron pur, car il sera fort pour vos dents. L’idéal serait que vous mettiez une cruche d’eau citronnée dans le réfrigérateur avant d’aller au lit la nuit .

Pour obtenir de meilleurs résultats, vous devriez boire l’eau citronnée à jeun.
Après avoir bu l’eau, attendez quinze à trente minutes avant de manger.

Identifiez le moment de la journée où vous êtes le plus productif

Passer une journée productive : les neurosciences nous apprennent que la majorité d’entre nous avons un cerveau disposé au travail matinal. Certains métiers ne se prêtent cependant pas au calme le matin ! Voici les réponses très contrastées de plusieurs personnes à qui l’on a demandé quand ils se sentaient le plus efficace.

Le moment de la journée où je me sens le plus efficace est le matin, car mon énergie est au max et mon cerveau n’est pas pollué par les urgences de la journée. – Luc, responsable de formation.
Je me sens plus efficace le matin. Je suis moins fatiguée, j’ai moins de sollicitations externes. Ou un peu tard le soir (après 19 h), j’ai un regain d’énergie ! – Charlène, manager d’équipe.
L’après-midi, à partir de 16 h, j’avance le plus. C’est lorsque certains de mes collègues sont partis et que je ne suis pas dérangé par le téléphone et les bruits environnant… – Marc, chef de projet Déploiement informatique.
Le moment de la journée où je peux le plus avancer est le soir, parce que je ne suis jamais interrompue ! – Sandra, HR manager.

Essayez de démarrer la journée par une tâche à forte valeur ajoutée

Une fois arrivé à votre poste de travail propre et rangé, comme expliqué dans le chapitre précédent, si vous le pouvez, ne jetez pas immédiatement un œil à vos mails.

Passer une journée productive : vous pouvez en priorité vous atteler à la tâche qui a le plus de valeur aujourd’hui. Pour connaître cette tâche, posez-vous la question : « Si je ne devais faire qu’une seule chose aujourd’hui, ce serait quoi ? ” ou “Quelle est la chose qu’on attend de moi en priorité aujourd’hui ? ”. C’est possiblement une tâche ingrate, complexe ou désagréable, peu importe ; pour gagner du temps, de l’efficacité et de la productivité, commencez par la plus ingrate ou la plus difficile car toutes les tâches suivantes vous sembleront plus faciles et plus agréables.

LIRE : COMMENT GÉRER UN CONJOINT POSSESSIF

L’avantage de cette habitude, c’est que vous serez libéré de ce poids sur votre conscience et vous aurez gardé les autres missions de la journée plus simples pour les temps où vous êtes plus fatigué. Allouez entre 60 et 120 minutes pour faire cette tâche complexe en début de journée. Si vous me dites qu’il vous faut 2 jours pour réaliser cette tâche, le plus simple sera de découper votre projet en plus petites étapes. Ne prenez pas de rendez-vous pendant ce temps et dans la mesure du possible, indiquez à vos collaborateurs que vous n’êtes pas disponible.

La meilleure astuce que quelqu’un m’ait donnée pour gagner du temps est de toujours me focaliser sur ma priorité de la journée. Je l’applique au quotidien. – Virginie, CEO.
Pour gagner en productivité et efficacité au début de ma carrière, au-delà de l’apprentissage de mon métier, j’ai appris à me concentrer sur LE sujet ou l’objectif recherché. En gardant à l’esprit cet objectif clair, j’ai réussi à augmenter ma rapidité. – Patrick, dirigeant chef d’entreprise.

Organisez votre productivité avec la méthode Pomodoro

Passer une journée productive : Pomodoro est une méthode de gestion du temps qui va vous aider à vous concentrer et vous discipliner lors de la réalisation d’une tâche. Cette méthode se base sur l’usage d’un minuteur appelé pomodoro, permettant de respecter des périodes de travail de 25 minutes en alternance avec des moments de relâche de 5 minutes.Pour cela, prenez la ou les tâches que vous devez absolument réaliser pendant la prochaine heure et fixez-vous l’objectif de tout finir à la fin du temps imparti.

Avant de commencer, vous pouvez encore améliorer votre concentration et votre efficacité en vous isolant. Coupez les notifications en activant le mode “ne pas déranger” sur votre ordinateur et votre téléphone. Mettez un casque, ou des bouchons d’oreilles si vous aimez le silence, ou écoutez une playlist spéciale concentration avec de la musique instrumentale douce ou un bruit de fond agréable, comme sur Noisli.com.

Mettez un minuteur sur 25 minutes et c’est parti, travaillez à fond, sans être dérangé ;
Drrrring ! Fin du sprint, prenez 5 minutes de pause, une vraie pause, pas un autre travail. N’oubliez pas de mettre le minuteur sur 5 minutes ;
Drrrring… C’est reparti pour 25 minutes à fond ;
Drrrring… 5 minutes de pause ;
Et ainsi de suite 4 fois d’affilée. À la 4e pause, prenez 15 minutes de plus si vous en ressentez le besoin ;
Recommencez le cycle si nécessaire, sans dépasser 2 h.

Passer une journée productive : une journée productive : cette méthode a un grand intérêt, car elle ne vous épuise pas et permet d’être efficace, y compris sur le long terme. Après une ou deux semaines, vous pourrez allonger le temps de travail. Pour ma part j’apprécie faire des cycles de 45 min et 5 min de pause. N’hésitez pas à tester dès demain avec un outil gratuit en ligne : Pomodoro Tracker.

Timeboxez votre journée

Il y a 24 heures dans la journée et une des règles pour équilibrer vie professionnelle et vie privée consiste à diviser en 3 parties égales cette journée. 8 heures pour le repos et la détente, 8 heures pour la famille, les amis et les loisirs et 8 heures pour le travail et l’apprentissage. À de très rares exceptions près, nous avons tous des routines et toutes les routines ne sont pas mauvaises. Le matin, nous faisons les mêmes choses dans le même ordre dans 80 % des cas, si ce n’est plus. Cette routine est une sorte de rituel qui nous prépare à la journée.

Voyons l’exemple suivant d’une journée déjà bien chargée mais convenablement timeboxée, c’est à dire qu’un temps est prévu pour chaque chose :

Routine matinale : 15 – 45 min ;
Sprint des tâches à forte valeur ajoutée : 60 – 120 min ;
Session mails 1/3 : 15 – 45 min ;
Réunion/appels/briefing/rendez-vous : 30 – 60 min ;
Déjeuner (léger, pour ne pas s’endormir après) : 45 – 90 min ;
Session mails 2/3 : 15 – 45 min ;
Sprint Pomodoro des tâches secondaires : 60 – 120 min ;
Réunion/appels/briefing/rendez-vous : 30 – 60 min ;
Session mails 3/3 : 15 – 45 min ;
Mise à jour de la ToDo liste et préparation des affaires pour le lendemain : 15 min.

Passer une journée productive : dans sa version idéale, cette journée ne pourrait durer que 5 h, et presque 10 h dans le pire des cas. Nous n’aborderons pas les cas extrêmes de journées « Urgence” de 15 ou 18 h, qu’il faudra éviter à tout prix. Mais à ce sujet, il faut savoir selon la loi d’Illich : “Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative”, donc ne multipliez jamais ces journées à répétition. Il est important de trouver votre seuil de travail efficace. Vous pourrez par la suite le faire évoluer pour l’optimiser selon vos besoins.

LIRE : COMMENT ATTEINDRE LA STABILITE FINANCIERE

Si vous n’êtes pas du matin ou que vous êtes en froid avec votre réveil, commencez par changer vos routines. Vous trouverez pleins d’infos sur la toile pour devenir du matin (comme se lever pratiquement aux mêmes heures quotidiennement pour ne pas dérégler son cycle de sommeil) et être en forme dès la première sonnerie du réveil. Depuis quelques années, je commence ma journée à 6 h et l’essentiel de mon travail est terminé à 13 h. Certes, chacun son rythme, mais plus vous apprendrez à apprécier votre matinée, plus vous vous dégagerez du temps par la suite pour des choses encore plus agréables.

En bref

Commencez votre journée par une tâche à forte valeur ajoutée, même si c’est une tâche ennuyeuse ou désagréable ; le reste de la journée n’en sera que plus productif.
Utilisez la méthode Pomodoro pendant 60 à 120 minutes, une à deux fois dans la journée, pour booster votre productivité.
Essayez dans la mesure du possible de définir pour votre journée des créneaux dédiés à certaines tâches (appels/réunions/sprint/formation…).

Maintenant que savez comment assembler une journée productive, parlons de la tâche qui a la fâcheuse tendance de nous interrompre tous tout le temps : les mails. Je vais vous expliquer comment passer moins de temps dans votre boîte mail, c’est possible !

Passer une journée productive : un bon petit déjeuner est essentiel pour une journée réussie. Il est connu comme étant le repas le plus important de la journée pour une raison. Il contribue à l’amélioration de votre énergie et de votre humeur et peut accroitre votre productivité en général ^[4].

Prenez un vrai petit déjeuner. Évitez les aliments transformés et les collations sucrées comme les beignets.
Le gruau, le yaourt, les fruits et les œufs sont d’excellentes options pour un bon petit déjeuner.
Si vous êtes pressé, essayez de prendre quelque chose de petit pour la route. Même le fait de manger une banane sur le chemin du travail peut vous aider à accroitre votre niveau de productivité.

Cela vous permettra de réguler votre niveau de stress et votre humeur. De plus, l’activité physique augmente votre énergie. Levez-vous un peu plus tôt le matin pour faire de l’exercice avant d’aller à l’école ou au travail .

Vous n’avez pas à faire trop d’exercice. Quelque chose d’aussi simple que 10 minutes d’activité physique peut être utile.
En 10 minutes, vous pouvez faire une promenade, faire de l’aérobic dans votre cuisine ou courir sur un tapis roulant. Si vous aimez les activités comme le Pilates ou le yoga, essayez de trouver une routine de 10 minutes sur Internet.

Une journée productive commence avec un minimum de distractions. Lorsque vous arrivez au bureau ou à l’école, mettez de côté tout ce qui pourrait vous distraire. Vous devriez être en mesure de vous concentrer sur votre travail et non sur d’autres choses . Si vous travaillez sur un ordinateur, fermez tout navigateur, application ou logiciel susceptible de vous distraire. Fermez la session de vos comptes sur les réseaux sociaux et les pages web où vous lisez les articles de presse. Si vous avez un programme qui vous distrait en arrière-plan, fermez-le.

Débarrassez-vous de tout ce qui peut vous distraire sur votre bureau. Si vous avez un livre que vous avez acheté pour lire à la pause, rangez-le. Éloignez de vous tout appareil électronique, tel qu’un iPod ou iPhone, qui peut vous vider de votre énergie.

Il n’y a rien de mal à dire non, surtout si vous avez une journée chargée devant vous et que les gens vous demandent de faire des choses que vous n’avez pas l’énergie et le temps de faire. Si quelqu’un vous demande de faire quelque chose qui ne cadre pas avec vos objectifs de la journée, dites-lui simplement que vous ne pouvez pas l’aider. Vous pouvez dire quelque chose du genre « non, j’ai beaucoup de choses à faire aujourd’hui et je ne peux rien y ajouter » ou dites simplement « non, je ne peux pas t’aider à faire cela aujourd’hui. »

Personne ne peut travailler de manière productive dans un environnement désordonné. Avant de commencer à travailler, prenez un moment pour ranger. Organisez tous les papiers et jetez tout ce qui n’est pas nécessaire. S’il y a de la poussière ou de la saleté sur votre bureau, nettoyez rapidement cela. Si vous voyez des déchets, tels qu’une canette de soda ou un emballage de bonbons, jetez-les. Un espace de travail propre peut être très utile si vous désirez être plus productif .

Organisez vos documents de manière logique. Les documents sur lesquels vous devriez travailler ou ceux que vous devriez passer en revue peuvent être disposés en une pile et ceux avec qui vous avez terminé dans une autre.
Ordonnez également vos fournitures. Veillez à disposer toutes les fournitures de bureau de base (stylos, ciseaux, agrafeuses, etc.) sur une partie de votre bureau.

LIRE : COMMENT PARLER EN PUBLIC AVEC ASSURANCE

Passer une journée productive : pendant que vous travaillez sur une seule tâche, gardez votre énergie concentrée sur celle-ci. Par exemple, ne pensez pas à rentrer à la maison pendant que vous travaillez sur un rapport. Ne pensez pas à la prochaine tâche que vous devriez faire pendant que vous travaillez sur une autre. Le fait de vous focaliser sur une chose à la fois vous rendra plus productif, car vous travaillerez de façon plus productive lorsque vous accorderez toute votre attention à un travail .Faire plusieurs choses à la fois est vraiment mauvais pour la productivité. Il vous faudra plus de temps pour essayer de faire trois choses à la fois, plutôt que de faire une seule chose en une fois.

Au lieu de rebondir entre les diverses tâches, choisissez-en une, terminez-la et passez à la suivante. Réfrénez-vous de consulter vos courriels ou de regarder votre téléphone pendant que vous essayez de terminer quelque chose.

Si vous n’êtes pas très intéressé par un travail important ou difficile, faites-le en premier. De cette façon, les plus importantes tâches ne seront pas abandonnées. Vous vous sentirez également plus détendu après avoir accompli une grande tâche, ce qui vous permettra de continuer votre journée avec moins de stress. Cela peut vous rendre plus productif .Vous pouvez avoir recours à la liste que vous avez dressée la veille. Quelles étaient les trois ou cinq choses que vous deviez nécessairement faire? ? Commencez avec l’une d’entre elles.

Supposons que vous êtes nerveux à l’idée de répondre au courriel d’un client important. Au lieu de remettre cela à plus tard et de vous en soucier, faites cela en première position le matin.

Une partie de la productivité consiste à vous détendre un peu de temps en temps. Si vous ne faites pas de pause, vous serez épuisé avant la fin de la journée. Chronométrez-vous pendant que vous travaillez et faites une courte pause toutes les quinze à trente minutes ^[10].Vous avez également la possibilité de vous récompenser. Vous travaillerez plus dur si vous savez que vous recevrez une récompense à la fin d’une tâche particulière. Vous pouvez par exemple vous permettre de manger un dessert après avoir terminé une dissertation. Vous pouvez vous accorder une pause de 5 minutes pour consulter vos comptes sur les réseaux sociaux après avoir fini de planifier une présentation.

À la fin de la journée, lorsque vous rentrez chez vous, prenez le temps de réfléchir. Ne vous mettez pas aussitôt à faire un autre travail sinon vous serez épuisé et stressé. Au lieu de cela, asseyez-vous et passez en revue votre journée .Pensez à tout ce que vous avez accompli. Permettez-vous de vous sentir fier. Félicitez-vous pour tout ce que vous avez bien fait pendant la journée. Vous pourriez avoir une pensée du genre « je suis très heureux d’avoir parlé à la réunion d’aujourd’hui ».

Ensuite, pardonnez-vous pour tout ce que vous avez fait de mal. Souvenez-vous que tout le monde fait des erreurs et acceptez le fait que les imperfections et les erreurs font partie de la vie. Ayez par exemple cette pensée « je sais qu’il y avait une erreur de frappe dans cette note que j’ai envoyée, mais tout le monde fait des erreurs. »

C’est une bonne idée d’apprêter, la veille, les vêtements que vous porterez pour aller au travail ou à l’école le lendemain. Placez-les près de votre lit pour ne pas perdre votre temps à vous démener pour trouver quoi porter le matin .

Passer une journée productive : si vous faites cela chaque jour, vous vous sentirez plus productif à la maison. N’oubliez pas qu’un environnement propre contribue à une mentalité productive. En plus de cela, le nettoyage régulier vous fera gagner du temps. Si vous passez un peu de temps à nettoyer chaque jour, vous n’aurez pas besoin de passer des heures le weekend à faire un nettoyage intense . S’il y a une tâche qui prend du temps, commencez par cela. Une fois que vous voyez que vous avez terminé cela, vous avez maintenant la possibilité de vous libérer l’esprit et de vous occuper d’autres travaux.

Vous avez la possibilité de répartir les tâches ménagères pour les faire à différents jours de la semaine. Vous pouvez par exemple laver vos vêtements le lundi, faire la vaisselle le mardi, payer vos factures le mercredi et ainsi de suite.

Vous ne pouvez pas être tout le temps en train de travailler. Il est indispensable que vous preniez un peu de temps chaque soir pour vous accorder un répit. Avant d’aller au lit, faites quelque chose qui vous amène à vous sentir en sécurité et en bonne santé. Optez pour une activité telle que lire un livre, prendre un bain chaud ou regarder un peu la télévision. Cela peut vous aider à vous sentir plus détendu, tout en évitant l’épuisement qui peut diminuer votre productivité .

Faites cela avant de vous coucher. Une fois encore, n’oubliez pas de faire une liste des tâches à exécuter. Vous pouvez suivre le même cycle de productivité, mais n’oubliez pas d’écrire entre 3 et 5 tâches que vous devriez absolument faire le lendemain .