Comment élaborer un plan d’action : les secrets pour être efficace et productif ?
Elaborer un plant d’action : la mise en place d’un plan d’action est une étape essentielle à la réalisation de projets. C’est le plan d’action qui précède la phase d’action à proprement parler, et qui permet d’orienter avec précision les tâches à accomplir.
Le plan d’action est un outil indispensable pour quiconque souhaite mener à terme des projets d’envergure et qui s’étale dans le temps. Il permet de mettre des priorités entre vos objectifs. Grâce au plan d’action, vous aurez à votre disposition une démarche précise à suivre, avec des étapes concrètes. Le plan d’action vous apportera également une vue d’ensemble de votre projet. Il s’avèrera un outil bien utile lorsque vous vous sentirez un peu perdu au milieu de toutes les actions que vous avez entreprises et qu’il vous reste à faire.
Mais, un plan d’action, ça ne s’élabore pas n’importe comment. C’est pourquoi je vous propose une méthode efficace pour élaborer votre plan d’action et améliorer la productivité de vos tâches.
Pourquoi le plan d’action ?
Elaborer un plant d’action : le but d’un plan d’action est surtout de parvenir à lier les actions les unes avec les autres. En faisant cela, on arrive plus facilement à comprendre les conséquences de chaque tâche, on arrive mieux à les anticiper, on évite d’être pris au dépourvu et on parvient à créer des scénarios qui nous permettent de savoir comment réagir. Un plan d’action pertinent doit donc prévoir un maximum d’hypothèses pour chaque action. Il doit également laisser le moins de place possible au hasard ou à l’improvisation.
Il n’est pas question de prévoir absolument tout lorsque vous essayez de définir votre plan. Cela est tout simplement impossible. Il faudra vous préparer à garder une part d’improvisation et de spontanéité à certains moments clefs. Cependant, un plan bien ficelé vous permettra de garder le contrôle de la situation dans de nombreux cas et de vous approcher, pas à pas, de votre objectif.
Les prérequis du plan d’action
Si vous souhaitez savoir comment définir un plan d’action pour votre projet, retenez que vous devez respecter les trois principes simples qui suivent :
Pour ce faire, il faut généralement consigner toutes les informations dans un document clair et lisible. Vous pouvez donc soit :
Rédiger le détail de chaque activité
Faire des schémas explicatifs
Cumuler les deux
Astuce : Personnellement, j’aime avoir une vision schématique de la situation. Je privilégie donc les schémas pour comprendre les tenants et aboutissants d’une situation. Vous pouvez utiliser pour cela une mind map.
Elaborer un plant d’action : une fois que vous avez clairement défini l’objectif et les enjeux de votre plan d’action, vous pouvez préparer sa réalisation. Les étapes de réalisation ne peuvent être parfaitement exécutées si l’on ne se livre pas à un certain nombre d’exercices au préalable. En effet, pour que l’outil ne souffre d’aucun couac, il est recommandé de :
Faire un exercice de brainstorming : il permet de développer des idées les plus pertinentes pour le projet et surtout de mieux cerner les objectifs
Émettre un objectif principal : le défi ici est d’analyser l’ensemble des petits et grands objectifs de votre projet, afin d’en tirer ou formuler un qui soit plus grand en suivant la méthode SMART
Préciser correctement votre cible : lorsqu’il s’agit d’un projet commercial, il est impératif de bien connaître la cible principale que vous cherchez à toucher
Estimer vos besoins temporels, humains, matériels et financiers sans lesquels le projet ne peut aboutir.
Avant de vous lancer dans la création d’un plan d’action, la rédaction de votre document ou d’envisager les conséquences de chacune de vos actions, il vous faudra faire un travail préliminaire d’analyse et de regroupement des informations mentionnées plus haut.
Établir un objectif
Elaborer un plant d’action : il s’agit ici de préciser sur les premières lignes l’objectif final que vous souhaitez atteindre, et pourquoi il est vraiment nécessaire de parvenir à cette fin. Procéder ainsi permet à toutes les parties prenantes de s’approprier véritablement le projet. Cela les aide également à mieux toucher du doigt l’importance de chacune des actions qui seront précisées dans le modèle définitif du plan. Bien définir l’objectif et essayer de le rendre aussi précis et clair que possible augmentera les chances de l’atteindre. Plus l’objectif que vous vous fixez est clair pour tous, plus le cheminement pour y parvenir sera également clair.
Exemple :
Ne dites pas : « Je souhaite monter les briques de la fondation», mais plutôt «Monter les 15 000 briques de la fondation en 3 semaines». Une fois cet objectif bien ancré dans l’esprit de chaque intervenant du projet, vous pouvez commencer à mettre en forme les autres étapes autour de votre projet.
Analyser la situation
Elaborer un plant d’action : l’objectif à ce stade de définition de votre plan d’action est de mesurer vos forces, faiblesses, opportunités et menaces de l’environnement. L’idéal dans ce cas est de mettre en place une analyse SWOT de votre situation.
Voici quelques exemples de questions que vous pouvez vous poser pour réussir cette étape :
Quelles sont les licences nécessaires à la mise en place d’un prototype ?
Quelle relation entretenez-vous avec chacun d’eux ?
Avez-vous dans votre équipe quelqu’un qui s’entend bien avec eux ?
Avez-vous les budgets nécessaires ?
Est-il nécessaire de contracter un prêt ?
Si oui, avez-vous les garanties nécessaires ?
Quel est l’environnement juridique actuel ?
Qui est responsable des risques encourus ?
Ce domaine vous est-il familier ?
Sinon, êtes-vous accompagné d’experts ?
Je précise une nouvelle fois que toutes ces questions sont des exemples de questionnements en vrac. Il est essentiel que vous vous posiez vous-même les bonnes questions à cette étape, après avoir bien défini les objectifs du plan. Une fois cela fait, entrez chacune des réponses dans l’une des quatre cases : forces, faiblesses, opportunités ou menace, comme dans l’exemple ci-après :Vous aurez ainsi une ébauche de chaque chose sur laquelle vous pourrez vous appuyer ou à laquelle il vous faudra être attentif.
Définir les actions à mener
Elaborer un plant d’action : nous voici à l’étape cruciale de la construction d’un plan d’action. Dès l’instant que vous savez où vous voulez aller et avez une vision d’ensemble de la situation et de l’environnement, vous pouvez commencer par définir les actions concrètes à mettre en place pour l’atteinte de l’objectif final.
Comment procéder concrètement?
Vous allez lister en vrac tout ce que vous pensez devoir faire. L’idée est de rassembler l’ensemble des éléments utiles, de les détailler au minium, puis de faire un tri. Ainsi, dans un premier temps, énumérez tout ce qui vous vient à l’esprit en cherchant à les distinguer les uns des autres. Par la suite, essayez de vous appuyer sur votre analyse des étapes précédentes pour voir les différentes actions à mener pour combler vos faiblesses ou les trous. N’oubliez surtout pas de définir les critères qui confirment la réalisation réussie de chaque action.
Trouver 2 partenaires ou salariés à qui confier les opérations commerciales, administratives et marketing
Louer un local
Investir dans les équipements (les citer)
Concevoir le site web de l’entreprise
Trouver un webmaster
Etc.
Prioriser les actions
Quelles sont les tâches qui sont plus prioritaires que d’autres?
C’est la question à laquelle vous devez répondre à cette étape.
Suivre une logique d’évolution
Elaborer un plant d’action : classifiez donc les actions énumérées sur votre liste en suivant une logique d’évolution progressive. Une bonne gestion des priorités des tâches est primordiale pour une bonne utilisation et répartition des ressources à disposition.
Exemple :
Si je souhaite créer un site internet pour vendre des produits, la première étape sera la création du site internet et l’étape finale sera la mise en ligne des produits. Ne mettez pas la charrue avant les bœufs?! Il n’y a aucun doute que vous trouviez rapidement les actions à exécuter au début et à la fin du projet. Mais il devrait vous rester une nébuleuse d’actions sur votre liste pour lesquelles vous devrez trouver leurs places au milieu de ces deux extrêmes. Déterminez-les?!
Supprimer les étapes inutiles
Il faut savoir qu’un grand nombre d’actions que vous aviez prévues se révéleront inutiles et il sera important de les éliminer.
Continuons avec l’exemple de la création d’un site internet. Vous avez listé de nombreuses actions comme :
La création du site
La création d’une page Facebook
La signature de contrats de partenariats
La prospection de fournisseurs
Et la vente des produits
Or, il s’avère que votre popularité et votre visibilité ont augmenté plus vite que prévu. Les fournisseurs viennent à vous sans que vous ayez à lever le petit doigt.
Allez-vous continuer à prospecter des fournisseurs ?
Bien sûr que non?! Cette étape devient totalement inutile?!
Identifier les ressources nécessaires
Au même titre que les intervenants, vous devez affecter les autres ressources nécessaires à l’exécution de chaque action. Cela implique donc de préciser au niveau de chaque tâche les éventuels moyens matériels, financiers et techniques nécessaires à son exécution. En précisant les ressources à allouer à chaque action, vous serez en mesure de faire le point sur l’ensemble des modalités dont vous aurez besoin pour conduire votre projet à bon port. Cela permettra également de mieux répartir l’utilisation de vos différents moyens, de connaître vos limites et de ne pas excéder les prévisions.
Cette information doit être facilement accessible sur votre plan d’actions. C’est pourquoi vous devez établir une temporalité pour chacune des actions. Non seulement il faut préciser leurs durées respectives, développez le réflexe de rajouter des deadlines. Ces derniers vous garantiront l’exécution des travaux dans les délais pour le respect du calendrier préétabli. Par ailleurs, je vous recommande de notifier au niveau de chaque action leur niveau de récurrence (hebdomadaire, mensuel, trimestriel…). Cette information toute banale peut s’avérer salutaire pour l’exécutant.
Évaluer et adapter le plan d’action
Il est absolument important de laisser la place à l’imprévu lors de l’établissement de votre plan. Comme nous venons de le voir dans l’exemple ci-dessus, quand vous créez votre plan d’action, il est essentiel de retenir qu’il arrive parfois des choses imprévisibles. Le plan d’action est mouvant et doit théoriquement être adapté en fonction de chaque nouvel élément à votre connaissance. Étant donné qu’il est à la fois impossible et peu rentable de mettre en place un nouveau plan chaque jour, et que les imprévus se manifestent toujours quand on s’y attend le moins, il vous faudra bien souvent faire preuve d’adaptabilité et d’improvisation.
C’est en étant flexible et en épousant les évolutions imprévues que vous obtiendrez vos meilleurs résultats?!
Alors, prenez le plan pour ce qu’il est : un guide pour savoir où vous allez, comment y aller et quelles sont les grandes lignes à suivre.
Mais ne restez pas figé dans le plan, au risque de vous retrouver dans des situations impossibles à résoudre?!
Le plan d’action s’applique aux objectifs concrets
Elaborer un plant d’action : vous ne pouvez passer à l’action que sur des objectifs concrets et précis. Par conséquent, le plan d’action ne doit comporter que des actions simples, sur lesquelles vous pouvez agir sur le court terme ou sur le moyen terme. Vous souhaitez par exemple changer d’horizon professionnel et tenter l’aventure à l’étranger. Cet objectif est plutôt un objectif de long terme, car il y a bien des étapes à accomplir avant de partir. L’une des étapes préalables à tout projet d’ordre international peut être par exemple de parfaire votre anglais. Améliorer votre anglais est un objectif sur lequel vous pouvez passer directement à l’action. Vous le décomposez en sous-objectifs qui sont autant d’étapes à réaliser dans les prochains mois.
Par exemple : vous inscrire à un cours d’anglais sur Internet ou en local, regarder un film en version originale anglaise toutes les semaines, prévoir un court séjour en Angleterre pour pratiquer sur le terrain, etc.
« Un plan d’action efficace et productif ne doit comprendre que des actions concrètes : des étapes courtes et simples. »
Ne pas commettre l’erreur de vouloir tout définir précisément dans son plan d’action
Lorsqu’on établit un plan d’action, on a parfois tendance à vouloir tout prévoir, être un maximum précis pour être sûr de ne rien oublier.
C’est une grosse erreur !
Pourquoi ?
Tout simplement, parce que l’on ne peut jamais tout prévoir. Si vous voulez tout mettre sur le papier avant de commencer, le risque est grand que vous ne commenciez jamais. Prévoir les principales étapes est primordial, mais ne vous perdez pas dans d’innombrables détails. Vous pourrez toujours ajouter à votre plan d’action des étapes intermédiaires si vous considérez que telle ou telle action n’est pas assez précise et demande à son tour d’être décomposée. Le deuxième secret d’un bon plan d’action réside dans sa modularité. Soyez vous-même flexible par rapport aux imprévus et ayez suffisamment confiance en vous pour être sûr que les solutions viendront au fur et à mesure que vous avancez.
« L’amélioration continue. Ce principe consiste à mesurer l’avancement de son projet en permanence afin de réorienter et d’affiner continuellement son plan d’action. »
Utilisez un outil de définition de stratégie efficace
Pour vous aider à élaborer des plans d’action, à mettre de l’ordre dans vos objectifs et les prioriser, je vous conseille d’utiliser le logiciel Freemind.
Freemind est un outil de Mind Mapping libre et gratuit. Il y a énormément d’avantages à utiliser le Mind Mapping(ou les « cartes mentales » en français) pour définir ses propres plans d’action. C’est sans aucun doute l’outil qui a le plus changer ma façon de réfléchir et de concevoir mes projets. Ce mode de représentation est beaucoup plus puissant et plus souple qu’un simple tableau récapitulant les actions à faire. Il permet de décomposer facilement un objectif en sous-objectifs, tout en gardant une vue d’ensemble de votre projet. C’est cela qui est puissant : vous avez à la fois le détail sous vos yeux, vos priorités, et un point de vue d’ensemble.
Cette double perspective est vraiment importante. Vous travaillez sur un sous-objectif tout en gardant en mémoire où vous en êtes dans votre projet et à quel objectif ce que vous êtes en train de faire se rapporte. Vous n’avez ainsi pas de risque de vous perdre dans de nombreuses listes de tâches qui se répètent ou se contredisent.
Quelle méthode utilisez-vous pour élaborer vos plans d’action ? Avez-vous connu des situations dans lesquelles vos plans d’action vous enlisent au lieu de vous aider à avancer ?
