Planning de travail : les astuces pour créer un planning de travail
Planning de travail : frustré de voir vos objectifs faire du surplace… alors que vos semaines défilent à la vitesse de la lumière (ou presque) ? Vous vous demandez pourquoi votre programme de la semaine qui se trouve trois mois dans le futur est toujours vide… et pourquoi vos horaires de la semaine en cours sont pleins à craquer ? Est-ce que vous voulez moins réagir aux urgences et passer plus de temps sur ce qui va améliorer votre futur ? Ou alors, vous voulez mieux coordonner les efforts du personnel de votre entreprise ? Vous vous êtes documenté sur la gestion du temps… et vous vous demandez comment faire un planning réaliste ? Vous vous sentez débordé parce que vous ne respectez pas votre planning de travail ? Vous avez l’impression de devoir bâcler votre travail ou de courir sans cesse ?
Que vous soyez employé, cadre, mère de famille, étudiant, chef d’entreprise, sachez que nous sommes égaux sur un point : nous avons tous 24 heures dans la journée. Pour penser à tout, la plupart des gens dressent des listes de tâches bien souvent interminables. Mais ils ne parviennent pas à tout faire. Conséquence : ils se découragent et partent dans tous les sens en raison d’un planning de travail incohérent. Au travail, comme dans la vie personnelle (organisation de la vie quotidienne, d’un grand événement, d’un déménagement, d’un voyage), la solution pour planifier ses projets ne consiste pas à rogner sur votre temps de repos, votre sommeil ou vos loisirs, mais au contraire à mettre en place un système d’organisation pour être efficace sur un laps de temps donné. Autrement dit, vous devez respecter un planning de travail conçu de façon cohérente.
Dans cet article, je vous propose 10 astuces pour créer et respecter un calendrier de travail efficient, pour respecter enfin ce que vous avez prévu dans votre agenda. Le but de cet article est d’indiquer à quoi ressemblera un exemple de planning de travail facile à respecter.
C’est quoi un planning de travail ?
Un planning de travail présente au même endroit l’attribution du temps sur une période donnée (quotidien, hebdo, mensuel).
Différence entre plan d’action et planning
Un plan d’action concerne un projet en particulier. Les jalons, les sous-objectifs, les indicateurs à mesurer, le périmètre du projet, etc. Sur un programme de travail, vous pouvez avoir du temps attribué à différents plans d’actions, donc différents projets qui se déroulent en parallèle (sans oublier d’autres éléments importants qui ne figurent rarement sur un planning…)
Pourquoi créer un planning de travail hebdomadaire ?
Avoir un planning quotidien (ou une todo liste FERMÉE) est un bon début. Mais si c’est la seule chose que vous utilisez pour vous organiser, alors vous êtes comme ce piéton qui se déplace dans les rues bondées d’une ville inconnue en utilisant des jumelles pour se diriger… Vous vous faites balloter par les individus qui vous bousculent, vous êtes déstabilisé et vous ne contrôlez pas votre trajectoire. Si vous utilisez un programme mensuel, alors vous êtes en train de vous diriger avec une boussole. C’est mieux que rien. Mais ce serait bien plus facile de vous diriger avec une carte (ou un GPS sur votre smartphone). Le planning de travail hebdomadaire vient combler cet espace entre la temporalité des mois (objectifs moyens termes) et les activités quotidiennes (actions à court terme).
C’est le format que je préfère.
Car c’est celui qui me donne le plus de contrôle sur ma vie. Vous serez étonné de voir tout ce que vous pouvez accomplir quand vous planifiez sérieusement vos semaines et que vous agissez avec sérieux.
Astuce n°1 : Réduisez les distractions et interruptions intempestives
Combien de temps passez-vous à regarder les différentes notifications, messages Facebook, Twitter sur votre Smartphone ? Faites le calcul et vous verrez que le résultat est assez impressionnant. Et si on ajoutait le temps passé devant la télévision ! Encore plus saisissant. Vous avez donc là un réservoir énorme de temps que vous pouvez utiliser à bon escient.
Astuce n°2 : Fixez-vous des objectifs à la semaine
Listez un, deux ou trois objectifs hebdomadaires maximum et quelques tâches qui y sont associées. Vous définissez ainsi vos priorités pour les jours à venir et vous restez focalisé sur leur réalisation. Notez-les par exemple sur un tableau blanc. C’est visuel, d’un coup d’œil vous voyez ce que vous avez à faire, ce que vous avez réalisé et ce qu’il vous reste à accomplir.
J’aime dire qu’en faisant sérieusement une revue hebdomadaire, vous ne pouvez pas ne pas progresser. Cela dure une heure. Cette heure vous permet d’économiser une quantité importante de maux de têtes et d’urgences. Assurez-vous d’avoir cette revue hebdomadaire toujours au même jour / à la même heure. Évitez d’avoir ce moment “sacré” au milieu de votre semaine de travail. Ma revue hebdo se trouve le vendredi vers 17h. Je vous montre ce que je fais lors de ces revues un peu plus loin dans cet article. Pour le moment, sélectionnez un moment hebdo récurrent durant lequel vous créer votre programme hebdomadaire de la semaine à venir.
Astuce n°4 : Calculez le temps nécessaire à vos besoins élémentaires
Vous et moi on a un point en commun : on s’intéresse à l’organisation et la productivité. Un autre point commun ? On a un corps. Ce corps a besoin de ressources pour fonctionner de manière optimale. Commencez par inscrire vos besoins quotidiens. Voici les miens :
8 heures de sommeil
2 heures pour manger (et préparer à manger)
1 heure pour se déplacer / faire du sport
2 heures pour profiter de la vie (car rien ne vous garantit d’atteindre vos objectifs)
2 heures de tâches d’entretien (vous nettoyer, nettoyer votre appartement).
À ce stade pas besoin d’être plus précis Si je mentionne cela avant vos tâches, rendez-vous, objectifs, c’est que souvent, ce qui vient perturber notre planification hebdomadaire, ce sont toutes ces choses auxquelles on ne pense pas. Après tout, si vous ne dormez pas suffisamment, vous ferez plus d’erreurs. Des erreurs qui nécessitent du temps et de l’énergie à être justifiées et réparées. Faites le compte du temps quotidien à votre disposition : 24 heures – 17 heures = 7 heures X 5 jours = 35 heures. Répartissez ce temps dans vos semaines.
Astuce n°5 : Distinguez urgence et priorités
Tout n’est pas urgent ! Même si souvent la vie moderne nous pousse à aller dans le sens d’un rythme effréné. Certains objectifs ou tâches sont certes prioritaires, mais peuvent être différés dans le temps de quelques jours ou quelques semaines.
En réalité, ce qui est urgent n’est pas toujours prioritaire. Prenons un exemple : si vous constatez que vous avez perdu les clés devant votre porte, vous devez appeler en urgence un serrurier pour rentrer chez vous. Mais si vous étiez conscient des priorités, vous agiriez autrement : le jour même où vous avez emménagé, vous auriez laissé le double de vos clés chez une tierce personne. Ce n’était pas nécessairement urgent, mais il fallait le faire en priorité pour éviter de faire casser votre porte et payer plus cher…
Appliquez ce principe à votre planning de travail. Certaines tâches peuvent être effectuées plus tard, mais elles détermineront votre efficacité et vos résultats. D’un point de vue professionnel, elles sont prioritaires. Planifiez-les en premier dans votre exemple de planning de travail. En revanche, certaines activités se font dans l’urgence, mais elles n’ont pas un impact direct sur les résultats. D’un point de vue pratique, elles ne sont donc pas prioritaires. En vérité, vous pouvez les reporter même si elles paraissent incontournables.
Astuce n°6 : Soyez conscient de vos limites
Fixez-vous des délais réalistes en fonction de ce que vous pouvez faire. Rien de plus décourageant que de devoir s’aligner sur ceux des autres, de savoir d’avance que vous serez en retard et que vous allez devoir vous dépêcher pour parvenir à réaliser ce qui est attendu. En étant réaliste, vous restez motivé et vous avancez à votre rythme. Les résultats que vous produisez vous incitent alors à continuer. Vous devez donc apprendre à établir les délais de votre planning de travail sur une semaine. Ces délais seront précisément indiqués sur votre calendrier de travail. Lorsque des tâches inattendues vous sont confiées, planifiez-les sur d’autres créneaux et efforcez-vous de respecter les délais précédents. Ainsi, vous éviterez de vous disperser et serez plus efficace.
Astuce n°7 :Listez les échéances de vos activités, objectifs, projets et les rendez-vous
Sélectionner les échéances à venir ( les deadlines de vos tâches, objectifs, projets). Pensez aux documents à rendre, les devis à envoyer à un client, etc. Listez les activités récurrentes, quotidiennes, hebdo, mensuelles et annuelles. Pensez également aux activités auxquelles on ne pense pas souvent, mais qui prennent beaucoup de temps, comme répondre à vos e-mails ou numériser votre paperasse. À côté de chaque élément, listez le temps nécessaire à réaliser le boulot. Si vous rencontrez des problèmes à estimer la durée, demandez à une personne qui a plus d’expérience que vous, tentez de trouver l’information sur le Net puis utilisez le triangle QCD.
Si une mission nécessite plus de trois heures à être réalisée, je vous recommande de la diviser ou alors d’utiliser une checklist. Publier un nouvel article nécessite plus que trois heures de travail. Je peux alors diviser cette tâche en trois.
Écrire l’article (y compris recherches)
Éditer l’article
Mettre en forme et publier l’article.
Astuce n°8 : Répartissez vos tâches, objectifs, projets et rendez-vous dans votre emploi du temps
À ce stade, vous avez une idée plus concrète et réaliste du temps réel à votre disposition. Si vous pensez que vous avez trop à faire pour le temps à disposition, vous avez certainement raison.
Il faut donc retourner au triangle QCD pour :
baisser la qualité de ce qui est attendu de votre part,
repousser les échéances
ou ajouter des ressources (payez une personne pour le faire, investir dans un logiciel qui va vous aider à travailler plus vite, acheter une formation sur la productivité et j’en passe).
Vous l’avez compris, la panification n’est pas gravée dans le marbre.
Dès sa conception, vous devrez déplacer, réduire, agrandir des blocs de temps.
Astuce n°9: Faites des pauses
Ce n’est pas une perte de temps, bien au contraire. Elles sont nécessaires pour vous ressourcer et être plus efficace par la suite. Des séances de travail de 45 minutes environ entrecoupées de pause de 10 minutes sont idéales. Par conséquent, vous devez inscrire les périodes de pause sur votre planning de travail. Réglez aussi une alarme que vous tenez à portée de main. Et dès que la période de pause arrive, prenez celle-ci sans autre forme de procès. Les moments de pause doivent aussi être précisés sur votre calendrier de travail.
Ne croyez pas que vous pouvez tout faire tout seul. Apprenez à déléguer, à faire confiance aux autres et à accepter que ce qui est accompli par d’autres ne soit pas 100 % similaire à ce que vous auriez fait vous-même. Un exemple de planning de travail efficient vous donne l’occasion de travailler tout en collaborant efficacement avec vos subordonnés et collègues.
Astuce n°11 : créer votre planning de travail en incorporant ces 8 conseils
1. Un seul planning
Je vous recommande surtout, au début, d’utiliser qu’un seul programme. Évitez d’avoir un planning pour votre vie perso et un planning pour votre vie pro. Si gérer un planning est déjà compliqué, imaginez deux plannings.
2. Comptez large
Dans vos journées, évitez les blocs de 30 minutes. Même si votre rendez-vous doit durer 30 minutes, comptez une heure. Si vous avez bien géré votre rendez-vous et que celui-ci ne s’est pas transformé en réunionite, vous pourrez utiliser ce temps pour prendre de l’avance sur votre emploi du temps.
3. Le matin pour le futur, l’après-midi pour aujourd’hui
Les premières heures de votre journée sont décisives. Ne les gaspillez pas sur des activités urgentes ou sur les réseaux sociaux. Utilisez ce temps à faire ce qui fonctionne et vous aide à améliorer votre futur. Pourquoi ? Au cours d’une journée, plus le temps passe, plus, il est difficile de résister aux gratifications immédiates et à prendre de bonnes décisions. J’en parle dans mon livre. Si vous devez absolument consulter vos e-mails le matin, faites-le 10 minutes en traitant ce qui est absolument nécessaire.
4. Placez des points de repère stables
L’organisation est un équilibre dynamique. Tout bouge autour de vous, mais la définition d’un équilibre dynamique est claire : un élément est stable.
Dans vos semaines, assurez-vous d’avoir des points de repère.
Revue hebdo / quotidienne au même moment.
Réveil à la même heure (y compris les week-ends, si possible).
Sport avec des amis trois fois (lundi, mercredi, vendredi par exemple).
Etc.
5. Insérez et utilisez les limites libératrices
Les effets positifs / négatifs sont souvent une question de dosage. Tomber d’une chaise n’aura pas les mêmes effets que de tomber du cinquième étage. Pour vos comportements c’est la même chose : sortir tous les soirs jusqu’à 2 heures du mat n’aura pas les mêmes effets que de sortir 1 fois le samedi soir jusqu’à 2 heures du mat. Une séance de sport n’aura pas les mêmes effets que 3 séances de sport hebdomadaires.
Les limites fonctionnent ainsi: si vous faites trop de quelque chose qui réduit l’efficacité de votre système, alors vous allez vous imposer une limite maximum. Si vous ne faites pas assez de quelque chose, vous allez vous imposer une limite minimum.
Si vous passez trop de temps en soirée, alors instaurez un nombre limite de sorties par semaine. Par exemple, deux fois.
Si vous êtes un sadomaso du travail et que vous ne comptez plus vos heures supplémentaires, déterminez une limite maximum d’heures (par exemple, 9 heures / jour).
Si vous ne dormez pas assez (je vous plains), instaurer une limite minimum de sommeil à avoir tous les jours.
Si vous ne faites pas assez de sport, définissez dans votre agenda, un nombre minimum d’entraînements.
Les limites sont personnelles. Si vous ne connaissez pas vos limites, je vous recommande de faire du journaling. C’est prouvé : cela vous aide à mieux vous connaître.
6. Évitez les semaines jumelles
Il y a évidemment des points communs dans vos semaines, mais chaque semaine est unique. Le planning mensuel est là pour vous le rappeler. Il y a des anniversaires à célébrer, des maternités à visiter, des vacances pour déconnecter. Faites attention en utilisant les fonctionnalités “tâches récurrentes”. Pour ma part je préfère inscrire les activités récurrentes dans une check-liste que je parcours lors de ma revue hebdo. Ainsi j’évite les plannings hebdomadaires / mensuels bâteaux qui sont générés automatiquement et que je ne suis pas.
7. Pratiquez l’instransigeance bienveillante
J’en parle dans l’article sur la méthode du timeboxing. L’idée est de respecter vos blocs de travail comme si c’était un rendez-vous avec votre idole. Au début, cela provoquera un inconfort temporaire… qui vous incitera à mieux planifier et mieux travailler.
8. Testez
Votre planification hebdo n’est pas gravée dans le marbre. Acceptez que certaines semaines se dérouleront différemment que prévu. Si vous n’avez pas l’habitude de planifier, je vous recommande de commencer en utilisant un logiciel (comme Google Agenda). Cela vous permet de faire des modifications rapidement. Personnellement j’utilise Workflowy car j’ai mes différents plannings (annuel, mensuel, hebdomadaire et quotidien) au même endroit… sans être inondé d’informations.
Astuce n°12: Évitez de procrastiner
La procrastination est un fléau qui touche tout le monde. On estime même que 80% à 90% des étudiants en seraient victime ! Certaines tâches sont peu plaisantes à réaliser, pourtant elles sont essentielles. Commencez toujours par celles qui sont les plus importantes. Vous en serez débarrassé et vous pourrez passer à quelque chose de plus intéressant plus rapidement. La procrastination est l’ennemi principal d’un planning de travail cohérent. Pour combattre cette tendance, peut-être devriez-vous écrire précisément « Non à la procrastination » sur votre calendrier de travail.
Astuce n°13 : Regroupez les tâches de même type pour éviter de vous disperser
Une autre astuce consiste à concentrer les tâches administratives (tri du courrier physique et électronique par exemple) ou les coups de téléphone sur une période que vous aurez définie : une ou deux fois par jour pour les e-mails, une fois par semaine pour votre courrier personnel, etc.
Astuce n°15 : Utilisez votre planning de travail pour simplifier et automatiser
Analysez les tâches sur lesquelles vous passez beaucoup de temps et réfléchissez comment il serait possible de les simplifier ou de les automatiser pour gagner du temps. On se complique parfois la vie alors que l’on pourrait faire plus simple ou qu’il existe un outil informatique qui permet de faire le travail plus rapidement, surtout si la tâche est répétitive. Un planning de travail informatique augmenterait votre efficacité de 30 à 40%. Ne vous privez donc pas de cet atout phare pour réussir.
Astuce n°16 : Rangez votre bureau et vos documents
Prévoyez 10-15 minutes par semaine pour ranger vos dossiers tant physiques que numériques. Cela vous permet aussi de faire le tri au fur et à mesure et vous évite stress et énervement lorsque vous cherchez un papier ou un fichier. Parmi ces 10 astuces, piochez-en une, deux, trois ou plus, ou toutes, et mettez-les en place dès aujourd’hui. En mettant en place un planning de travail dès maintenant, vous gagnerez un temps fou dans les prochaines 24 heures.
Comment tenir votre planification sur la durée ?
Les précédentes étapes vous montraient comment créer le planning et mieux gérer vos horaires. Les prochaines vous aident à utiliser vos plannings hebdo sur la durée.
1. La première heure est critique
Je sais, je le répète, parce que c’est très important. Je vois une différence importante les journées où je commence par me connecter à What’s app / Youtube / Gmail… et les journées où ce moment arrive vers midi. Plus vous repoussez votre première dose de dopamine, plus il est facile de rester concentré sur du boulot peu stimulant (mais important). C’est une hypothèse, mais je pense que votre smartphone est un ennemi à votre planification hebdo.
2. 20% de réflexion / 80% d’action
Lorsque vous avez terminé votre planning hebdo, vous allez tout faire pour respecter celui-ci. Vous pouvez faire quelques retouches en fin de journée, et évidemment, si un grand imprévu survient, vous n’avez pas d’autres options que de vous adapter à celui-ci. Mais souvent on fracasse nos plannings parce qu’on ne se sent pas motivé à faire quelque chose. Et on oublie que la motivation vient souvent en faisant une activité. En commençant cet article, je n’étais pas ultra motivé d’écrire, mais l’introduction m’a fait marrer et je me suis pris au jeu.
J’ai eu un appel avec Francesco Cirillo (le fondateur de la méthode Pomodoro) pour lui demander de m’expliquer la méthode Pomodoro. Parce que même après avoir lu son livre, je ne comprenais pas pourquoi je devais me limiter à des périodes de 25 minutes de travail intense. On a pas mal discuté et j’ai enfin compris que l’idée est de former le cerveau à travailler d’une certaine manière. Le but avec un peu de pratique est de rentrer dans le FLOW (période de concentration intense) et de permettre au cerveau de traiter les informations et réévaluer la meilleure action à réaliser… lors des pauses.
J’écris cet article sous pomodoro (je suis à ma troisième période de 25 minutes) et mes matinées sont rythmées sur la méthode pomodoro.
4. La méthode Ivy Lee en fin de journée
Le concept d’Ivy Lee est simple: chaque soir avant de terminer la journée de travail, vous définissez les 6 tâches dans leur ordre d’importance à réaliser le jour d’après dès le réveil. Au réveil, vous n’avez pas à vous demander quoi faire. Vous commencez à travailler dans l’ordre sur ces actions et vous ne vous arrêtez pas. Si vous êtes dérangé, vous faites au mieux pour gérer l’imprévu et vous revenez au plus vite sur la tâche. Si en fin de journée, vous n’avez pas réussi à terminer toutes les tâches. Vous reportez les tâches non terminées dans la liste du jour d’après. Lorsque j’accompagne des personnes à mieux s’organiser, cet exercice arrive rapidement. Pourquoi??
2. Visualiser le temps que prendra une action et ainsi au fil des jours, améliorer son estimation. Ce qui est important : lorsque vous replanifiez une tâche que vous n’avez pas réalisée (cela arrive à tout le monde), ne la replanifiez pas au lendemain (si possible). Protégez vos horaires et essayez de reporter la tâche à la semaine suivante. Cette pratique vous incitera à agir avant les échéances et vous aide à maintenir vos plannings en place.
5. Faites une revue hebdo de votre planification
L’idée de la revue hebdomadaire est de faire le point sur ce qui s’est passé. Le philosophe, psychologue et éducateur Américain John Dewey “Nous n’apprenons pas de notre expérience, mais nous apprenons de notre réflexion sur notre expérience”.
J’utilise ce modèle de revue hebdomadaire :
1. Effectuer ma révision quotidienne
2. Vérifier la semaine écoulée et mettre à jour les objectifs
3. Réfléchir sur mon expérience
Quels étaient mes objectifs cette semaine ?
Qu’ai-je réalisé cette semaine ?
Quels sont les comportements victorieux de la semaine ?
Quels obstacles ai-je rencontré cette semaine ?
Autres réflexions à conserver ?
4. Préparer ma semaine
Mettre à jour mes projets (ajouter le temps aux tâches et envoyer les échéances dans mon agenda)
Vérifier que les rendez-vous et tâches récurrents soient synchronisées.
Préparer les journées de ma prochaine semaine
C’est lors de ce moment que je prends le temps de planifier la semaine suivante et de jeter un œil à la semaine d’après.
Comment gérer les imprévus dans votre emploi du temps?
Parce que le monde est impermanent, vous aurez forcément des imprévus qui viendront déstabiliser vos plannings de travail. Dans ce cas, souvenez-vous que c’est la situation qui dicte vos décisions… et pas votre planning de travail. La situation change ? Vos plannings s’adaptent. Naturellement, si vous passez votre temps à modifier votre emploi du temps vous n’avancez pas sur vos tâches. Donc… si vous n’avez pas l’habitude de vous organiser avec un planning de travail OU si votre quotidien est imprévisible (vos projets du moment ont un niveau d’incertitude important ou votre environnement est incertain) je vous recommande de garder des marges de sécurité dans vos journées.
C’est-à-dire des moments durant lesquels vous n’avez rien planifié.
Créer un planning de travail et s’y tenir c’est une compétence
Créer et tenir vos horaires s’apprend. Si vous devez retenir qu’un seul élément de cet article, c’est celui-ci : faites une revue hebdomadaire, toutes les semaines au même moment, afin de passer en revue les points que je partage dans mon modèle. Cette simple habitude vous fera entrer dans un cercle vertueux. Vous vous surprendrez d’être de plus en plus réaliste dans vos plannings, vos horaires et la capacité à tenir.
