Comment être organisé ?
Être organisé : Personne n’aime le désordre. L’organisation prend du temps, mais une fois que vous y serez habitué, votre vie deviendra plus facile. Pour être vraiment efficace, vous devez gérer votre espace et votre temps pour ne pas oublier vos rendez-vous et vos engagements. Vous pouvez également travailler de façon optimisée pour être plus efficace et faire plus de choses en moins de temps. Être organisé réduit non seulement le stress et l’anxiété, mais facilite également les activités quotidiennes. Pour optimiser le plus possible votre temps, vous devez apprendre à bien vous organiser. Vos journées ne doivent pas se décider le matin même en arrivant au bureau. Connaître au préalable ce qui vous attend vous permet d’éviter le plus possible de composer avec l’imprévu. Prenez le temps nécessaire à la mise en place de votre emploi du temps.
Placez les dates importantes sur un calendrier
Comment être organiser : achetez un calendrier et accrochez-le quelque part où vous pourrez le regarder tous les jours. Vous pouvez le mettre dans votre cuisine, près de votre lit ou dans votre bureau à la maison. Vous pouvez également mettre un calendrier sur le bureau de votre ordinateur ou utiliser l’application Calendrier de votre iPhone. Inscrivez toutes les dates importantes dans le calendrier, tel que les dates d’échéance, de rendez-vous ou de réunions. Mettez-les à jour régulièrement pour vous aider à organiser votre emploi du temps . Prenez l’habitude de vérifier quotidiennement le calendrier, que ce soit le matin au réveil ou la nuit avant d’aller vous coucher. Colorez les dates sur votre calendrier par ordre de priorité. Par exemple, vous pouvez mettre les dates importantes en rouge et les évènements qui peuvent attendre en jaune. Si vous utilisez une application Calendrier sur votre smartphone, vous pouvez définir des rappels ou une alerte avant une date importante pour ne rien oublier. Vous pouvez également utiliser d’autres applications comme 24me, Quip ou Wanderlust .
Utilisez un agenda
Un agenda est un autre bon moyen de rester organisé. Les semaines sont réparties en jour, ce qui permet de noter les rendez-vous et les réunions dans chaque page correspondante. Il est d’autant plus utile si vous avez beaucoup de choses à faire dans la journée. Notez tous vos engagements par heure dans l’agenda. Consultez-le en début de journée pour savoir ce que vous aviez de prévu et pouvoir rester organisé . Par exemple, vous pouvez noter une réunion prévue dans la matinée, un appel avec un client dans l’après-midi et une heure limite dans la soirée.
Planifier les activités
Comment être organiser : vous ne pouvez pas réussir à conserver tous vos rendez-vous et autres activités en mémoire. Tout planifier dans un agenda peut vous faciliter grandement la vie. Il s’agit même d’un point indispensable qui réduira votre stress. Laissez le moins de place possible à l’imprévu pour maîtriser totalement vos journées. Ne vous contentez pas de prévoir uniquement la journée qui arrive. Planifiez les différents moments de la semaine voire du mois pour conserver une vision à long terme de ce qui vous attend. En optant pour une telle durée, vous garderez la possibilité de modifier ou d’aménager votre emploi du temps comme vous le désirez. Profitez-en également pour inclure des moments de loisir et des moments pour gérer les imprévus. L’occasion idéale pour allier vos différentes activités, et le tout, sans aucune pression !
Prévoir des ajustements
Prévoir à l’avance vos journées vous offre une possibilité que vous n’auriez pas si vous ne le faisiez pas : pouvoir ajuster votre emploi du temps de façon efficace. Organisez chaque semaine un bilan de ce que vous avez fait pour vérifier l’avancée de vos projets, ou encore la bonne tenue de vos rendez-vous. Vous pourrez alors prévoir les changements nécessaires. Un autre bénéfice s’offre à vous grâce à cette organisation : finaliser le planning de la semaine qui arrive avant le week-end vous permet de profiter pleinement de vos jours de repos. Pour optimiser au maximum votre agenda, demandez-vous quelles sont les raisons qui vous ont poussés à changer votre emploi du temps afin de pallier ce type de situation à l’avenir. Devenez prévoyant !
Dressez une liste des tâches à faire
Comment être organiser : pour rester organisé, dressez une liste des tâches à faire. Vous pouvez avoir une liste des choses à faire dans l’immédiat et une autre pour celles qui peuvent attendre. Notez-la sur un tableau blanc que vous accrocherez quelque part où vous pourrez le voir (comme la cuisine ou la chambre). Supprimez les éléments de la liste à mesure que vous les réalisez pour rester productif et motivé pour le reste . Si vous préférez garder la liste sur votre ordinateur, créez une feuille de calcul et utilisez-la comme liste des tâches à faire. Gardez la feuille de calcul sur votre bureau pour toujours l’avoir à l’œil et supprimez les éléments de la liste à mesure que vous les réalisez. Par exemple, vous pouvez dresser une liste des tâches dans l’immédiat, comme une tâche à finir pour le lendemain, le nettoyage d’une salle et la commande des fournitures pour la semaine. Vous pouvez ensuite faire une liste des tâches qui peuvent attendre, comme préparer l’entrée universitaire dans un mois, apprendre l’arabe ou planifier un voyage.
Notez tous vos objectifs afin de rester organisé(e). Écrivez vos buts quotidiens, hebdomadaires, mensuels et annuels. Ensuite, planifiez comment vous allez employer votre temps pour les atteindre.
Félicitez-vous d’être organisé
Pour rester motivé dans vos efforts, utilisez un système de récompense. Par exemple, vous pouvez vous offrir un bon plat cuit au four ou un déjeuner dans votre restaurant préféré chaque fois que vous finissez une tâche sur votre liste. Ou vous pouvez vous accorder une pause de 5 minutes pour vous promener si vous finissez tout ce qui est noté dans votre calendrier ou dans votre agenda . Vous pouvez également vous récompenser avec des activités amusantes ou relaxantes comme jouer à votre jeu vidéo préféré ou regarder votre émission de télé favorite. Ne vous accordez ces plaisirs que lorsque vous aurez accompli les tâches de la journée.
Etablir des priorités
Comment être organiser : vous devez accepter que vous ne réussirez pas forcement à tout faire dans la journée. Pour rester le plus efficace possible, établissez des priorités. Lorsque vous réalisez votre agenda, pensez toujours à réaliser cette étape au préalable pour ne pas les oublier. N’hésitez pas à rendre bien plus visible ce qui demeure prioritaire dans votre planning. Dans le cas contraire, vous vous retrouverez à devoir vous en occuper à la dernière minute, le tout, accompagné d’une montée d’adrénaline et d’une diminution de la qualité de votre travail. Prévoyez toujours un délai un peu plus large pour la réalisation de ces tâches afin de pallier n’importe quelle sorte d’imprévu.
Aménager des plages de disponibilité
Pour rester organisé toute la journée, il vous faut penser à chaque détail. Que pouvez prévoir de plus ? Pour éviter de vous faire déranger toutes les minutes, prévoyez d’établir des plages horaires libres. Comment être organiser : communiquez-les à tous vos salariés afin que ces derniers ne vous dérangent pas en dehors des périodes prévues à cet effet. Mettez-les à des moments stratégiques. Rappelez-vous que votre concentration ne peut pas demeurer optimale toute la journée. Trouvez les instants où votre efficacité diminue de façon conséquente pour placer les créneaux horaires où l’on peut vous déranger. Pour obtenir de l’ordre même durant cette période, n’hésitez pas à instaurer un système pour réserver un rendez-vous à l’avance. Vous pourrez ainsi prendre plus de temps pour préparer la rencontre. Organisez-vous en toute circonstance !
Créez un emploi du temps quotidien
Pour être organisé au travail, créez un emploi du temps quotidien. Indiquez chaque tâche par ordre d’importance et cochez-les à mesure que vous les réalisez. Placez les tâches les plus importantes en premier avant de passer à celles qui peuvent attendre. Cela vous aidera à rester organisé chaque jour, que ce soit au travail ou à l’école . Par exemple, vous pouvez mettre en premier des tâches comme finir un travail ou préparer le déjeuner de vos enfants. Ensuite, vous pouvez planifier la lecture des emails ou des nouvelles, suivi d’autres tâches pour l’après-midi et le soir.
Essayez d’avoir le même emploi du temps chaque jour. Avoir des routines et habitudes régulières vous permet d’être mieux organisé(e) et vous permet aussi de vous libérer l’esprit pour faire des choses créatives.
Planifiez des pauses durant votre journée de travail
Bien qu’il soit important que vous réalisiez toutes les tâches nécessaires, vous devez également planifier des moments de courte pause. Vous pouvez prévoir 5 minutes de pauses après 3 ou 4 tâches pour vous étirer les jambes. Faites une courte promenade ou faites quelques exercices légers. Vous pouvez également utiliser les pauses pour prendre du café ou un encas. Les pauses vous évitent la fatigue et le surmenage, surtout si vous avez beaucoup de choses à faire durant la journée. Comment être organiser : si vous êtes vraiment occupé, essayez de faire au moins une courte pause pour ne pas rester trop longtemps devant votre bureau.
Ne pas organiser trop de réunions
Organiser des réunions demeure nécessaire pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Il ne faut tout de même pas en prévoir trop. Elles peuvent vite tourner à la réunionite et représenter une perte de temps. L’organisation peut devenir plus difficile si le nombre de réunions est trop important. Une diminution de la motivation des participants peut également se faire ressentir. Prévoyez un rassemblement uniquement quand la situation le demande et de façon à pouvoir tout préparer. Avant de mettre en place quoi que ce soit, demandez-vous si le message que vous souhaitez faire passer peut se faire à l’aide d’un simple mail ou d’un mémo. Si cela s’avère suffisant, ne perdez pas de temps dans une réunion inutile. Interrogez-vous à chaque fois sur son utilité.
Eviter de trop parler
Comment être organiser : Peu importe la situation dans laquelle vous vous trouvez, lorsque vous faites face à des interlocuteurs, ne perdez pas de temps inutilement en vous attardant dans la discussion. Vous risquez de sortir de votre emploi du temps et de ne pas respecter le temps alloué à ce moment. Contentez-vous d’aller uniquement à l’essentiel. Ne monopolisez pas non plus le temps de parole. De cette façon, vous ferez preuve de respect envers les personnes présentes, et vous leur laisserez plus de temps pour s’exprimer et partager leur avis. Cherchez toujours le moyen le plus rapide de transmettre votre message et de prendre l’opinion des autres. Votre agenda ne se modifiera plus à cause de discours interminable. Devenez un maître en la matière ! Dans la vie d’un entrepreneur, une des clés de la réussite demeure dans l’organisation. Garder une maîtrise totale sur votre temps vous permet de ne pas vous laisser surprendre par des imprévus et de ne laisser aucune place au stress. Prévoyez toutes vos activités futures avec soin. Profitez-en également pour tenter d’harmoniser au mieux votre vie professionnelle et privée.
Ajoutez dans votre emploi du temps des activités personnelles pour bâtir vos journées autour et accorder-vous des moments. Vous pourrez ainsi conserver votre efficacité. A vos agendas !
Soyez multitâche
Comment être organiser : Faire plusieurs choses à la fois est un autre moyen de travailler de manière plus organisée. Il s’agit d’alterner plusieurs tâches à la fois. Le multitâche vous permet de réaliser plusieurs choses dans un court laps de temps. Cela peut également vous aider à être plus organisé, car vous vous sentirez moins accablé ou stressé par les choses que vous devez faire si vous les réalisez en même temps . Par exemple, vous pouvez brancher la bouilloire pour vous préparer un thé et plier vos serviettes, envoyer des emails et charger la machine à laver pendant que l’eau bout. Vous pouvez également configurer un téléchargement sur votre ordinateur au travail et préparer des dossiers ou faire d’autres activités dans le bureau en attendant la fin du téléchargement. Gardez en tête que d’après certaines études, le multitâche peut diminuer la capacité à se concentrer sur une chose à la fois.
Déléguez vos tâches
Comment être organiser : déléguez vos tâches si nécessaire. Si vous avez beaucoup à faire, essayez de déléguer vos tâches lorsque c’est possible. Vous pouvez demander à vos collègues ou à vos proches de vous aider. La délégation de tâches simplifiera votre quotidien et vous aidera à rester organisé. Par exemple, vous pouvez déléguer des corvées à vos enfants ou à vos proches pour ne pas être le seul à nettoyer et à entretenir la maison. Vous pouvez également déléguer des tâches aux collègues qui disposent de temps libre ou d’une heure disponible pour être sûr qu’elles seront terminées à temps.
Rangez votre chambre à coucher
Pour garder votre espace organisé, commencez par votre chambre à coucher. Comment être organiser : passez en revue chaque objet dans votre chambre et voyez si vous pouvez vous débarrasser de certaines choses que vous n’utilisez plus ou dont vous n’avez plus besoin. Réduisez le désordre dans votre chambre et nettoyez-la pour vous sentir plus organisé et ne gardez que les objets que vous utilisez encore . Par exemple, si vous avez une bibliothèque dans votre chambre, passez en revue les livres que vous ne lisez plus ou dont vous n’avez plus besoin et mettez-les dans un carton. Essayez de vous débarrasser des ouvrages que vous ne lisez plus. Vous pouvez les donner à une œuvre de charité pour libérer de la place.
Rangez votre bureau à la maison
Si vous avez un bureau à la maison, commencez par cet espace et gardez-le organisé. Comment être organiser : passez en revue tous les papiers et toutes les factures sur votre bureau. Mettez-les dans des dossiers ou dans un classeur. Jetez les documents que vous n’utilisez plus sous format papier. Mettez vos fournitures de bureau dans un tiroir ou dans un placard. Mettez vos stylos et crayons dans un porte-stylo . Rangez également les objets que vous utilisez souvent à portée de main. Par exemple, si vous utilisez toujours une agrafeuse, gardez-la dans le tiroir du haut de votre bureau. Elle sera plus accessible et vous saurez toujours où elle se trouve. Fixez les fils électriques dans votre bureau avec des attaches pour éviter qu’ils ne s’emmêlent et envahissent votre espace de travail.
Rangez votre cuisine
La cuisine est sans aucun doute la pièce la plus utilisée de la maison. Comment être organiser : gardez-la en ordre en passant en revue chaque objet et en donnant ceux dont vous n’avez plus besoin ou qui sont inutilisables, comme les ustensiles de cuisine cassés ou les vieux appareils. Débarrassez-vous de ces objets et faites le tri parmi ceux que vous comptez garder . Rangez les objets dans un tiroir ou dans un placard, comme les tasses de café ou les ustensiles. Ne mettez rien sur votre plan de travail si possible, excepté les objets que vous utilisez souvent, comme la planche à découper ou la bouilloire. N’encombrez pas votre comptoir de cuisine, laissez-y uniquement les éléments que vous utilisez souvent, comme la machine à café ou la planche à découper. Certaines choses ont besoin d’être classées et pas seulement réunies. Les condiments que vous employez souvent, comme les épices, doivent être à portée de la main, par exemple sur le comptoir de cuisine dans un range-épices. Les articles périssables, comme les aliments, doivent être consommés suivant la méthode premier entré-premier sorti.
Rangez-les dans un placard ou dans un garde-manger de manière à ce que les aliments (comme les conserves) achetés en premier soient les premiers consommés.
Rangez votre placard
Le placard est un autre endroit qui a tendance à être désordonné, notamment si vous avez beaucoup de vêtements. Comment être organiser : rangez-le en passant en revue tout ce qu’il contient et en vous débarrassant de ceux que vous ne portez plus. S’il y a des vêtements que vous n’avez pas mis depuis un an, vous pouvez vous en débarrasser. Mettez les mêmes vêtements au même endroit. Par exemple, rangez tous les jeans sur une étagère et toutes les vestes accrochées au même endroit dans votre armoire . Alternez les vêtements que vous mettez devant dans votre placard pour varier vos tenues et profitez au maximum de tout ce que vous avez. Gardez toutes les chaussures ensemble, de préférence sur un rangement à chaussures ou dans des bacs étiquetés. Ainsi, vous aurez une vue sur chaque paire et vous saurez exactement ce que vous avez dans votre armoire. Si vous avez des difficultés à ranger votre placard, procurez-vous un organiseur de placard pour vous aider.
Nettoyez régulièrement votre espace
Pour rester organisé, nettoyez régulièrement votre chambre, votre bureau à la maison, votre bureau, votre cuisine et votre placard. Fixez-vous un jour de nettoyage par semaine et nettoyez ces endroits à fond. Il y aura moins de fouillis dans les différentes pièces de votre maison et il vous sera plus facile de suivre le plan que vous avez mis en place pour tout garder en ordre. Vous pouvez également nettoyer régulièrement chaque pièce pendant toute la semaine pour les garder propres. Dépoussiérez votre maison une fois par jour. Jetez les papiers ou les factures dont vous n’avez plus besoin, plutôt que de les laisser encombrer votre espace.
Nettoyer chaque semaine est une bonne idée. Si votre maison est rapidement en désordre, vous devriez ranger plus souvent.
