Établir des priorités : en matière d’efficacité personnelle, savoir prioriser est une compétence indispensable à cultiver. Quels sont les avantages pour un manager à savoir hiérarchiser les priorités ? Comment faire ? Quels outils et méthodes utiliser ?Nous avons parfois l’impression que le monde tourne trop vite. Dans les études ou le travail, les tâches s’accumulent, les corvées ménagères et autres responsabilités ne prennent jamais fin, les engagements envers les amis et la famille… vous n’avez plus une minute à vous ! En apprenant à établir des priorités, vous travaillerez plus efficacement, gagnerez du temps, ne dépenserez pas votre énergie pour rien et serez moins stressé. Apprenez à répartir vos tâches en catégories distinctes et en différents niveaux de difficulté et mettez-vous au travail sans plus attendre. Une bonne gestion du temps passe avant tout par une bonne gestion des priorités. La multiplication des tâches et des méthodes de communication rend de plus en plus complexe la priorisation. Pourtant, gérer ses priorités est essentiel pour bien organiser sa journée de travail et faire face aux imprévus. Découvrez dans notre article quelques méthodes pour une bonne gestion des priorités au travail.
Nous disposons très souvent d’un temps limité pour exécuter un très grand nombre de tâches. Or, être organisé dans son travail est un gage de gain de temps et d’efficacité, sans compter la sérénité d’esprit qui l’accompagne. Multitude de tâches, urgences plus ou moins avérées, imprévus… il est parfois difficile pour le manager de sortir la tête du guidon et prendre le recul nécessaire à une gestion adéquate et efficace des choses. Il lui est donc primordial de savoir faire des choix en se concentrant sur ce qui mérite d’être traité. En d’autres termes « faire les bonnes choses dans le bon ordre » ou bien encore être capable de faire le tri entre les différentes priorités.
Pourquoi prioriser ?
Savoir organiser son travail et hiérarchiser les tâches à accomplir est, en effet, l’une des clés de succès de tout manager – tant pour lui-même que pour toute son équipe, voire toute son entreprise. Être à même de faire le tri parmi les différentes urgences, obligations et autres permet notamment au manager de :
Gaspiller moins de temps : cesser de perdre son temps avec des tâches inutiles ou qui pourraient être déléguées.
Réduire son stress : un esprit organisé est un esprit plus serein.
En finir avec la procrastination : prendre à bras le corps et travailler ses mauvaises habitudes.
Gagner en efficacité : éviter de tergiverser pendant des heures pour savoir quelle tâche mettre en priorité, structurer son travail et son fonctionnement.
Être plus disponible pour ses collaborateurs : prioriser pour se dégager du temps et pouvoir être pleinement à l’écoute de ses collaborateurs.
Mieux gérer l’imprévu et appréhender le changement : planifier son travail pour conserver une marge de manœuvre réservée aux imprévus et ainsi conduire plus efficacement les transformations.
Développer son intelligence émotionnelle : se détacher de ses croyances limitantes ainsi que de tous les sentiments de sape qui minent le travail et déforment notre perception des choses et de leur degré d’importance.
Dresser une to-do list
On ne peut pas commencer cette liste de conseils sans parler de la to-do list. Elle doit faire l’objet d’une liste physique (document, post-it, document Word ou autre), et non d’un ensemble de points que vous gardez simplement dans votre tête. Comment établir des priorités : notez d’abord toutes les tâches à accomplir de manière désordonnée. Ajoutez la date à laquelle vous effectuez cette écriture. Cela vous permettra de savoir depuis combien de temps vous reportez certains point. Vous aurez ainsi une liste globale, qui doit servir de base pour structurer votre workload. Gardez-la à portée de main car vous serez sûrement amené à la mettre à jour régulièrement et en tout temps.
Choisissez le cadre temporel de votre liste
La semaine à venir est tout particulièrement chargée ? Ou est-ce seulement la journée d’aujourd’hui ? Peut-être devenez-vous fou lorsque vous pensez à tout ce que vous devez faire avant la fin de l’année. Comment établir des priorités : quelle que soit la nature de vos engagements, établissez le cadre temporel de votre liste de priorités, afin de pouvoir leur faire face efficacement et transformer votre stress en actions productives .
Les objectifs à court terme incluront généralement des tâches de différentes catégories. Vous pourrez devoir finir plusieurs travaux avant la fin de la journée, et devoir faire quelques courses avant de rentrer chez vous. Puis, vous aurez peut-être beaucoup de choses à faire quand vous serez arrivé à la maison. Vous pourriez commencer par lister toutes les tâches qui doivent être accomplies au cours des heures à venir.
Les objectifs à long terme peuvent inclure des projets plus importants, qui devront être divisés en plusieurs étapes, que vous devrez également classer par ordre de priorité. Vous pourriez inscrire « candidater en école de commerce » sur votre liste d’objectifs à long terme. Cet objectif impliquera différentes petites tâches. Le simple fait de diviser ce grand objectif simplifiera le processus et le démystifiera.
Notez tout ce que vous devez faire
Comment établir des priorités : commencez à diviser les grands objectifs en petites étapes et à noter tout ce que vous devrez accomplir. Ne vous souciez pas encore de l’ordre dans lequel vous devrez réaliser ces tâches. Sélectionnez et notez toutes les besognes, grandes ou petites, que vous devrez accomplir dans le cadre de temps établi. Notez les projets à terminer, les décisions à prendre et les courses à faire.
Gestion des priorités : l’urgent avant l’important
Comment établir des priorités : afin de gérer efficacement votre to-do list, vous pouvez effectuer des planifications journalières ou hebdomadaires pour une bonne organisation du court terme. Au début de chaque période de planification, vous transférez les tâches en suspens de votre liste générale vers une liste quotidienne ou hebdomadaire. Le principe d’Eisenhower, du nom de l’ancien président américain souvent cité dans le domaine, propose de prioriser d’abord les tâches les plus urgentes/importantes. Les tâches classées importantes sont celles qui tôt ou tard affecteront vos objectifs de long terme. Les tâches urgentes, en revanche, sont celles dont on peut s’attendre à des conséquences négatives si elles ne sont pas accomplies à temps. Il s’agit, par exemple, des délais fixés par les clients ou des impératifs des autorités administratives. Le principe d’Eisenhower recommande que ces tâches soient priorisées et que, en cas de doute, les questions importantes mais non urgentes soient transférées sur une liste quotidienne ou hebdomadaire différente.
Le principe d’Eisenhower peut être illustré dans une matrice divisée en deux catégories : « important » et « non important », « urgent » et « non urgent ». Il en résulte quatre champs d’action, qui sont marqués par ordre alphabétique ci-dessous suivant leur priorité : « A » jouit de la plus haute priorité tandis que « D » peut être mis de côté dans la mesure du possible :
Comment établir des priorités : l’expérience a montré que la chose la plus importante dans la planification d’une journée est de faire face à l’urgence. D’autre part, dans un plan hebdomadaire, il est également possible d’accomplir des tâches importantes qui sont essentielles à la réussite de l’entreprise sur le long terme. Ainsi, les missions quotidiennes et hebdomadaires sont liées les unes aux autres. Comme le montre la matrice d’Eisenhower, prioriser consiste aussi à déléguer des tâches qui peuvent ne pas être traitées directement par vous personnellement. Il peut s’agir des éléments suivants :
Tâches routinières (revue de presse par exemple)
Problèmes pour les experts (résolution d’un problème informatique spécifique)
Questions détaillées (clarifier l’heure exacte d’une livraison)
Initier un travail (créer une première ébauche pour une présentation client)
Au lieu de se contenter d’une liste de choses à faire surchargée, il est plus logique de diviser cette « liste globale » en une liste quotidienne et une liste hebdomadaire.
Observer la règle du 80:20
Comment établir des priorités : un autre principe utile pour prioriser les tâches de votre liste est la règle 80:20, aussi appelée Principe de Pareto. Il stipule qu’avec 20 % de l’effort investit, on peut atteindre 80 % du résultat souhaité. Par exemple, si vous vous concentrez sur les trois tâches principales de votre liste, vous aurez quand même un rendement élevé. Vous pouvez mettre toutes les autres tâches en arrière-plan et les inscrire sur une deuxième liste, que vous ne reprendrez pas avant que les tâches principales ne soient terminées. Les tâches routinières simples, qui demandent peu de temps et de concentration, peuvent être effectuées à des moments où vous vous sentez un peu fatigué (par exemple après le déjeuner). Ce ne sont pas les occasions qui manquent ; de nombreuses études ont démontré que l’on n’est productif en moyenne que 3 heures environ par jour de travail de 8 heures.
Si vous voulez déterminer quelle partie de votre charge de travail représente les 20 % en question, les questions suivantes peuvent vous aider :
Quel est le but premier de mon entreprise ?
Quelles sont les tâches qui m’amènent, moi et mon entreprise, le plus rapidement vers cet objectif ?
Quels sont les principaux moteurs de mon entreprise ?
Quelles sont les tâches à accomplir pour assurer la viabilité et la capacité d’action de mon entreprise ?
Combien de personnes ont besoin que cette tâche soit effectuée pour pouvoir elles-mêmes avancer ?
Catégorisez les tâches
Comment établir des priorités : il pourrait vous être utile de répartir les tâches en différentes catégories. Vous obtiendrez ainsi différentes to-do list correspondant à différents domaines de votre vie. Les tâches ménagères pourraient constituer une première catégorie et les devoirs ou les projets à rendre une deuxième. Si vous avez une vie sociale bien remplie, vous pourriez également devoir établir des priorités pour tout ce que vous devrez accomplir en prévision du weekend ou pendant le weekend. Créez une liste pour chaque aspect de votre vie. Si vous préférez avoir toutes ces informations au même endroit, vous pourrez créer une liste générale de tout ce que vous avez à faire à la maison, au travail et dans le cadre de votre vie sociale. Si vous vous sentez dépassé, pensez à juxtaposer toutes les tâches, afin de pouvoir mieux voir l’importance de chaque objectif, en comparaison aux autres .
Mettez la liste en ordre
Comment établir des priorités : identifiez les activités les plus urgentes ou les plus importantes de votre brouillon, puis notez-les en haut de votre liste. Ce sera à vous d’établir vos propres priorités et vous pourriez alors décider que vos devoirs de fac sont plus importants que ce que vous avez à faire dans le cadre de votre job étudiant ou vice versa. Sinon, si tout vous semble équitablement important et nécessaire, ne classez pas votre liste et attelez-vous aux tâches par ordre alphabétique ou sans suivre d’ordre particulier. L’important est que vous fassiez ce que vous avez à faire et que la liste s’allège progressivement. Voir les tâches barrées sur votre liste pourrait soulager en partie votre stress.
Donner la priorité à votre « frog »
Il est fort probable que l’un des trois points les plus pertinents de votre liste est une tâche que vous trouvez particulièrement pénible. Il s’agit généralement d’une question complexe qui demande beaucoup de temps et donne l’impression de ne pas avancer. Cette tâche est appelée « frog » dans les pays anglophones (pour grenouille). Son nom vient de l’expression américaine « Eat the Frog! », qui consiste à dire que si vous ingurgitez une grenouille vivante juste après vous être levé le matin, le pire est alors déjà derrière vous pour cette journée. Cela signifie que vous devez toujours commencer la journée par la tâche la plus difficile. Pour identifier cette tâche, il suffit de se demander ce qui vous embête le plus. En mangeant alors d’abord cette « grenouille », vous vous débarrasser d’un poids. Garder une tâche difficile constamment à l’esprit use à la longue. Et de toute façon, vous devez bien la faire un jour ou l’autre.
Fixer des délais réalistes
Tous les points de votre liste de choses à faire ont besoin d’échéances claires pour que vous ne risquiez pas de les traiter en retard. Alors que les délais pour les tâches urgentes sont généralement fixés par le client, vous avez carte blanche pour les autres missions classées « importantes ». Vos objectifs ne doivent pas être trop optimistes : si vous accumulez trop de tâches en trop peu de temps, la frustration est inévitable. Comment établir des priorités : afin de vous rendre compte au mieux de l’effort nécessaire, il est utile de subdiviser chaque tâche en étapes individuelles et de les inclure dans votre liste. Bien planifier dans le temps signifie aussi être capable de réagir avec flexibilité aux changements soudains. Prenez donc l’habitude de laisser un peu de marge pour faire face à l’imprévu. Si un appel important survient, vous obligeant à abandonner les priorités que vous avez établies, vous devriez avoir suffisamment de temps pour réorganiser votre charge de travail.
Cela est tout particulièrement vrai pour les listes à long terme. Placez la liste quelque part où vous pourrez vous en servir comme d’un rappel de ce qu’il vous reste à faire. Au fur et à mesure que vous accomplissez les tâches, vous les rayerez ou les cocherez sur votre liste. Si vous avez fait votre liste sur un morceau de papier, suspendez-la quelque part où vous la verrez souvent, que ce soit sur le réfrigérateur ou sur un tableau de liège à côté de la porte d’entrée ou encore sur le mur de votre bureau. Vous pourriez également faire votre liste sur un document virtuel et la garder ouverte sur votre ordinateur alors que vous travaillez sur d’autres choses. Vous l’aurez ainsi toujours en tête et pourrez en supprimer les tâches accomplies. Les Post-it sont idéaux pour suspendre de petites notes un petit peu partout dans la maison. En collant un Post-it vous rappelant de travailler sur votre dissertation sur l’écran de votre télé, vous n’oublierez pas de faire ce qui est important, au lieu de perdre votre temps avec des activités inutiles.
Notez l’importance de chaque tâche
Quelles sont les choses plus importantes de votre liste ? Comment établir des priorités : de façon générale, vous pourriez décider que vos tâches professionnelles ou d’études seront plus importantes que vos engagements sociaux et vos corvées ménagères. Il y aura cependant des limites. Vous devrez par exemple vous laver et vous nourrir, alors que la lessive pourra probablement attendre un jour de plus si vous devez terminer un projet important pour le travail. Décidez des différents niveaux, peut-être trois, pour classer vos tâches et déterminez les critères en fonction desquels vous les classerez. La notation la plus simple sera simplement de classer les tâches en « importantes », « moyennement importantes » et « peu importantes ». Réfléchissez bien lorsque vous décidez de l’importance d’une tâche.
Pour classer les éléments de votre liste, vous pourrez également utiliser des couleurs. Par exemple, vous pourriez mettre en rouge les tâches de la plus haute importance, en orange celles d’importance moyenne et en jaune les tâches qui ne sont pas urgentes du tout.
Oublier le multitasking
Même si certains aiment affirmer le contraire, il n’existe pas de multitasking réel efficace, tout du moins pas dans la mesure que nous aimons l’imaginer. Il est impossible pour le cerveau humain d’effectuer deux ou plusieurs tâches complexes simultanément sans que cela en entrave la qualité. En effet, l’esprit passe rapidement d’une zone à l’autre, ne consacrant qu’une partie de son attention à chacune d’elles. Les tâches ne sont alors traitées que superficiellement et, par conséquent, des résultats assez insatisfaisants en découlent. De plus, cette tentative malavisée de gérer plusieurs tâches en même temps coûte beaucoup d’énergie et cause du stress, ce qui porte nettement défaut à la productivité. Les chercheurs et consultants dans le domaine recommandent très largement de traiter vos tâches les unes après les autres et non simultanément.
Ne pas s’attarder au perfectionnisme
Si le mythe du multitasking a été brisé par les chercheurs, le contraire, à savoir le perfectionnisme, n’est pas non plus tellement recommandé. Si vous révisez constamment votre travail et vous attardez en permanence sur des détails négligeables, vous perdrez beaucoup de temps et d’énergie. Le principe de Pareto doit être ici gardé en tête : si 20 % de votre investissement représente déjà 80 % du résultat voulu, les 80 % de l’effort de travail restant ne sont responsables que de 20 % du résultat. On peut illustrer le principe par le prix d’achat d’une voiture : pour quelques milliers d’euros, vous obtenez un véhicule fonctionnel avec un intérieur fonctionnel ; si on met un peu plus la main au porte-monnaie, on paie surtout pour des équipements optionnels plus ou moins utiles. Comment établir des priorités : afin d’être aussi efficace que possible, vous devriez vous contenter de faire une grosse partie de votre travail simplement « bien ». C’est souvent préférable plutôt que de concentrer toute son énergie sur une seule tâche alors que toutes les autres prennent du retard.
Mais vous devez accepter le fait que des erreurs peuvent aussi se produire. Soyez ouvert à la critique et tirez des leçons de votre expérience, au lieu de perdre votre temps à essayer d’obtenir un résultat parfait dès le départ.
Classez l’urgence des tâches
Tenez compte des dates butoirs à venir et de votre capacité à les respecter. Que devrez-vous faire en premier ? Que devez-vous faire avant la fin de la journée ? Quelles sont les tâches pour lesquelles vous pourrez prendre un petit peu plus de temps ? Comment établir des priorités : il est important que vous teniez compte du temps nécessaire pour accomplir chaque tâche. Vous pourriez même impartir un temps précis pour chaque chose. Si faire de l’exercice chaque jour est pour vous une priorité, mais que vous avez énormément de travail, réservez 30 minutes chaque jour à la pratique du sport et voyez à quel moment de votre journée vous pouvez caser ces 30 minutes.
Déterminez l’effort nécessaire à l’accomplissement de chaque tâche
Vous pourriez devoir absolument devoir déposer un courrier à la poste avant la fin de la journée, mais cela n’est tout de même pas une tâche bien difficile à accomplir. Comment établir des priorités : attribuez une notation à chaque tâche de votre liste, en fonction de sa difficulté, afin de savoir quelles tâches vous demanderont le plus d’efforts. Vous pourriez classer les tâches en plusieurs niveaux, comme « difficile », « raisonnable » et « facile », plutôt que de comparer les tâches les unes aux autres en fonction de leur difficulté. Si cette approche vous convient, ne cherchez pas à classer les tâches avant de leur avoir attribué leur notation.
Éliminer les distractions
Comment établir des priorités : les réponses aux emails, messages Skype et autres interrompent constamment le flux de travail. Plus vous êtes interrompu dans vos tâches, et plus le stress risque d’augmenter. Il est donc bon de se couper de toute distraction. Dans la plupart des cas, cela inclut les messages privés WhatsApp, les appels téléphoniques sans importance et les messages vers vos comptes de médias sociaux. Aussi difficile que cela puisse être, désactivez les alertes instantanées de votre messagerie, de votre smartphone ou encore de Facebook et fixez un moment où vous pourrez répondre en une seule fois à tous ces messages. Cela peut se faire après le déjeuner ou avant de terminer votre journée, mais dans tous les cas après avoir « mangé la grenouille » (voir ci-dessus) !
En haut de votre liste, notez les tâches les plus importantes et les plus urgentes qui requerront le moins d’effort, afin d’essayer d’effectuer tout votre travail dans le temps que vous vous êtes alloué pour cela.
Faites une chose à la fois
Il vous sera bien difficile d’avancer dans votre liste en commençant plusieurs tâches à la fois et en faisant un petit peu de tout. Après plusieurs heures, votre liste n’aura pas bien changé : elle sera toujours entière. Au lieu de travailler par petits pas, attelez-vous à une tâche et terminez-la, puis faites une courte pause et passez à la tâche suivante. Ne commencez pas une nouvelle tâche de votre liste avant d’avoir terminé les tâches les plus importantes du haut de la liste. Vous pourriez également essayer de combiner les tâches qui peuvent l’être. Car s’il ne serait pas idéal de réviser votre cours de maths et de rédiger votre dissertation d’histoire en même temps, vous pourriez réviser assis à la laverie automatique, alors que vous attendez que votre linge sèche. Cela vous permettrait de gagner du temps et de mener des tâches importantes à bien .
Décidez des tâches à déléguer et de celles à abandonner
Si votre connexion Internet ne fonctionne pas, vous pourriez être tenté de partir à la bibliothèque pour y lire tous les ouvrages sur les connexions Wi-Fi, afin de résoudre votre problème. En revanche, si vous devez préparer à diner, noter 20 copies pour le lendemain et faire 50 autres choses, ce ne sera pas une très bonne idée. Pourrait-il être préférable de simplement contacter votre fournisseur d’accès Internet ? Vous pourrez très bien décider qu’une tâche ne vaut simplement pas la peine que vous lui consacriez du temps, ou déléguer une tâche contre rémunération sera plus rentable que de la faire vous-même. Alors que vous voulez refaire votre clôture, vous pourriez par exemple acheter du fil de fer neuf pour une coquette somme ou vous pourriez en récupérer gratuitement en fouillant les terrains vagues pendant plusieurs heures en plein soleil. Si cela ne vous fait économiser que quelques euros, il pourrait être préférable d’acheter le matériel neuf.
Alternez les types de tâches
En variant le type de tâches sur lesquelles vous travaillez, vous éviterez de vous ennuyer et avancerez plus rapidement. Après avoir accompli une corvée ménagère, travaillez sur un devoir pour la fac, vous n’en serez que plus efficace. Entre deux tâches, octroyez-vous une courte pause. En travaillant ainsi, vous resterez alerte et efficace.
Commencez par les tâches les plus dures et les plus ingrates
Selon votre tempérament, en finir en premier avec les tâches que vous redoutez le plus pourrait être le meilleur pour votre moral. Ces tâches ne seront pas forcément les plus difficiles ni les plus importantes, mais en vous en débarrassant rapidement, vous pourrez vous concentrer sur les activités que vous préférez. Cela pourrait vous aider à rester motivé. Votre dissertation d’anglais pourrait être plus importante que votre devoir de maths, mais si vous détestez vraiment les maths, terminez ce devoir en premier, afin de pouvoir vous concentrer pleinement sur votre dissertation.
Sachez laisser l’importance prendre le pas sur l’urgence
Vous risquez de vous retrouver dans une situation difficile, si vous n’avez que 10 minutes pour vous rendre au magasin où vous avez commandé le dernier DVD de Game of Thrones, faisant de cette tâche la plus urgente de votre liste. Cependant, il pourrait être préférable de consacrer ce temps à quelque chose de plus important, par exemple au devoir de français que vous devez rendre le lendemain. Vous pourrez très bien aller chercher votre DVD le lendemain, lorsque vous aurez tout le temps de le faire.
Rayez les tâches de la liste au fur et à mesure que vous les terminez
Félicitations ! Alors que vous avancez dans votre liste, prenez un instant pour rayer, cocher ou supprimer la tâche accomplie. Ce sera satisfaisant ! Si cela vous soulage, donnez un coup de couteau suisse dans la liste ou mettez-lui le feu au cours d’un cérémonial élaboré ! Après chaque petit accomplissement, prenez une minute pour vous féliciter de votre travail. Vous êtes sur la bonne voix !
Avertissements : votre vie personnelle, votre bonheur et votre intégrité devraient toujours être en haut de la liste de vos priorités. Faites passer votre sécurité et celles des autres avant toutes les tâches.
Conclusion
Bien répartir sa charge de travail est un processus difficile à mettre en place qui peut être amélioré au fur et à mesure de l’expérience acquise. Afin d’avoir une bonne vue d’ensemble des progrès et problèmes récurrents, il est bon de tenir un journal de bord. Par exemple, vous pouvez noter la durée réelle de certaines tâches pour fixer de meilleurs délais par la suite. De plus, vous pouvez repérer ce qui vous interrompt régulièrement dans votre travail et trouver des mesures utiles à mettre en place pour ne pas perdre en efficacité. Travaillez de 30 minutes à 1 heure sur une tâche, avant de vous octroyer une pause. Prévoyez un petit peu de temps pour l’inattendu. Si deux tâches sont toutes aussi importantes et urgentes l’une que l’autre, commencez par celle qui demande le plus d’effort. Pensez à diviser une tâche conséquente en plusieurs petites tâches. Les petites tâches sont moins intimidantes et plus faciles à accomplir. Soyez réaliste lorsque vous déterminez ce que vous pourrez accomplir dans un temps donné. Les devoirs que vous devez rendre le plus tôt et ceux dont les notes compteront le plus devront être en haut de votre liste. Aidez les autres. Si vous terminez vos tâches en avance, proposez à vos amis ou votre famille de les aider.
Si vous êtes un enfant, vos parents pourraient vous récompenser avec un supplément d’argent de poche. Les tâches sans importance qui demandant beaucoup d’efforts pourront être remises à plus tard. Utilisez un éditeur de texte ou un tableur sur votre ordinateur. Cela vous évitera d’avoir à recopier votre liste. Vous devrez savoir gérer votre temps et vous organiser. Restez motivé et ne remettez rien au lendemain. Finalement, une réflexion constante sur sa manière de fonctionner est nécessaire pour adapter les conseils d’optimisation du travail : la pratique et l’expérience sont clés pour s’améliorer.
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