Être un bon assistant de direction : aussi appelé secrétaire de direction, adjoint(e)s de direction ou encore assistant(e)s personnels, les professionnels évoluant dans le domaine de l’assistanat de direction se doivent de démontrer des compétences solides et des qualités exceptionnelles pour exceller dans leurs rôles. Cet article décrit les compétences et les qualités que l’on doit développer pour être un excellent assistant de direction dans une entreprise. Servez-vous de cet article comme d’un aide-mémoire vous permettant de mettre en évidence les aspects qui ont besoin d’amélioration. Le poste d’assistant de direction est un poste bien rémunéré, mais arriver au sommet de cette profession nécessite un certain nombre de compétences. Professionnalisme et confidentialité sont les mots-clés du succès d’un bon assistant de direction.
Les grandes agences spécialisées dans le recrutement des assistants de direction recherchent des personnes qui soient organisées, efficaces, motivées et ayant des compétences en technologie de l’information.
Développez de bonnes compétences relationnelles
Un bon assistant de direction reste imperturbable, même sous pression. Il est calme et capable de réfléchir et réagir promptement. Un assistant de direction doit avoir la capacité de bien travailler avec les autres, en particulier ceux qui ont des personnalités difficiles. Cela est d’autant plus important, car les assistants de direction les plus expérimentés travaillent avec les PDG et dans des environnements sous pression.
Développez de bonnes compétences en communication
C’est le tout premier point de contact avec les clients, par conséquent un assistant de direction doit être un bon communicateur, avoir de bonnes manières, mais rester professionnel. Sa capacité à influencer les personnes est essentielle, puisqu’il doit souvent s’accorder avec les autres dans la gestion du temps et des ressources. De bonnes compétences en communication écrite sont également nécessaires parce qu’il doit souvent répondre aux communications pour le compte du patron et parfois rédiger les rapports et les procès verbaux.Les compétences en communication sont cruciales pour les assistant(e)s de direction. Premièrement, les assistant(e)s doivent savoir parler et écrire de manière professionnelle aux cadres, aux partenaires commerciaux, aux prospects et aux clients. La grammaire est cruciale, tout comme les conventions d’écriture. Par exemple, les assistant(e)s doivent savoir comment formater correctement une lettre commerciale formelle et doivent vérifier l’orthographe avant d’envoyer des e-mails.
Le ton est aussi important. Les assistant(e)s avertis savent quand adopter un ton plus personnel et amical et quelles situations nécessitent une formalité stricte. La longueur et le milieu doivent également être appropriés. Une mention en passant ou un mémo peuvent suffire pour des nouvelles moins importantes, tandis que des annonces ou des problèmes plus importants méritent un e-mail détaillé ou un rapport officiel. Les assistant(e)s de direction devraient également être en mesure de donner des directives. Les meilleur(e)s assistant(e)s supervisent souvent d’autres assistant(e)s administratifs et coordonnent les départements sur des projets spéciaux.
Ces responsabilités exigent la capacité de donner des instructions claires et de communiquer respectueusement avec le personnel.
Avoir une bonne gestion du temps
La gestion du temps est l’une des compétences les plus importantes de l’assistant(e) de direction. Les tâches des assistant(e)s ont tendance à être limitées dans le temps. Rester concentré et terminer les tâches à temps est essentiel pour réussir au travail. Sans oublier que les assistant(e)s de direction reçoivent des flux de travail réguliers et peuvent facilement prendre du retard s’ils ne restent pas au courant des affectations. De bonnes compétences en gestion du temps assurent le bon déroulement des opérations et réduisent les niveaux de stress. Les assistant(e)s doivent avoir une bonne idée des tâches à prioriser et du temps à consacrer à chaque tâche. Lorsqu’une tâche prend plus de temps que prévu, les bons assistant(e)s savent quand demander de l’aide ou déléguer le travail à un collaborateur. De plus, les assistant(e)s compétents savent comment créer des flux de travail efficaces et fixer des limites.
Si les assistant(e)s de direction n’assument pas leurs responsabilités au cours de la journée de travail, ils peuvent se retrouver à travailler tard ou à surmener. Pour éviter l’épuisement professionnel, l’assistant(e) intelligent reste concentré(e) pendant les heures de travail et se débranche à la fin de la journée.
Être organisé(e)
Les compétences organisationnelles sont l’une des principales forces de l’assistant(e) de direction. Les assistant(e)s de direction jonglent avec de nombreuses tâches et de grandes quantités d’informations. Sans un système ordonné, les assistant(e)s peuvent facilement prendre du retard, manquer des délais ou perdre la trace de détails importants. L’assistant(e) organisé(e) peut trouver des réponses rapidement et assurer le bon déroulement des opérations. Ces individus sont plus calmes, plus efficaces et semblent plus compétents. Les problèmes se présentent et les collègues ont des questions. Les téléphones sonnent, les plans changent.
Les assistant(e)s de direction avisés doivent accepter les interruptions sans se presser et apprendre à établir des priorités de manière efficace.
Développez de bonnes compétences en technologie de l’information
Un bon assistant de direction devrait avoir les compétences informatiques suivantes :Microsoft Word (niveau avancé), Microsoft Excel (niveau intermédiaire), Microsoft PowerPoint (niveau avancé), une bonne connaissance des logiciels de stockage des messageries comme Outlook, Lotus Notes ou Eudora. Il serait aussi avantageux d’avoir une bonne connaissance des logiciels de base de données comme Microsoft Access, ainsi qu’une certaine connaissance de Microsoft Project.
Acquérez la maitrise de l’Internet
Un assistant de direction devrait également avoir la maitrise de l’Internet, car il peut être sollicité pour faire des recherches ou effectuer des tâches qui nécessitent un savoir-faire dans l’environnement du Web. Une bonne connaissance du commerce en ligne et du fonctionnement des moteurs de recherche est aussi un atout. Ces connaissances lui permettront de valoriser encore plus son rôle et fournir au patron les meilleurs services qui soient.
Être multitâche
Il est rare qu’un(e) assistant(e) de direction ait la liberté de se déplacer à un rythme tranquille et de se concentrer sur une mission à la fois. Les assistant(e)s qualifiés doivent être multitâches, prêts à pivoter à tout moment lorsqu’un besoin urgent se fait sentir. Ensuite, ils doivent reprendre la tâche précédente à la fin de la crise. Souvent, ce changement se produit plusieurs fois au cours de la journée.
Avoir une bonne saisie de données
La saisie de données est l’une des compétences techniques les plus souhaitables pour les assistant(e)s de direction. La tenue de dossiers est l’une des principales fonctions des assistant(e)s. Les assistant(e)s de direction rédigent et éditent souvent les procès-verbaux des réunions, entretiennent les bases de données et gèrent les systèmes de classement. Les assistant(e)s de direction doivent donc être capables de saisir des informations avec un degré élevé de rapidité et de précision. Ils doivent aussi savoir récupérer les données rapidement.
Améliorez vos aptitudes en bureautique
En ce siècle technologiquement avancé, il est essentiel que les assistants de direction maitrisent les nouvelles technologies. Ils devraient être informés des derniers gadgets de la bureautique puisqu’ils sont censés savoir comment utiliser et même réparer certains appareils comme les photocopieurs de bureau. Ils sont tenus de comprendre les caractéristiques des appareils dernier cri de marque tels que le « Blackberry » que le patron utilise. Un bon assistant peut même recommander le changement des outils de bureau pour améliorer l’efficacité de l’entreprise. Il peut faire les recherches nécessaires pour comprendre comment mettre en œuvre de nouvelles technologies assez rentables pour l’entreprise.
Développez les compétences nécessaires pour :
Surveiller le courriel du patron et répondre en son nom, déléguer le travail au nom du patron, gérer l’agenda électronique du patron, prendre des notes, préparer les documents pour les réunions, gérer et rédiger les rapports des réunions, organiser et gérer les évènements, prendre des dispositions pour les voyages importants, préparer les programmes complexes, gérer un budget, assister à des évènements et réunions en tant que représentant du patron, mener des recherches sur Internet, préparer des présentations, rédiger des correspondances, des rapports, des notes de service et des sommaires, procéder à la mise à jour des sites Web et Intranets, maintenir un système de classement efficace, saisir des documents rapidement et avec précision, fournir la papèterie et les équipements de bureau, gérer les projets et superviser le personnel.
Les assistant(e)s de direction sont des experts en résolution de problèmes et en capacité de synthèse. Les cadres font souvent appel à des assistant(e)s pour relever des défis auxquels ils n’ont ni le temps ni la bande passante pour y remédier. Les collaborateurs rapportent généralement les problèmes à l’attention de l’exécutif, et le patron, le directeur ou le manager n’a peut-être pas le temps de gérer chaque problème. Ces obstacles vont du banal, comme trouver un nouveau fournisseur d’encre d’imprimante, à l’inhabituel, comme retrouver une tablette laissée dans un avion lors d’un voyage d’affaires. Les assistant(e)s sont souvent confrontés à de multiples obstacles, ou sont confrontés à des problèmes étranges. Une réflexion originale et imaginative est nécessaire pour résoudre ces problèmes.
La capacité à proposer des solutions alternatives et à réfléchir est essentielle pour les assistant(e)s de direction qui font face à des problématiques quotidiennes.
Savoir prendre des décisions
Les assistant(e)s de direction prennent des dizaines de décisions chaque jour. Bien que les cadres confient parfois des tâches ou des affectations aux assistant(e)s, il y a souvent peu de surveillance et de direction : les assistant(e)s de direction savent ce qu’ils doivent faire et doivent décider de la meilleure façon d’accomplir les tâches. Il arrive parfois que les assistant(e)s de direction doivent prendre des décisions urgentes lorsque les cadres ne sont pas là. Les meilleurs assistant(e)s comprennent les limites de leurs pouvoirs et savent quand passer l’appel et approuver eux-mêmes une décision, et quand avertir le patron de l’entreprise.
Faire preuve de leadership
Bien que les assistant(e)s de direction soient le bras droit du dirigeant et sous son autorité, ils sont également des leaders à part entière. Les assistant(e)s de direction supervisent souvent les adjoints administratifs ou dirigent des projets spéciaux. Ils établissent et gèrent également eux-mêmes leurs propres objectifs et flux de travail. Les compétences en leadership aident les assistant(e)s de direction à s’approprier leurs rôles. La capacité de prendre des initiatives, de donner des instructions et d’être responsable des résultats sert bien les assistant(e)s.
Savoir coordonner des événements
La coordination d’événements est une compétence précieuse à avoir en tant qu’assistant(e) de direction. La description de poste de chaque assistant(e) n’inclut pas la planification de fêtes et d’événements, mais il existe encore des situations où ces compétences sont utiles. Par exemple, peut-être que l’assistant(e) doit commander un service de restauration pour une réunion du conseil d’administration, bien doit changer l’ordre du programme lors d’une retraite d’entreprise parce que le conférencier principal n’est pas encore arrivé. Être capable de rechercher des fournisseurs, de passer des appels, de négocier des prix, de recruter des aides, d’écrire une série d’émissions, de décorer et de s’occuper de petits détails est pratique lorsque vous êtes le bras droit d’un cadre qui pourrait avoir besoin d’organiser un événement.
Avoir des connaissances techniques
Les assistant(e)s doivent se tenir au courant des technologies d’entreprises actuelles. Si les patrons sont en retard sur le plan technologique, il est encore plus important pour un(e) assistant(e) d’être averti en matière de technologie. Lorsque le patron aura besoin de récupérer un mot de passe pour un compte lié à un numéro de téléphone qu’il n’a plus depuis trois ans, son assistant(e) sera la personne au téléphone avec le support technique. Les assistant(e)s de direction doivent au minimum avoir des compétences de base sur Google Suite ou Microsoft Office Suite. Les assistant(e)s également savoir taper plus de 70 mots par minute, être capables d’apprendre rapidement de nouveaux logiciels et être à l’aise avec la recherche par e-mail et sur Internet.
Il est également sage de se familiariser avec le système d’exploitation du téléphone et de l’ordinateur portable du patron, car l’assistant(e) peut avoir besoin de dépanner à un moment donné.
Être discret(e)
Les assistant(e)s de direction traitent des informations confidentielles et des situations délicates, et la discrétion est de mise. Les assistant(e)s doivent agir avec tact et respecter la confidentialité. Ils ne doivent pas divulguer d’informations à d’autres services, intentionnellement ou non. Les commérages sont à bannir ! Les conversations de réunion ne doivent pas se transformer en conversations de salle de pause. Les assistant(e)s doivent également être conscients de l’endroit où ils laissent des documents sensibles ou s’éloignent de leurs écrans d’ordinateur sans d’abord fermer les fenêtres. Les assistant(e)s de direction ont tendance à être au courant des détails de la vie familiale du patron. L’assistant(e) peut être plus proche de la famille du patron que les autres employés et doit comprendre que c’est un privilège. Les assistant(e)s doivent évaluer et respecter les limites de leur cadre en dehors du travail.
Par exemple, s’il y a une urgence médicale avec les enfants du patron qui nécessite l’annulation d’une réunion, l’assistant(e) doit déterminer la quantité d’informations à divulguer. Un simple « doit partir tôt » peut suffire, ou « urgence médicale » si l’invité (client, prospect, partenaire…) est important. Un(e) bon assistant(e) protège la vie privée du patron !
Faire attention aux détails
L’attention portée aux détails est l’une des compétences les plus essentielles de l’assistant(e) de direction. Les cadres et leur entourage ont des attentes élevées. Bien qu’une faute de frappe ne soit pas un gros problème dans les positions inférieures, les erreurs peuvent avoir des conséquences aggravées à des niveaux plus élevés. Par exemple, mal orthographier un nom peut ne pas sembler un gros problème. Cependant, une mauvaise orthographe du nom d’un client potentiel ou du nom d’un membre du conseil d’administration pourrait signifier un manque de respect et nuire à la relation. Perdre une pièce de courrier importante peut entraîner des poursuites judiciaires. Même si le pire scénario ne se produit pas, les erreurs semblent peu professionnelles. Les cadres sont occupés et souvent pressés. Les assistant(e)s de direction sont la dernière ligne de défense contre les erreurs.
Il appartient aux assistant(e)s de direction de vérifier chaque détail, de vérifier chaque document et de garantir une exactitude totale.
Être souple et adaptable
Le changement est constant, en particulier dans le paysage commercial actuel. Les fonctions des assistant(e)s de direction changent souvent de jour en jour dans les temps les plus stables. Parfois, les assistant(e)s doivent changer de cap en cours de tâche. Les bons assistant(e)s sont flexibles, disponibles et prêts à essayer de nouvelles approches dans un souci d’expérimentation. En tant que premiers membres de l’équipe à être informés des décisions importantes, les assistant(e)s de direction sont fréquemment en première ligne des changements organisationnels. En adoptant une attitude positive, les assistant(e)s peuvent mener la charge et convaincre leurs collègues de s’adapter à ces changements. Ils peuvent également transmettre des préoccupations et des sentiments à l’exécutif. Par-dessus tout, les assistant(e)s de direction efficaces acceptent le changement avec aisance et sont rarement déconcertés par les remaniements de leurs routines.
En fait, les meilleurs assistant(e)s accueillent et acceptent le changement, savourant la capacité de relever le défi.
Savoir anticiper
Les bons assistant(e)s de direction répondent aux demandes du patron, mais les meilleur(e)s assistant(e)s de direction anticipent ces demandes et ont déjà des solutions prêtes. Par exemple, avoir une liste de contacts pour rencontrer les préposés et contacter les retardataires. Ou avoir quelques options de livraison de repas à portée de main un jour où l’exécutif a des réunions consécutives. L’anticipation est une exigence tacite du travail. Le rôle consiste à répondre aux besoins d’un cadre supérieur, et une partie du travail consiste à identifier et à prévoir ces besoins.
Faire preuve d’humilité
Finalement, l’humilité est l’un des traits les plus importants pour les assistant(e)s de direction. Les assistant(e)s de direction ont un rôle dans les coulisses. La mission de l’assistant(e) est d’aider son patron à réussir et à avoir l’air compétent. La reconnaissance est agréable, mais les assistant(e)s ne doivent pas s’attendre à des remerciements excessifs. Ces membres de l’équipe ne doivent pas non plus souligner à quel point leur patron est impuissant sans eux. Les meilleurs assistant(e)s de direction dirigent le spectacle sans se mettre sous les projecteurs : ils courent dans les coulisses pour permettre à la star de briller au centre de la scène ! Les assistant(e)s de direction doivent être compétents, mais pas arrogants. Associer haute performance et humilité n’est pas une tâche facile, mais c’est absolument nécessaire.
Les grands assistant(e)s de direction ont confiance en leurs capacités, tout en gardant un air modeste. Ils sont importants, mais pas auto-importants. Cette capacité d’humilité leur sert bien dans le rôle et les aide à mieux s’entendre avec les patrons et les collègues.
