Être organisé au travail : L’organisation est un élément clé de la productivité au travail, que l’on soit au bureau ou chez soi. Si on est encombré(e), aussi bien dans sa tête que sur son espace travail, notre attention diminue et nos performances aussi ! Si votre temps, vos idées et votre espace de travail sont bien organisés, il devient alors plus facile de rationaliser vos actions et vos pensées, et mener à bien vos projets et vos objectifs. Être organisé est une qualité recherchée par les recruteurs, car elle est l’un des meilleurs atouts pour fournir un travail de qualité. De nombreux salariés sont pourtant confrontés à des difficultés d’organisation plus ou moins importantes. Si vous en faites partie, sachez qu’il existe des solutions simples et efficaces. JeunInfo vous donne quelques conseils pour faciliter votre vie professionnelle par une meilleure organisation.
Consignez vos activités dans un journal
Comment être organisé au travail : prenez une semaine pour noter chacune de vos activités au fur et à mesure. Cette semaine type vous permettra d’avoir une vision d’ensemble de vos tâches quotidiennes. Vous pourrez les classer en fonction du temps qu’elles nécessitent et des objectifs qu’elles vous permettront d’atteindre.
Déterminez vos pics de productivité
Certaines personnes sont plus actives durant la matinée tandis que d’autres sont plus efficaces après le déjeuner. Quelle que soit la période la plus propice pour vous, profitez?en pour réaliser les tâches les plus importantes et les plus complexes.
Créez des blocs de temps/tâche
Une bonne planification est la base de toute productivité et permet de se mettre en marche. Pour cela, observez-vous : êtes-vous plus efficace le matin ? L’après-midi ? En fin de journée ? Par exemple, les lève-tôt font les choses le plus efficacement avant le déjeuner, tandis que les noctambules ont tendance à être plus créatifs le soir. Comment être organisé au travail: réfléchissez au moment où vous travaillez le mieux et regroupez vos tâches selon le moment de la journée qui vous convient. En règle générale, le matin est idéal pour les tâches qui nécessitent la réflexion et/ou des tâches urgentes et importantes. Midi est un moment délicat de la journée parce que votre niveau d’énergie s’est probablement dissipé. C’est le moment de réaliser des tâches que vous jugez ennuyeuses et routinières et qui ne nécessitent pas beaucoup de matière grise ! Par exemple : répondre aux e-mails, fixer des rendez-vous, etc. On peut parfois avoir besoin de travailler le soir, ou préférer ce moment de la journée. Les soirées peuvent être réservées à la planification et à la préparation du lendemain.
Définissez ce qui a de l’importance
Comment être organisé au travail : urgent ? Important ? Les deux ? Apprendre à définir une tache permet ensuite de mieux prioriser. La détermination de vos priorités permet de travailler plus intelligemment, de façon plus sereine, et souvent plus rapide.
Hiérarchisez vos tâches
Prenez l’habitude d’avoir un agenda sous forme papier ou numérique. Avant de partir le soir ou en arrivant le matin, marquez les activités les plus importantes : rapport à rendre dans un délai court, préparation d’un rendez?vous… Cela vous permettra d’accorder le temps et l’énergie nécessaires à chaque tâche sans vous éparpiller. Néanmoins, restez suffisamment flexible pour intégrer de nouveaux impératifs en cas de changement de situation . Si vous n’êtes pas sûr de l’importance relative d’une tâche, demandez des précisions à votre collaborateur ou à votre supérieur.
Hiérarchiser ne signifie pas procrastiner ! Autrement dit, si vous avez des tâches peu importantes, mais facilement réalisables, ne les repoussez pas au lendemain. Acquittez?vous de ces petites activités aussi rapidement que possible afin de pouvoir vous concentrer sur les points les plus importants.
Estimez le temps pour chaque tâche
Avoir une liste c’est bien, mais, en combien de temps vais-je pouvoir cocher toutes ses cases ? Voilà pourquoi il est important d’estimer le temps nécessaire à chacune des tâches. Comment le savoir ? C’est simple : un peu comme un avocat ou toute personne ayant une profession libérale le fait pour facturer ses clients, prenez l’habitude de noter le temps que vous passez à réaliser telle ou telle activité. L’idée ensuite n’est pas de remplir au maximum votre journée : programmez seulement 60% de votre temps. Cela vous permettra de pouvoir répondre aux évènements imprévisibles, comme une négociation difficile avec un client, et de ne pas manquer de temps. Si vous trouvez que vous manquez souvent de temps, deux possibilités : soit vous surchargez trop votre journée (point suivant), soit vous n’êtes pas assez strict(e) au niveau des interruptions (voir point n°6).
Soyez productif mais ne vous surchargez pas !
Comment être organisé au travail : C’est aussi pour cette raison qu’il est préférable de réaliser les taches importantes et/ou urgentes en premier. Cela ne sert à rien de surcharger votre agenda. Il est vrai que si l’on se sent en pleine forme, on a tendance à en rajouter mais s’il vous reste un peu de temps, profitez au contraire de cette liberté pour réaliser des taches et des activités que vous n’avez jamais le temps de faire et qui vous font plaisir.
Organisez votre espace de travail
Comment être organisé au travail: que vous ayez un petit bureau ou une véritable pièce, votre espace doit être propice à un travail efficace ! Un espace de travail désordonné risque de générer du stress et de limiter votre productivité. Il ne s’agit pas non plus de devenir un maniaque de la propreté ! Il vous suffit simplement de prendre l’habitude de ranger votre bureau . Rangez votre espace de travail. Débarrassez?vous de tous les dossiers et déchets qui jonchent votre bureau. En revanche, classez soigneusement les pièces importantes. Rangez et nettoyez votre espace de travail dès que vous en avez la possibilité : pendant une période d’activité creuse, pendant une pause, entre deux tâches…
Nettoyez au fur et à mesure. De cette façon, vous évitez d’accumuler les papiers ou les restes de nourriture sur votre bureau. Gardez le nécessaire à portée de main : téléphone, stylo, bloc de papier… Organisez votre espace de travail pour le rendre aussi fonctionnel que possible.
Planifiez votre journée
Pour vous organiser efficacement, vous devez prévoir vos rendez?vous, mais aussi toutes les autres tâches professionnelles telles que la lecture de votre courrier électronique, la rédaction de rapports… Par exemple, vous pouvez consacrer une ou deux journées de la semaine aux rendez?vous et le reste de la semaine à vos autres tâches. Ne cherchez pas à remplir les périodes creuses à tout prix. Profitez?en pour vous détendre ou réfléchir à des problèmes moins immédiats. Ces périodes de faible activité peuvent aussi permettre de prévoir l’imprévu . Utilisez un agenda ou un calendrier. Vous pouvez choisir un agenda en version papier, un agenda électronique ou des applications de type iCalendar ou Google Now. Catégorisez vos activités. Par exemple, vous pouvez les classer par type (projet, évènement, réunion, pause…) ou par ordre d’importance. Choisissez un système vous permettant de visualiser vos activités principales d’un coup d’œil . Optimisez l’utilisation des outils numériques. Par exemple, Outlook peut être utilisé à titre de carnet d’adresses, de calendrier ou de liste d’activités à faire.
En vous servant du même outil pour planifier votre vie professionnelle, vous gagnez en efficacité . Si cela est possible, déléguez une partie de votre travail. Il peut être difficile de charger un assistant de tâches qui vous sont dévolues ou de solliciter l’aide d’un collègue . Pourtant, cela permet de vous recentrer sur les activités que seul vous pouvez faire et d’optimiser votre gestion de votre temps .
Le pire lorsqu’on veut travailler ? Être interrompu(e) sans arrêt ! Et aujourd’hui, entre les notifications mobiles intempestives, les groupes WhatsApp, et les emails, la tentation est grande de se laisser disperser…Ce phénomène – ou “biais de la nouveauté” – nous fait changer de taches involontairement, et nous fait perdre plus de temps qu’on ne voudrait le croire. Or, certains ont beau se vanter d’être multitâches, il n’en demeure pas moins que l’humain ne l’est pas. On peut bien entendu gérer plusieurs projets dans la même journée, mais pour se faire il faut être concentré(e) ET compartimenter les tâches qui sont allouées à ses projets. Un conseil ? Comment être organisé au travail : mettez tout simplement hors de vue votre téléphone portable, désactivez les notifications mobiles ainsi que celles de votre ordinateur. Si vous le pouvez, écoutez de la musique douce, de préférence sans paroles, comme du jazz ou du classique. Vous verrez, votre concentration n’en sera que meilleure, tout comme votre efficacité. Enfin, prenez l’habitude de terminer chaque tache avant de passer à celle d’après.
Faites le point régulièrement
Votre liste de tâches doit évoluer ! Prenez le temps de réviser votre plan d’action régulièrement, par exemple à la fin de la journée ou une fois par semaine. Cela vous permettra de vous rendre compte de son avancement : qu’avez-vous réussi à accomplir ? Quelles sont les missions qui stagnent ? Pourquoi ? Après cette analyse, vous pourrez procéder à des modifications, par exemple déléguer certaines tâches, les réévaluer, en parler à votre supérieur, etc.
Si possible, programmez la lecture de votre courrier électronique
Certains postes peuvent requérir une connexion permanente à vos messages. Si ce n’est pas votre cas, ne lisez vos mails qu’à des moments prévus dans la journée.
Classez vos mails
Marquez les conversations importantes et classez vos mails en fonction de leur objet, de leur expéditeur … Servez?vous des fonctionnalités proposées par Outlook (dossiers et sous-dossiers) ou Gmail (libellés) . Effacez les messages au fur et à mesure de leur traitement. Archivez les conversations et les mails importants ou dont vous pourriez avoir besoin. Le fait d’avoir une boite vide, dont tous les messages ont été lus et traités, peut être un soulagement en fin de journée. Si vous en faites une règle de travail, veillez à ne bâcler le traitement de vos mails .
Rangez et organisez votre espace de travail
Que vous travailliez à votre domicile ou au sein d’une entreprise, un espace de travail (bureau physique mais également virtuel) propre et organisé favorise l’efficacité et la concentration. Utilisez des boites de rangement, des classeurs ou tout autre système qui vous permettra d’accéder facilement à l’information ou à ce dont vous avez besoin sans que cela ne vienne perturber votre champ de vision. Vous l’aurez compris, bien s’organiser dans son travail, cela s’apprend ! Mais en suivant ces conseils, vous devriez être en mesure de travailler intelligemment, et être productif(ve) sans vous éparpiller. Bonne chance !
Optimisez les moyens de communication
Que ce soit entre collègues ou avec des partenaires, ne vous cantonnez pas à une conversation par mail. La conversation instantanée ou tout simplement le téléphone sont des solutions à privilégier pour leur rapidité et le contact humain. Elles peuvent vous faire gagner un temps précieux et vous épargner le stress d’attendre la réponse de votre interlocuteur. De plus, il est plus facile d’échanger des informations dans le fil d’une conversation orale que par écrit.
Limitez les interruptions de travail intempestives
Il est essentiel de prendre des pauses dans la journée. À l’inverse, vous interrompre au milieu d’une tâche pour répondre au téléphone ou à un collègue qui passe devant votre bureau casse votre rythme de travail et vous fait perdre du temps. Sans vous isoler complètement, n’hésitez pas à fermer votre porte ou à laisser votre téléphone sur répondeur. Une fois votre tâche terminée, répondez aux diverses sollicitations. Ceci dit, n’en faites pas une règle absolue au risque de paraitre asocial ou inaccessible !
Utilisez le cloud computing
Cette technologie permet de stocker de grandes quantités d’informations via un serveur distant. Elle est donc peu couteuse et améliore l’accessibilité des données. Ainsi, vous pouvez travailler depuis n’importe quel appareil pourvu qu’il ait un accès à internet. Le cloud computing peut améliorer la qualité de votre travail et votre gestion du temps, car il permet de travailler plus vite et de manière plus efficace . Ce service est en général disponible sous forme d’un abonnement payé par l’entreprise. N’hésitez pas à proposer l’utilisation de cette technologie pour votre service.
Utilisez les fonctionnalités proposées par les moteurs de recherche
Vous avez peut?être déjà l’habitude d’enregistrer et de classer les sites dans vos favoris à titre personnel. N’hésitez pas à faire de même au bureau, surtout si vous avez votre propre ordinateur. Par exemple, les sites des entreprises partenaires ou d’information générale sont des sources auxquelles vous devez avoir accès rapidement.
Ne cherchez pas à faire plusieurs tâches à la fois
Dans un monde dominé par les technologies de l’information et de la communication, on attend du salarié qu’il soit toujours disponible et qu’il réponde à toutes les sollicitations en même temps. Tous les experts s’accordent à dire que ce phénomène de multitasking entraine, contrairement aux apparences, une perte de temps et de qualité de travail . Lorsque notre cerveau est saturé d’informations, il n’a pas le temps de tout analyser. Ainsi, réaliser plusieurs tâches en même temps augmente le stress et diminue la capacité d’analyse et de concentration. Il est donc plus judicieux de résoudre un problème à la fois .
Créez votre propre planning
Au?delà de la mise en place d’un agenda précis (rendez?vous, évènement, réunion…), il est bon d’avoir un planning général de votre journée. Cela vous permettra de prévoir les pics d’activité et les périodes de repos. Certaines activités, comme la réflexion sur un projet ou l’étude du dossier d’un client, requièrent de la concentration et de l’analyse. Pour améliorer votre efficacité, prévoyez une durée précise à consacrer à ce type d’activité. Si vous enchainez les dossiers ou les projets, votre capacité intellectuelle risque de diminuer, vous rendant moins efficient. De même, des tâches plus fastidieuses telles que la lecture de courrier ou de rapport doivent être limitées dans le temps. Sinon, vous risquez de ressentir un sentiment d’ennui et donc de reporter ou de retarder l’activité. Prévoyez du temps supplémentaire pour certaines activités. En effet, les réunions ou les rendez?vous peuvent durer plus longtemps que prévu.
En fonction de votre expérience, incluez dans votre planning une plage horaire plus importante que la durée annoncée de l’évènement.
Vous pouvez utiliser une alarme
Elle peut vous rappeler un évènement, signaler la fin de la durée impartie pour la réalisation d’une tâche ou simplement vous donner un rythme de travail. Évitez cependant de la faire sonner de manière intempestive, car cela risque de vous stresser sans vous rendre plus efficace.
Ne reportez pas vos tâches sans une raison valable
L’ennui, la lassitude, la volonté de quitter le bureau plus tôt… sont autant de mauvaises raisons de reporter une activité. Procrastiner est une véritable perte de temps et d’efficacité. Cependant, vous devez rester flexible. Si un imprévu survient (réunion de dernière minute, révision d’un dossier urgent…), notez ce qu’il vous reste à faire et reprenez votre activité plus tard. Vous pouvez aussi mettre en place une solution alternative. Par exemple, si vous ne pouvez pas vous rendre à une réunion, essayez de mettre en place une conférence téléphonique.
Prenez des pauses
Comme évoqué dans l’article, il est impératif de prévoir des périodes de repos physique et intellectuel . En effet, prendre une pause l’après?midi pour faire ce que l’on pas eu le temps d’accomplir le matin est inutile. La pause permet de prendre du recul, d’apprécier le travail accompli et d’échanger avec les collègues. De plus, elle permet de mieux s’organiser et d’améliorer la productivité. Si vous êtes submergé de travail, inscrivez la période de pause dans votre agenda pour ne pas l’oublier. Au besoin, prévoyez une alarme.
Dormez suffisamment
Les bienfaits du sommeil sont reconnus depuis toujours. Pourtant, nombreux sont les travailleurs qui ne dorment pas suffisamment. Installez une routine afin de passer une bonne nuit de sept ou huit heures de sommeil.
Ne vous comparez pas à vos collègues
Chacun a un rôle particulier qu’il appréhende différemment. Une méthode d’organisation efficace pour un collègue ne le sera pas forcément pour vous. Vous pouvez échanger sur les meilleures pratiques, mais vous devez trouver votre propre système.
S’organiser est un processus qui prend du temps
Votre emploi du temps se mettra en place au fur et à mesure de votre expérience dans l’entreprise. Ne cherchez pas à suivre à tout prix votre agenda et soyez flexible. Commencez par une organisation générale (bureau ordonné, répartition du temps entre travail et pause…) puis affinez-la progressivement.
Commencez par une organisation générale (bureau ordonné, répartition du temps entre travail et pause…) puis affinez-la progressivement.
