COMMENT ORGANISER UNE CONFERENCE

Comment organiser une conférence ?

Vous avez décidé d’organiser une conférence. Il s’agit d’une tâche importante. Vous devriez commencer à planifier la conférence au moins 8 mois avant la date choisie. (Pour une conférence plus importante, vous pourriez commencer la planification un an avant). Vous allez devoir gérer de nombreux paramètres. Un million de questions se bousculent certainement dans votre esprit. Où commencer ? Comment trouver les bons intervenants à inviter ? Quel lieu correspondra le mieux à vos besoins ? Nul besoin d’avoir inventé l’eau chaude pour s’en sortir. Il suffit de respecter quelques étapes précises. Les conférences forment une excellente occasion pour réunir des personnes pour échanger leurs points de vue sur des sujets qu’ils partagent. Souvent, ces évènements ont lieu dans les universités, les secteurs économiques, les groupes de commercialisation ou les associations religieuses. Si vous décidez d’organiser une conférence, vous réaliserez que la réussite est d’abord assujettie à la production d’une longue liste de choses à faire.

En effet, il sera nécessaire de louer une salle, dresser la liste des participants, se procurer le matériel nécessaire, des ordinateurs, et aussi trouver un service de restaurant pour les rafraichissements et les repas. Si vous avez des doutes, faites une pause, inspirez profondément, et ne mettez surtout pas en cause vos capacités de réussir brillamment votre projet. La clé réside dans une organisation où une étape correspond à un seul objectif. De plus, vous devrez connaître constamment les progrès réalisés et les travaux qui restent à faire.

Commencez tôt

Organiser une conférence :  Le lancement des préparatifs devrait avoir lieu au moins 8 mois avant, et même plus tôt si les participants sont nombreux, ou si l’objet de la conférence est complexe . N’oubliez pas aussi que les salles et les services de repas doivent être réservés des mois à l’avance. D’autre part, de nombreux participants auront besoin d’un certain temps pour organiser leur voyage.

Créez un comité

Réunissez votre équipe idéale

Il est fort probable que vous n’organiserez pas l’intégralité de la conférence par vous-même. Ce serait même étonnant que vous le fassiez. Vous aurez besoin d’une équipe de collaborateurs impliqués pour endosser la responsabilité des différents aspects de la planification, des négociations et de la promotion. Le cœur de votre équipe inclura certainement :

1. Une équipe de planification : le lieu où se déroulera la conférence, l’hébergement, les activités, la restauration.
2. 1. Une équipe administrative : pour gérer le budget, les inscriptions des participants, la vente des billets. Cette équipe / personne sera également le référent principal pour les questions relatives à la conférence.
   2. Une équipe marketing : pour contacter les médias, créer des supports promotionnels, gérer votre site web, votre blog et les activités sur les réseaux sociaux.
   3. Une équipe pour le sponsoring : chargée de trouver des sponsors, de déposer des demandes de subvention et de collecter des fonds. (Ne s’applique évidemment qu’aux conférences dépendant de financements externes).
   4. Des volontaires : pour aider à gérer toutes les activités sur place, le jour de la conférence : gérer les entrées, scanner les billets, suivre de la liste des invités, gérer les vestiaires, orienter les participants, etc.

Votre travail principal consistera à coordonner l’équipe, définir les priorités et déléguer des responsabilités.

Écrivez vos buts et votre ordre du jour

Organiser une conférence : Il s’agit de définir clairement ce que vous souhaitez accomplir en organisant votre conférence. Cette étape vous facilitera la prise de décision. En connaissant d’avance la nature du message que vous cherchez à faire passer, vous serez plus à l’aise pour progresser. Si vous n’avez jamais fait ce travail, il est préférable de suivre un plan simple et facile à mettre en œuvre. Normalement, la durée de la conférence ne devrait pas dépasser une ou deux journées, avec 250 à 300 participants au plus .

Préparez un budget & un business plan

Que votre conférence soit financée par des sponsors ou non, vous devrez rassembler un budget. Vous devrez savoir d’où vient votre argent et où il est dépensé. Établir un budget vous aidera également à fixer le tarif de la participation à votre conférence. Voici certains des points les plus courants à inclure dans votre budget :

• • Le lieu de la conférence
  • L’hébergement
  • Le transport
  • La restauration
  • Les frais des intervenants
  • Les activités
  • Le marketing
  • Les membres de l’équipe

Préparer un budget avec des estimations réalistes vous sera d’une grande utilité lorsque vous vous mettrez en quête d’un site et que vous négocierez des contrats. Vous ne pouvez rien faire si vous ne connaissez pas le montant global dont vous disposerez pour organiser la conférence. En fait, il suffit de répartir ce montant entre les différents postes : la location d’une salle, le matériel et la rétribution des conférenciers. Appliquez votre budget scrupuleusement, et si vous déléguez certaines de vos responsabilités, vérifiez que vos collaborateurs respectent leurs limites financières.

• Le budget peut être réduit si vous faites appel à un mécène pour sponsoriser la conférence. Il vous offrira de l’argent, mais il aura aussi son mot à dire sur le contenu. En général, il inclura des interventions ou un panel d’experts, et son nom apparaitra sur les affiches avec son propre logo. En contrepartie, vous aurez l’avantage de recevoir de l’argent à l’avance, ce qui vous permettra de progresser dans vos préparatifs. Les sponsors peuvent être des chefs d’entreprises locales ou des philanthropes, selon l’objet de la conférence .

Trouvez des sponsors des subventions [optionnel]

Organiser une conférence : N’oubliez pas que les participants n’aimeraient pas passer leurs journées sans prendre un repas décent, et la plupart d’entre eux ignorent ce qui est disponible sur les lieux. Vous avez le choix entre le restaurant du lieu, s’il existe, et un traiteur extérieur qui apporte le petit déjeuner, le déjeuner ainsi que les collations. Ne perdez pas de vue que certains participants pourraient avoir des allergies, des restrictions ou des préférences qui risquent de compliquer le choix du menu. Un traiteur expérimenté pourrait proposer des menus pour végétariens ou des plats sans gluten, de la nourriture cachère, sans noix, etc.

Si vous financez votre conférence par vos propres moyens sans chercher de source externe de revenus, vous pouvez vous permettre de sauter cette étape. Si ce n’est pas le cas, vous devrez chercher des sponsors ou organiser des collectes de fonds. Le point clé à garder à l’esprit est que les sponsors et leurs valeurs devraient correspondre au thème de votre conférence. Accepteriez-vous que McDonald’s sponsorise votre conférence « Retrouvons la forme » ? Commencez par trouver des sponsors qui financent des événements similaires, ou qui sont généralement associés aux principaux thèmes de votre conférence.

Décidez de la place que devraient occuper vos sponsors dans la façon dont se déroulera votre conférence. Accepterez-vous d’apposer leur marque et leur logo sur le moindre équipement ? Pourront-ils faire venir leurs propres intervenants

Choisissez le lieu et la date

Il est maintenant temps de décider du moment où se tiendra votre conférence. Comme expliqué précédemment, la date de votre conférence devrait se situer dans 8 mois à un an. Vous devrez également déterminer sa durée. Le consensus dans l’industrie est qu’une conférence dénombrant environ 300 participants requiert deux jours entiers. Plus elle est importante, plus elle est complexe, plus cette durée peut augmenter.

Voici quelques règles générales à garder à l’esprit :

1. 1. Choisissez une date qui n’entre pas en conflit avec d’autres événements majeurs, comme des festivals. Les événements au niveau de la ville augmentent les tarifs des vols et entravent généralement les transports pour se rendre et quitter la conférence. Il est également déconseillé de mettre sa conférence en compétition avec des événements d’envergure.
   2. Évitez les périodes des vacances d’hiver et d’été, lorsque les gens partent en vacances. Il vaut mieux cibler une date entre la mi-mars et la fin du mois de juin, ou entre le début du mois de septembre et la fin du mois de novembre.
   3. Ne prévoyez jamais de conférence le week-end. Pour la plupart des participants, assister à une conférence fait partie de leur travail, et il est donc recommandé de la tenir en semaine.
   4. Essayez de cibler la fin de la semaine, afin que les participants devant se déplacer puissent rester et profiter du lieu durant leur jour de repos. Le jeudi et le vendredi sont les jours les plus adaptés pour une conférence.

Organiser une conférence : En fixant une date, vous aurez un point de repère à partir duquel tout planifier et mieux vous organiser dans vos préparatifs. Même si vous n’êtes pas encore prêt à fixer ces éléments, vous devrez avoir une idée sur la durée de la conférence.

• Probablement, vous aurez des contraintes concernant la date en fonction de vos engagements, mais généralement une conférence est programmée pour une certaine période de l’année et pendant certains jours de la semaine. Par exemple en Europe, ce genre d’évènement a lieu entre mars et juin ou septembre et octobre. Pour d’autres périodes, la participation du public risque d’être restreinte. De plus, les journées comprennent le lundi et le mardi ou le jeudi et le vendredi . Inspirez-vous des normes suivies dans votre branche d’activité avant de choisir votre période.
• La durée dépend du nombre des participants et des objectifs à atteindre. Pour une audience de 250 à 300 personnes, prévoyez au moins 2 journées pleines .
• Généralement, vous choisirez de tenir la conférence dans votre ville. Cependant, vous devez tenir compte des commodités disponibles comme un aéroport, des hôtels et des salles bien équipées. Il est préférable d’opter pour une capitale ou une grande agglomération attrayante que les participants seraient tentés de visiter. Une personne hésitante pourrait décider de participer à une conférence qui se déroule dans une région touristique  .

Réservez le lieu

1. Les campus universitaires : ils conviennent mieux à des événements académiques plus restreints et leur location est souvent très accessible.
2. Les hôtels : ils sont le plus souvent équipés de ressources dédiées aux conférences et de leur propre service de restauration. Ils proposent à la fois l’hébergement et l’espace pour les conférences, ce qui en fait le meilleur choix pour un service complet. Ils s’agit également de l’option généralement la plus coûteuse.
3. Les établissements indépendants : Cette catégorie inclut tous les autres types d’établissements pouvant accueillir des conférences. La plupart se spécialisent dans des types d’événements spécifiques.

Le tarif de la location ne constitue cependant qu’une partie du puzzle. Voici quelques autres facteurs à prendre en compte lorsque vous chercherez le lieu idéal :

• • La taille : Réserver un site trop petit, dans lequel les participants seront serrés dans une minuscule salle, est assurément une mauvaise idée. De même, se procurer un endroit immense pour y accueillir une foule relativement modeste, ne sera pas seulement douloureux pour votre portefeuille, mais donnera une impression de vide et de faible participation à votre conférence.
  • L’emplacement : Il est plus judicieux de choisir un emplacement un peu isolé, afin que les participants puissent se concentrer plus facilement sur la conférence elle-même. Vous auriez même encore plus intérêt à choisir un cadre relaxant et pittoresque invitant à la détente.
  • L’atmosphère : Il est crucial que l’ambiance du lieu choisi corresponde à votre public cible et à votre thème. Il est par exemple déconseillé d’animer une conférence d’affaires dans un gigantesque gymnase.
  • Les installations : Le lieu où se tiendra la conférence est-il convenablement agencé et les configurations des salles de conférences conviennent-elles à vos besoins ? Propose-t-il les installations nécessaires comme des pièces plus petites pour les réunions de groupe ?
  • L’hébergement : Le lieu où se tiendra la conférence comprend-il l’hébergement ou bien y a-t-il des hôtels à proximité ?
  • La restauration : La restauration est-elle incluse ou des sociétés de restauration extérieures pourront-elles facilement se rendre et travailler sur place ? Si ce n’est pas le cas, aurez-vous accès à des restaurants et des cafés convenables dans les environs ? Ne perdez pas de vue certaines restrictions alimentaires : végétalien, casher, allergiques aux fruits à coque, etc.
  • Le transport: Les participants pourront-ils facilement gagner le lieu de la conférence par les transports publics ? Les aires de stationnement sont-elles suffisamment nombreuses pour les participants venant en voiture ?
  • Les aspects techniques : La salle dispose-t-elle des équipements informatiques, audio et vidéo adaptés ? Vous aurez besoin d’écrans de projection, de microphones et de nombreuses bornes de recharge pour les participants, ainsi qu’une excellente connexion wi-fi évidemment.

Durant les négociations avec des lieux de conférence potentiels, insistez pour y avoir accès plus tôt, afin d’effectuer une « répétition » ou une visite avec votre équipe, avant la conférence. Vous devriez avoir la possibilité de vérifier que chaque détail est en place avant le grand jour.

Petit conseil : Si le lieu idéal dépasse votre budget, cherchez à savoir si vous pouvez négocier un tarif plus bas en échange d’un contrat pluriannuel (si tant est que vous organisez une conférence périodique). Si vous trouvez qu’il est trop contraignant de trouver un lieu, envisagez de faire appel à un “chasseur d’emplacement” pour s’en charger à votre place.

Fixez le prix des tickets et les modes de commercialisation

Organiser une conférence : La participation à certaines conférences est gratuite. Par contre pour d’autres, le prix est exorbitant. En fixant le vôtre et la date de mise en vente des tickets, vous devrez prendre en compte certains facteurs.  Quel est le cout de l’organisation de la conférence ? S’il s’agit d’une modeste réunion locale, ce cout sera minime ou même nul. Par conséquent, il est bon d’opter pour une participation gratuite. Une autre méthode consiste à ne pas faire payer les intervenants. Les autres participants devront régler une somme modique pour couvrir les frais d’organisation. Généralement, pour assister à une conférence qui dure plusieurs jours ou qui inclut des repas, il faut payer des frais d’inscription qui varient de quelques dizaines à des centaines d’euros, selon la nature de la conférence  .

Parfois, le prix dépend de la situation professionnelle des participants. À titre d’exemple, les étudiants ou les membres de l’association organisatrice paient moins cher que le reste du public quand il s’agit d’une conférence universitaire.

Prévoir la restauration & autres prestataires de services [optionnel]

Habituellement, les centres de Congrès proposent également la restauration sur place. Si ce n’est pas le cas, vous devrez faire appel à des prestataires externes. Décidez du type de rafraîchissements que vous souhaitez offrir et du nombre de pauses qui seront consacrées à la restauration. Réservez jusqu’à une heure pour le déjeuner, ainsi que plusieurs pauses de 15 à 20 minutes pour le café et des collations. N’oubliez pas : si votre budget le permet, il est toujours plus judicieux de proposer de véritables repas chauds au déjeuner que des sandwichs. Vous devrez vous assurer que le traiteur sera capable de gérer la logistique le jour de l’événement. Le plus sûr est de trouver une société locale, proche du lieu où se déroulera la conférence, afin d’éviter tous problèmes et retards liés à la circulation.

Pensez à vérifier combien de temps à l’avance le traiteur devra connaître le nombre de repas, le menu et toute restriction alimentaire. Vous saurez ainsi quelle date limite de confirmation inscrire sur les invitations. Anticipez tout autre prestataire externe dont vous pourriez avoir besoin, comme une société de décoration ou un fournisseur d’équipement informatique spécialisé.

Désignez une équipe d’accueil

Si vous avez choisi un établissement spécialisé dans l’organisation des conférences, il suffit d’en prendre le personnel. Celui-ci connaît bien son métier et il sera en mesure de vous apporter l’assistance nécessaire en cas de besoin. Certains établissements ont un organisateur évènementiel qui peut vous aider. Même si le service est payant, il est peut-être intéressant d’en bénéficier, ne serait-ce que pour ne pas être continuellement sur la brèche pendant des semaines.

Programmez vos intervenants

Organiser une conférence : Il s’agit probablement de l’étape la plus cruciale. Vos intervenants sont les stars de votre conférence. Votre programme devra être solide pour attirer les participants et garantir une expérience professionnelle. Une façon sûre de prendre de l’ampleur est d’être le premier à réserver une véritable tête d’affiche. Quelqu’un de très réputé et de respecté dans le domaine. Votre crédibilité s’en trouvera boostée aux yeux des autres intervenants potentiels et la probabilité qu’ils s’inscrivent augmentera. Commencez par chercher des experts reconnus qui s’intéressent aux mêmes thèmes que ceux de votre conférence. Créez une liste priorisée des intervenants potentiels que vous souhaiteriez inviter. Puis commencez à passer des coups de fil et à envoyer des e-mails. Remontez votre liste à mesure que vous attribuez les créneaux à des intervenants de qualité. Mais ne vous débarrassez pas encore de cette liste ! Vous devrez prévoir de nombreux intervenants de secours au cas où l’un ou plusieurs d’entre eux se désistent.

Vous devriez toujours avoir un plan B. Vous pouvez également envisager de recruter des intervenants locaux. Vous économiserez des frais de transport et donnerez une touche plus locale et authentique à votre conférence.

Élaborez un ordre du jour

Maintenant que les éléments clé sont en place, il est temps de les assembler en un ordre du jour détaillé. Dans l’idéal, vous devrez avoir mis votre ordre du jour en place au moins quatre mois avant le début de la conférence. Souvenez-vous que l’objectif principal de votre conférence est d’inspirer les participants et d’élargir leurs horizons. Vous n’y parviendrez que si vos participants vous comprennent. Essayez de vous mettre dans la peau d’un participant type et répondez à quelques questions simples : Quelles connaissances ont-ils déjà et sur quel sujet souhaiteraient-ils en apprendre plus ? Quels types de séances (présentations, ateliers, etc.) pourraient les aider à absorber les idées traitées ? Ces informations vous permettront de commencer à élaborer un ordre du jour. L’ordre du jour d’une conférence de niveau supérieur pourrait être présenté comme suit :

Jour 1 :

• • Discours d’introduction du thème par une personnalité influente
  • Présentations des intervenants
  • Dîner commun

Jour 2 et jours suivants :

• • Séances et ateliers pratiques plus courts
  • Activités de réseautage et de cohésion d’équipe

Jour final :

• • Discours d’un intervenant motivateur pour finir en beauté.

En ce qui concerne les séances plus courtes, vous aurez l’embarras du choix : des cours en petits groupes, des ateliers, des séances interactives, des séances de questions / réponses et bien d’autres encore. Leur durée variera généralement de 1 à 2 heures et dépendra du thème de la conférence. Vous aurez également besoin de décider si tout le monde devra participer à toutes les séances, ou si plusieurs d’entre elles se dérouleront en parallèle et seront alors choisies par les participants en fonction des sujets qui les intéressent le plus.

Commencez à enregistrer les participants

Organiser une conférence : Il est finalement temps de passer à la partie sans doute la plus excitante : inciter les gens à s’inscrire à votre conférence ! La meilleure option est de créer un site web professionnel pour la conférence. Il devrait au moins inclure :

• • Un domaine approprié
  • Les détails à connaître sur la conférence (où, quand, qui, quoi, pourquoi)
  • Un programme de la conférence consultable
  • Un formulaire d’inscription permettant de s’inscrire ou d’acheter des billets

Vous ajouterez votre site web à tous les supports marketing et d’information publiés. Vous n’avez pas les moyens de créer un site web consacré à votre conférence ? Un site de billetterie est une autre alternative. Vous pourrez facilement y créer une page événementielle pour votre conférence avec tous les détails clé. Il y a plusieurs types de conférences : universitaire, religieuse ou professionnelle, ayant chacune un public particulier. Avant de vous lancer, vous devrez prendre soin de choisir un thème porteur. Si vous ne ciblez que quelques personnes, par exemple des employés ou les membres de votre église, la publicité de votre conférence est quasiment immédiate. Un simple courriel ou deux plus une annonce sur le bulletin d’information ou lors des réunions de travail devraient suffire pour porter l’évènement à la connaissance des intéressés.

Insistez pour faire une inspection

Lorsque tout est prêt, ne laissez rien au hasard, et faites une dernière vérification avant l’ouverture de la conférence. Allez au lieu de la conférence la veille et rencontrez le personnel. Vérifiez que tout est en place, et éventuellement réglez les derniers détails restés en suspens.

Fixez le programme

Organiser une conférence . Vous connaissez déjà le titre et l’objet de la conférence, mais il vous reste à préciser son déroulement. Il y a plusieurs types de conférences, et chaque branche d’activité traite la question à sa façon. Si vous hésitez sur la manière de procéder, suivez une formule classique. Commencez par le thème principal ou un discours d’ouverture. Généralement, la tâche est confiée à une célébrité du domaine, qui fait une présentation ou prononce un discours. Donc, essayez de persuader un conférencier très connu pour tenir ce rôle. La séance inaugurale peut avoir lieu en début de soirée et se terminer par un diner. Elle peut aussi être programmée au début de la matinée du 1^er jour de la conférence. Le jour ou les jours suivants seront divisés en séances plus courtes. Le contenu de ces séances est déterminé par les participants, qui font des propositions écrites, mais vous pouvez aussi organiser des ateliers, des projections vidéos ou d’autres activités.

Selon le nombre des participants, vous avez la possibilité d’avoir une seule séance, c’est-à-dire une plénière ou plusieurs séances concomitantes, animées par différents groupes, parmi lesquelles les participants peuvent choisir . Terminez la conférence en beauté par une séance de clôture à laquelle vous inviterez un conférencier captivant, ou vous lancerez un défi aux participants.

Choisissez le type de vos séances

Ce type dépend des normes appliquées dans votre branche d’activité. Vous avez le choix entre les conférences, les ateliers, les exposés relatifs à de nouvelles pratiques ou de travaux en cours, ou bien l’examen de l’état actuel de la profession. Les séances peuvent aussi être interactives, ou ouvertes aux participants qui souhaitent faire une présentation. La nature de vos séances aura un impact sur la publicité que vous ferez pour la conférence. Donc, fixez suffisamment à l’avance le contenu qui vous semble le mieux adapté au public ciblé. La durée d’une séance peut varier de 45 minutes à 3 heures, en fonction de l’objet et du nombre d’intervenants .

Examinez l’opportunité d’ajouter d’autres activités

Organiser une conférence : Pour réussir votre conférence, il est préférable d’inclure dans le programme d’autres évènements importants. Vous pouvez réserver du temps pour traiter de l’organisation des affaires ou de l’octroi de récompenses. Il est possible aussi de prévoir des repas, ou demander aux participants d’apporter le leur, seulement dans le cas où la participation serait gratuite. En effet, les frais d’inscription devraient couvrir au moins un repas. Vous pouvez aussi prévoir une pause à midi, et laisser les participants prendre leur repas dans les restaurants du voisinage, si la conférence se déroule en ville. Examinez la possibilité de proposer aux participants des activités de loisir, comme visiter la ville, aller au théâtre, à un concert ou voir un film. Dans certains secteurs, ces activités connexes font partie d’une conférence, tandis que dans d’autres elles sont considérées comme déplacées.

Invitez des dirigeants de votre secteur d’activité

Vous aurez besoin d’un conférencier confirmé pour animer la séance d’ouverture et convaincre les participants. Lorsque vous serez sûr de la participation de personnes réputées, vous pourrez inclure cette information dans la documentation et les supports publicitaires de la conférence.

Créez un site internet

De nos jours, la mise en place d’une plateforme numérique est devenue nécessaire pour assurer le succès d’une manifestation. Choisissez un nom de domaine qui contient ou reflète le titre de la conférence. Publiez les informations importantes, et n’oubliez pas d’inscrire l’adresse du site sur la documentation imprimée et les affiches publicitaires.

• Indiquez aussi la date, l’heure et l’adresse de la salle où se tiendra la conférence, ainsi que les noms des principaux intervenants. Vous pouvez aussi inclure des informations à propos des transports, des possibilités d’hébergement et du programme s’il est prêt.
• Par la suite, vous pourrez créer un lien pour une inscription en ligne.

Lancez une campagne publicitaire

Organiser une conférence :  Vous avez maintenant trouvé le lieu de la conférence, les intervenants clé, un programme clair pour votre conférence et un site web (ou page événementiel), vers laquelle diriger les personnes intéressées. Votre objectif principal est désormais la promotion de la conférence par le biais de tous les canaux disponibles. S’il n’est pas possible de participer gratuitement à votre conférence, vous devrez fixer un tarif adapté. D’un côté, le prix de la conférence devrait vous permettre de couvrir vos frais. D’un autre côté, vous ne devrez pas imposer un prix trop élevé aux participants potentiels, ou vous risquerez de ne remplir que la moitié de la conférence. Vous pouvez envisager un tarif dégressif en fonction de leur statut professionnel (un tarif réduit pour les étudiants par exemple).

Promouvoir votre conférence hors ligne ? Vous devrez concevoir une brochure de qualité supérieure où l’ordre du jour de la conférence, ainsi qu’un lien vers votre site web ou vers le site de billetterie seront visibles. Il existe de nombreux modes de promotion relativement abordables pour votre conférence en ligne :

• • Les plateformes de réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Twitter, en fonction de votre public)
  • Des forums pertinents que peuvent fréquenter les participants potentiels (une communauté d’ingénieurs au sein de laquelle promouvoir votre conférence sur les technologies par exemple)
  • Des publications sur vos propres blogs et dans la presse

Organiser une conférence : si votre promotion est essentiellement réalisée sur les réseaux sociaux, envisagez de créer un hashtag accrocheur, que vous pourrez systématiquement utiliser avec les publications traitant de la conférence à venir. Invitez des journalistes dans votre niche de prédilection à couvrir, voire à participer à la conférence. Il est conseillé de construire un argumentaire simple et concis de pas plus d’une page) pour contacter les médias, en appliquant principalement la méthode des 5 questions (qui, quoi, quand, où et pourquoi). Commencez suffisamment tôt, même avant une année, pour donner le temps aux participants de soumettre leurs propositions. Cependant, votre approche dépendra de la taille de la conférence et de la nature du public que vous ciblez. Déterminez les points où les participants potentiels collectent leurs informations. Voici quelques possibilités à examiner  :

• • les médias sociaux comme la page Twitter et la page Facebook de l’organisation qui parraine la conférence,
  • les gestionnaires de listes de diffusion (Listservs) et des adresses de courriel,
  • les blogues commerciaux, les magazines, les bulletins d’information et les journaux,
  • les affiches, les brochures ou d’autres supports publicitaires envoyés aux groupes, aux organisations ou aux entreprises concernées.

Lancez un appel à propositions

Dans vos supports publicitaires, vous devrez inclure un appel à la participation à la conférence ou un appel à propositions. Ces appels visent notamment les personnes ou les groupes souhaitant soumettre des documents, créer un panel d’experts ou animer un atelier. Selon votre branche d’activité, vous pourrez imposer un certain nombre de mots à ne pas dépasser. Dans la sphère universitaire ou pour les petites conférences, les organisateurs demandent aussi un résumé de quelques centaines de mots. Dans les rencontres plus importantes, on demande la totalité du texte de l’intervention.

Commencez la phase d’inscription

Il est préférable que les participants puissent s’inscrire avant la conférence, même quelques mois à l’avance pour évaluer plus facilement l’importance de l’assistance.  Lancez une inscription en ligne à travers le site de la conférence. Si vous manquez d’expérience, vous pourrez faire appel à un service spécialisé payant, comme « inscript » qui recevra les inscriptions à votre place, les classera et vous les enverra par des moyens classiques. Mettez aussi à la disposition des participants un numéro de téléphone et un fax pour procéder aux inscriptions, et acceptez les paiements par carte bancaire. Si vous ne voulez pas d’une inscription téléphonique ou en ligne, mettez au point un formulaire et publiez-le sur le site de la conférence sous la forme d’un document PDF. Ainsi, les participants pourront le télécharger, le remplir et vous l’envoyer par la poste.

Pour encourager les inscriptions de bonne heure, offrez une réduction à ceux qui s’enregistrent un mois ou plus avant la date de la conférence. Le prix sera légèrement supérieur pour les participants qui s’inscrivent soit quelques jours avant la conférence ou le jour de l’ouverture.

Gérez l’organisation sur place

Durant cette étape, vous allez passer aux choses sérieuses et vous préoccuper de la façon dont vous allez physiquement guider les participants sur le lieu de la conférence le jour même. Voici quelques questions simples auxquelles vous devrez répondre :

• • Y aura-t-il un vestiaire ?
  • Qui s’occupera des entrées et scannera les billets ?
  • Quelle salle sera utilisée pour l’événement principal ?
  • Quelles pièces devront être réservées aux réunions de groupe ?
  • Où les rafraîchissements seront-ils servis ?
  • Un espace d’exposition où les sponsors et les prestataires pourront installer un stand est-il prévu ?

La meilleure façon de vous y prendre est de parcourir l’ordre du jour et de vous mettre à la place des participants. Essayez d’imaginer la façon dont ils agiront le jour de la conférence, et ce dont ils pourraient avoir besoin. Comme nous l’avons déjà mentionné, mieux vaut pouvoir accéder plus tôt au lieu où se déroulera la conférence, afin de pouvoir examiner l’espace et préparer un plan détaillé à l’avance. Si vous faites appel à des traiteurs ou à des prestataires de service externes, prévoyez une visite, afin qu’ils puissent se familiariser avec la configuration, l’emplacement de la cuisine et ainsi de suite. En vérifiant tout par vous-même, vous serez bien mieux préparé pour résoudre tous les problèmes que vous pourriez rencontrer le jour de la conférence.

Animez la conférence

C’est enfin le grand jour ! Vous n’avez pas grand-chose à craindre, si tant est que vous ayez suivi les étapes listées ci-dessus et que vous ayez réuni une équipe de bénévoles responsables des activités le jour même. Voici quelques situations qui pourraient requérir votre attention :

• • Contactez des intervenants de secours en cas d’annulation de dernière minute
  • Présentez personnellement la conférence et ses intervenants principaux
  • Assurez-vous que les interventions ne durent pas plus longtemps que prévu
  • Participez au réseautage et facilitez les conversations
  • Collectez les avis des participants tout au long de la conférence
  • Communiquez avec les journalistes et autres rapporteurs de la conférence

Aujourd’hui, vous allez récolter les fruits de votre dur labeur et pouvoir vous laisser inspirer par cette conférence.

Assurez un suivi post conférence

Il vous restera encore un peu de travail une fois que tout sera terminé. Vous devriez assurer un suivi auprès de toutes les personnes impliquées : votre équipe, les intervenants, les bénévoles, les prestataires, et bien entendu, les participants. Ce suivi est surtout important pour deux raisons :

1. Dire « Merci » : Vous devriez remercier tout le monde de sa participation et des efforts fournis, non seulement par simple politesse, mais également afin de laisser une impression positive. Il ne s’agira probablement pas de votre dernière conférence, et vous devrez donc entretenir toutes les connexions que vous vous êtes créées.
2. Collecter des avis : C’est l’occasion rêvée d’entendre ce que tout le monde a pensé de votre conférence et des améliorations à apporter à vos prochaines conférences.

La façon la plus simple de rassembler ces informations est d’envoyer un e-mail contenant un lien vers une enquête en ligne. Faites en sorte qu’il soit relativement concis et concentrez-vous sur quelques thèmes principaux : Qu’ont-ils préféré durant cette conférence ? Comment évalueraient-ils les différents éléments qui la composent (interventions, rafraîchissements, hébergement, etc.) ? Que voudraient-ils changer ou améliorer ? Essayez d’assurer le suivi après quelques jours seulement, tant que la conférence est encore fraîche dans leur esprit. Nous avons tous des emplois du temps chargés et une capacité d’attention limitée, alors n’attendez pas trop longtemps avant de les contacter.