L’amélioration continue : comment réussir tout ce que vous entreprenez ?
Qu’est-ce que l’amélioration continue ? Si vous vous intéressez au management de la qualité, vous en connaissez déjà au moins une définition sommaire. Comment augmenter sa productivité et améliorer ses processus sans brusquer votre équipe et créer un cataclysme ? Les principes de cette démarche répondent à cette problématique.
La flexibilité occupe une place importante dans le framework Agile. Si quelque chose ne fonctionne pas, vous devez apporter des changements. Si quelque chose fonctionne bien, vous pouvez en tirer des leçons pour les intégrer à votre prochain projet. Contrairement à la gestion de projet en cascade, qui est une approche séquentielle de l’exécution des projets, l’amélioration continue vous permet de faire des ajustements constants pour répondre à l’évolution des demandes de projets. Ces petits ajustements et changements que vous apportez font partie du processus d’amélioration continue. Mener des rétrospectives de sprint et utiliser l’amélioration des processus Lean peut vous aider à apporter les changements nécessaires pour relancer votre entreprise.
Ce guide abordera tout ce que vous devez savoir sur l’amélioration continue et son rôle dans le framework Agile.
Qu’est-ce que l’amélioration continue ?
Définition
L’amélioration continue est un processus inhérent au management de la qualité qui vise l’optimisation des performances des produits, des services et des processus qui les composent. Elle est encadrée par la norme ISO 9001. La notion d’amélioration continue a été démocratisée par William Edwards Deming dans les années 1950, notamment grâce à la roue de Deming (détaillée plus bas) :
L’amélioration continue consiste à analyser les performances, à identifier les opportunités et à apporter des changements progressifs aux processus, aux produits et au personnel, et ce de manière constante. En analysant et en peaufinant les processus, votre entreprise peut gagner du temps et proposer un produit globalement meilleur.
Pourquoi faire de l’amélioration continue ?
Si l’on comprend aisément comment améliorer les performances a un effet positif sur l’entreprise, voici plus en détail les avantages de l’amélioration continue :
réduire leserreurs et les dysfonctionnements,
réduire les coûts, notamment ceux liés aux activités à faible valeur ajoutée ou qui ne croissent pas la qualité,
réduire le gaspillage des ressources,
créer de la valeur,
améliorer les processus pour être plus efficace dans la production de produits ou services,
augmenter la satisfaction client,
accroître la compétitivité de l’entreprise, etc.
Outils et méthodologies d’amélioration continue
Intégrer l’amélioration continue à votre quotidien professionnel implique l’adoption d’outils et de pratiques qui vous aident à réfléchir dans une optique d’amélioration. Les meilleurs outils d’amélioration continue vont de pair avec votre travail et les meilleures pratiques sont celles que vous remettez en question régulièrement.
Rétrospectives
Les rétrospectives Agile sont peut-être le premier outil que vous devriez utiliser pour créer une culture d’amélioration continue. Les rétrospectives des équipes permettent de discuter des points positifs et des points d’amélioration. De nombreuses équipes choisissent d’organiser des rétrospectives une fois les projets terminés ou des rétrospectives ponctuelles axées sur des moments précis. Les équipes les plus efficaces organisent régulièrement des réunions rétrospectives indépendamment des événements. L’organisation d’une rétrospective toutes les deux semaines est un moyen sûr de vous améliorer en continu.
Le principe Planifier-Déployer-Contrôler-Agir (PDCA)
Le principe Planifier-Déployer-Contrôler-Agir, ou PDCA, est l’un des outils les plus utilisés dans le cadre du modèle d’amélioration continue. « Planifier » correspond à la possibilité d’identifier une opportunité et de planifier le changement. « Déployer » correspond à l’implémentation du changement à petite échelle. « Contrôler » correspond au processus qui consiste à utiliser des données pour analyser les résultats du changement et déterminer si cela fait une différence. « Agir » correspond à l’implémentation du changement de manière plus globale et à la poursuite de l’évaluation des résultats. Si une étape n’a pas produit les résultats attendus, il suffit de recommencer.
Les équipes logicielles exécutent des boucles PDCA lorsqu’elles lancent de nouvelles fonctionnalités via le « feature flagging ». Le feature flagging est le processus qui consiste à déployer une nouvelle fonctionnalité auprès d’un sous-ensemble réduit de clients réels dans le cadre d’un test limité. Le test vise à déterminer si les clients qui y participent obtiennent de meilleurs résultats que ceux qui ne bénéficient pas de la nouvelle fonctionnalité. Après avoir vérifié les données des utilisateurs, les équipes déploient cette fonctionnalité pour tout le monde.
Les cinq Pourquoi ou l’analyse des causes racines
Les enfants ont raison lorsqu’ils ne cessent de demander « Pourquoi ? » à leurs parents. Les 5 Pourquoi sont une technique courante d’analyse des causes racines selon laquelle le fait de constamment se demander « Pourquoi » permet d’identifier la cause racine d’un problème en cinq questions maximum. L’analyse des causes racines est utile pour l’amélioration continue, car elle concentre les efforts d’amélioration sur les causes sous-jacentes plutôt que sur les symptômes.
Kaizen et Kata
Ceux qui recherchent le plus de flexibilité peuvent fonder leur processus sur les philosophies du kata d’amélioration et du Kaizen. Le kata d’amélioration est un processus en quatre étapes qui vise à imaginer des solutions à des problèmes dynamiques. L’utilisation d’un modèle de tableau Kanban pour suivre votre avancement au cours de ces quatre étapes permettra à votre équipe de rester sur la bonne voie. Les dix principes du Kaizen constituent un autre framework que vous pouvez utiliser comme source d’inspiration dans le cadre de votre démarche d’amélioration continue.
Lean Manufacturing
Le Lean Manufacturing est basé sur des principes Lean, qui éliminent les pertes de temps et de ressources pour garantir que les projets sont terminés et livrés dans les délais. Il s’articule autour de cinq principes clés :
Amazon est un excellent exemple de Lean Management. Les espaces de travail sont organisés de manière à maximiser la productivité, et les produits vendus ou livrés par Amazon sont emballés et prêts à être livrés. Adidas utilise la livraison directe en magasin pour permettre à ses clients d’accéder à une large gamme de chaussures tout en conservant un plus petit inventaire dans chaque magasin. Si un client souhaite une paire de chaussures en particulier qui n’est pas en stock, celle-ci peut être livrée directement dans ce magasin Adidas.
La gestion de la qualité totale (TQM, ou Total Quality Management) est une approche d’amélioration continue qui accroît la satisfaction des clients et l’implication des employés. En faisant en sorte que chacun contribue à l’amélioration de la qualité, les entreprises peuvent réduire les erreurs et améliorer les processus essentiels. C’est le cœur et l’âme de l’amélioration continue : minimiser les erreurs et rationaliser les processus pour améliorer la qualité.
Agile
La méthodologie Agile est une méthode de gestion de projet qui permet de fractionner les grands projets en plusieurs parties plus petites, appelées sprints. Après chaque sprint, l’équipe organise une rétrospective de sprint afin d’apporter des changements et des améliorations pour le sprint suivant. La méthodologie Agile repose sur la collaboration et l’adaptabilité. De plus, elle évolue en fonction des résultats et du feedback que vous recevez.
La méthode Kanban permet aux équipes de visualiser les workflows, d’éviter toute surcharge et d’accroître leur efficacité. Les principes Kanban tournent autour de la visualisation des workflows, y compris de votre backlog, du travail en cours et du travail terminé. Cette méthode vous permet de maintenir un bon rythme de travail sans vous surcharger ni accumuler de retard par rapport à vos dates limites. Il existe quatre métriques Kanban principales :
Délai d’exécution
Durée du cycle
Travail en cours
Débit
Avantages de l’amélioration continue
En tant qu’entreprise, un cycle d’amélioration continue peut vous aider à apporter des changements qui améliorent la satisfaction des employés, l’efficacité et la qualité globale. Voici certains des principaux avantages du processus d’amélioration continue.
Efficacité opérationnelle
Quand vous avez beaucoup de tâches à réaliser, chaque minute gagnée peut faire toute la différence. L’amélioration continue vous permet de rationaliser les processus pour augmenter la productivité, ce qui signifie que vous pouvez accomplir davantage dans le même laps de temps.
Engagement renforcé des employés
Permettre aux employés de participer au processus d’amélioration continue peut impliquer davantage votre équipe et renforcer l’engagement des employés. En 1951, Toyota a lancé le système de suggestion d’idées créatives afin de renforcer l’engagement des employés grâce à une amélioration continue.
Réduction des pertes
Les méthodologies d’amélioration continue, telles que la méthodologie Lean, aident à réduire les pertes en allégeant les processus individuels. Si vous pouvez réduire un processus à quelques étapes simples, vous pouvez économiser du temps et augmenter votre productivité.
Réduction des coûts
L’élimination des processus inefficaces et la rationalisation des processus pour les rendre plus efficaces peuvent permettre de réaliser des économies. L’application des principes Lean aux processus de production permet d’économiser du temps et des ressources à chaque étape. L’amélioration de la gestion de la chaîne d’approvisionnement peut réduire les frais de stockage et de livraison, augmentant ainsi vos résultats financiers.
Amélioration de la qualité
Dans le cadre de l’amélioration continue, vous vous efforcez constamment d’améliorer les processus secondaires qui, en fin de compte, améliorent votre produit ou service. En rationalisant les processus et en optimisant l’utilisation des ressources, vous pouvez proposer des produits et services de meilleure qualité à chacun de vos clients.
L’amélioration continue : LA méthode pour progresser dans votre vie personnelle
Pour réussir tout ce que vous entreprenez, la clé, c’est d’agir de manière régulière et constante. La méthode de l’amélioration continue vous permet justement de mettre en place une stratégie pour toujours progresser, même si vous réalisez de simples petits pas à chaque fois.
Comment cela fonctionne-t-il concrètement dans votre vie ?
Vouloir changer
L’amélioration continue suppose tout d’abord de vouloir changer. C’est un préalable : se mettre en mouvement, adopter un état d’esprit positif orienté vers l’amélioration de soi-même. C’est d’ailleurs tout le sens du mot japonais qui désigne l’amélioration continue : kaïzen. Littéralement kaï = changement et zen= bien. La vie est en perpétuel changement et est marquée par un cycle permanent d’adaptation.
Agir par petites touches
Pour se mettre concrètement en mouvement, la deuxième étape consiste à agir petit à petit. Nul besoin de réaliser de grandes choses d’un seul coup, l’amélioration continue repose, au contraire, sur l’idée que toute progression s’effectue de manière régulière et cohérente.
L’amélioration continue repose sur l’idée que toute progression s’effectue de manière régulière et cohérente. Vous devez agir petit à petit.
Pour chaque chose que vous avez envie d’améliorer dans votre vie personnelle, commencez par de petites actions :
30 minutes d’activité physique par jour pour perdre du poids,
Lire un chapitre par jour d’un livre pour apprendre la photographie,
Regarder une vidéo de quelques minutes par jour en anglais pour progresser dans cette langue,
Etc.
Planifier
commencez par déterminer les domaines dans lesquels vous pouvez vous améliorer et créer un plan. Par exemple, si vos clients ne sont pas engagés, vous pouvez essayer de leur proposer une réduction ou une offre promotionnelle par e-mail.
Déployer
Au cours de cette étape, vous mettez en œuvre votre plan à petite échelle. Cela vous permet d’évaluer son efficacité sans que cela ait de conséquences sur l’ensemble de l’entreprise.
Ensuite, observez les résultats de votre plan. Est-ce qu’ils sont satisfaisants ? Réfléchir aux résultats de votre plan est l’une des étapes les plus importantes.
Agir
Si votre plan a fonctionné, vous pouvez le mettre en œuvre à plus grande échelle. Dans le cas contraire, vous pouvez revenir à la case départ et recommencer à la phase de planification. Vous pouvez utiliser d’autres outils et techniques, tels que l’analyse des Cinq pourquoi, pour vous aider à identifier les points faibles et à élaborer des plans d’amélioration continue. Vous pouvez consulter notre modèle d’analyse des Cinq pourquoi pour vous aider à vous lancer.
Evaluer ses actions
Au bout de quelques semaines, n’oubliez pas d’évaluer les résultats de vos actions.
Posez-vous les questions suivantes :
Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Quel progrès ai-je réalisé ?
Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ? Qu’est-ce que vous pouvez encore améliorer pour que ça se passe encore mieux ?
Quelle est la prochaine action que vous allez prendre pour continuer votre chemin vers la réussite ?
L’idée générale est la suivante : Mettez l’accent sur les petits changements positifs, cela vous aide par la suite pour continuer sur votre lancée. Considérez chaque élément qui n’a pas fonctionné comme une source d’apprentissage et d’amélioration. Planifiez la prochaine (petite) action à effectuez pour rester régulier et constant tout en étant orienté vers la Réussite.
Agir encore et encore
Une fois que vous avez évalué le résultat de vos actions et trouvé les axes d’amélioration, vous allez continuer d’agir au quotidien. Cette manière de faire va devenir au fil du temps une habitude de vie naturelle et vous allez entrer dans un cercle vertueux où chaque action que vous entreprenez s’effectue dans le but d’améliorer un élément de votre vie personnelle. Petit à petit, vous modifiez vos croyances internes limitantes pour aller toujours plus loin.
Quel programme allez-vous me dire !
Oui, c’est ambitieux, même très ambitieux, car adopter cette méthode, c’est changer sa manière de concevoir sa vie. Rien que ça !
Jira prend en charge l’amélioration continue
L’amélioration continue est au cœur de la méthodologie Agile, et Jira est conçu pour les équipes Agile. Le backlog et les sprints vous permettent de fractionner les projets volumineux en tâches plus réduites. Vous pouvez utiliser les tableaux Scrum Jira ou Kanban pour diviser les projets en segments encore plus faciles à gérer. Jira propose différents types de tickets, tels que des bugs, des tâches et des sous-tâches, qui répondent aux différents besoins des projets.
Les workflows personnalisables vous permettent d’adapter Jira à votre workflow unique, tandis que des insights en temps réel vous permettent de mieux comprendre la vélocité, la productivité et d’autres métriques. Vous pouvez même importer des données depuis des plateformes tierces directement dans Jira, afin d’obtenir une vue complète des données et des informations pertinentes provenant d’autres systèmes dont dépend votre équipe. Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont Jira peut vous aider à vous concentrer sur l’amélioration continue et à apporter les changements nécessaires pour rester Agile ? Essayez les tableaux Scrum Jira dès aujourd’hui.
L’amélioration continue : plus qu’une méthode, une philosophie
L’amélioration continue, ou kaïzen, est clairement une philosophie d’action au quotidien. Elle requiert une volonté, un engagement : celui de toujours progresser et d’aller vers le meilleur de soi-même. On la différencie du perfectionnisme en ce sens que l’amélioration continue est basée sur l’action perpétuelle. On ne cherche pas à réaliser tout parfaitement dès le début, mais, petit à petit à améliorer ce qui peut l’être.
Le temps joue ici un rôle important. Le kaïzen invite en effet à penser différemment sa vie sur le long terme.
Toutes les habitudes, croyances internes dictées par nos expériences passées ou notre culture peuvent être modifiées pour prendre le contrôle de sa propre vie et vivre pleinement ses choix.
C’est un processus sans fin et vous écrivez chaque jour le livre de votre vie.
