Vous présenter par mail : à l’ère du numérique, envoyer des e-mails est presque devenu un art. Que ce soit les messages de présentation à des clients, à des collaborateurs potentiels ou répondre à des offres d’emploi, les courriels de toute sorte abondent sur nos écrans. Pas surprenant que de nombreux professionnels ignorent les messages émanant d’expéditeurs inconnus. Pour établir des relations solides, vous devez peaufiner votre stratégie d’écriture. Le mail est l’une des formes de communication les plus courantes dans le monde moderne et savoir comment se présenter à quelqu’un par mail peut faire des miracles pour votre carrière et votre réseau. En écrivant un mail de présentation succinct et clair, vous augmenterez la probabilité que votre destinataire prenne le temps de vous lire et de vous contacter. Évitez les erreurs les plus courantes afin de vous démarquer des autres.
Il y a une vingtaine d’année, créer un site internet ou utiliser les réseaux sociaux pour promouvoir un business semblait être une idée bien farfelue. Maintenant, le Web est devenu un moyen de communication courant. Un mail bien rédigé permet d’établir un premier lien de qualité et de partir sur de bonnes bases. Voilà pourquoi, vous ne pouvez pas adresser n’importe quel message à n’importe qui. Pour initier une vraie conversation, vous devez y réfléchir à deux fois avant de cliquer sur le bouton « Envoyer ».
Faites en sorte que l’objet du mail soit clair
Comment vous présenter par mail : votre destinataire devrait connaitre à peu près le sujet du mail avant même de l’ouvrir. Faites aussi en sorte qu’il soit court : un objet long peut faire lourd. Pour un mail d’introduction, il est généralement parfaitement acceptable d’écrire « Introduction – Votre nom ». Assurez-vous d’écrire d’abord l’objet ! Une erreur courante est de garder l’objet du mail pour la fin, ce qui peut mener à oublier complètement de le rédiger. Les portables ne montrent généralement que 25 à 30 caractères de l’objet, donc rédigez-en un court.
Commencez par un salut formel
Ne commencez pas par « Salut » ou « Hé ». Vous pouvez utiliser ces formes de salutation lorsque vous connaissez la personne. Comment vous présenter par mail : commencez par une formule de politesse bien connue. Évitez d’utiliser le prénom du destinataire lorsque vous le saluez.
« Cher(ère) Madame/Monsieur/Mademoiselle » – Si vous n’êtes pas sure de la situation de famille de la femme à qui vous écrivez, vous devriez toujours utiliser « Madame », qui fait moins présomptueux.
« Madame, Monsieur, » – Vous devriez seulement utiliser cela si vous n’êtes pas sûr de qui recevra le message.
Commencer avec un objet qui capte l’attention
Soyons honnêtes : Quand vous recevez un e-mail d’un inconnu dont l’objet est : “Une occasion à ne pas louper !”, combien de temps vous faut-il pour le marquer comme spam ou le supprimer ? L’objet du courriel est peut-être l’élément le plus important. Voyez-le comme un mot de passe secret pour une super fête. Si vous prononcez les mots justes à l’entrée, c’est gagné. Votre premier défi consiste à montrer que vous n’êtes pas un spammeur. Puisque le destinataire ne reconnaîtra probablement pas votre nom, l’objet doit être personnalisé et se distinguer de la masse. Démarquez-vous des autres annonceurs avec de vraies références et en capitalisant uniquement le premier mot de la phrase. Envisagez quelque chose comme :
« Hey [nom]. Je souhaiterais échanger au sujet de [société / job / thème] »
« Question à propos de [société] »
« Re : votre [article / post / interview] sur [thème] »
Pour trouver le bon objet, nous vous suggérons de faire une petite expérience : Durant les trois prochains jours, analysez votre inbox et déterminez les objets que vous aimez et ceux qui ne vous attirent pas. Essayez de comprendre ce qui suscite votre intérêt et pourquoi.
Peaufiner l’introduction
Vous l’avez fait ! Votre objet était si pertinent qu’il vous a valu un clic. Voici la deuxième étape : vous assurer de recevoir une réponse. Les premières phrases de votre e-mail sont déterminantes. Vous devez donc les aborder de manière stratégique. Comment vous présenter par mail : l’objectif est d’expliquer brièvement et clairement au destinataire pourquoi vous le contactez et quel est l’enjeu pour vous et pour lui. Annoncez rapidement ce que vous proposez :
« Je vous contacte en vue d’une éventuelle collaboration. [détails] »
« J’ai pris connaissance de votre projet sur [thème] et je pense que notre travail sur [thème] pourrait vous intéresser. [détails] »
« Je sais que votre société cherche un [fonction] et je souhaite présenter ma candidature. [détails] »
Si vous voulez mentionner une relation commune, vous pouvez le faire ici :
« J’ai entendu parler de votre entreprise par mon collègue, [nom]. »
« [Nom] de [société] m’a suggéré de vous contacter. »
Présentez-vous
Votre première phrase devrait vous présenter à votre destinataire. Cela lui permet d’associer un nom au reste du message.
« Je m’appelle… »
Donnez votre titre, au besoin. Si vous avez plusieurs titres, ne les listez pas tous, seulement le plus important ou le plus pertinent .
Expliquez comment vous avez obtenu l’adresse mail du destinataire
destinataire comment vous avez trouvé les informations pour le contacter. Cela prouve que vous êtes passé par les bons canaux pour le contacter.
« Votre responsable administratif m’a communiqué cette adresse mail »
« J’ai trouvé cette adresse mail sur votre site »
« Untel et untel m’ont dit de vous contacter »
Montrer que vous avez fait des recherches
Comment vous présenter par mail : lorsque vous envoyez un email à un inconnu, vous devez mettre en évidence l’intérêt que vous portez à son activité pour capter son attention. C’est à lui en particulier que vous vous adressez pour vendre ou faire de la promo parce que vous avez des enjeux communs. Vous devez donc vous familiariser avec ce qu’il fait et la vision de son entreprise. Voilà ce dont vous allez parler dans votre message. Mais attention, il faut être subtile. Vous ne voulez pas être vu comme un fan trop enthousiaste. Vous devez sembler intéressé, pas désespéré. Voici quelques bons exemples :
« Je suis votre société sur Twitter et j’ai été ravi d’apprendre que […] »
« J’admire votre travail sur […] et je pense que nous avons des intérêts communs. »
« Votre entreprise étant axée sur […], vous trouverez sûrement notre plateforme utile pour votre projet sur […] »
Faire preuve d’assurance mais éviter le discours commercial
Votre e-mail ne doit pas être vu comme un argumentaire de vente, même s’il en contient un. Écrivez comme un être humain, pas comme un robot. N’oubliez pas que de l’autre côté de l’écran se trouve une personne que le contenu marketing n’intéresse pas. À la place d’une pub, envoyez une intro convaincante, comme :
« Mon entreprise fournit des services de marketing numérique à des musiciens et à des groupes indépendants. Nous aidons nos clients à promouvoir leur musique en ligne et à toucher un public plus large. » Un ton pro et énergique permet de capter l’attention du destinataire.
Parlez de la dernière fois que vous vous êtes vus (si c’est le cas)
En rafraichissant la mémoire de la personne, vous pouvez l’amener à s’impliquer plus.
« On s’est brièvement parlé à la conférence de la semaine dernière »
« On s’est parlé au téléphone hier »
« J’ai vu votre présentation concernant… »
Ayez un intérêt en commun
Cela peut vous aider à vous identifier à votre destinataire et rend vos mails professionnels moins froids. Comment vous présenter par mail : afin de trouver des intérêts communs, vous pourriez avoir besoin de faire quelques recherches sur le destinataire. Les lieux de recherche possibles comprennent Facebook, Twitter et LinkedIn. Assurez-vous de faire savoir à la personne où vous avez trouvé cet intérêt commun : vous passeriez autrement pour un harceleur. Si possible, essayez de faire en sorte que votre intérêt commun soit relié aux affaires : par exemple, quelque chose dans votre domaine ou une passion professionnelle que vous partagez tous les deux.
Au regard des deux derniers points, pour ne pas être « commercial », vous devez détourner l’attention de votre produit, de votre entreprise ou de votre service et mettre l’accent sur une éventuelle collaboration. En d’autres termes, au lieu d’étaler vos articles, indiquez comment vous comptez les exploiter au profit du destinataire :
« J’ai travaillé en tant que consultant en cyber-sécurité pour diverses organisations, y compris [détails]. Je pense pouvoir apporter à [nom de la société] de précieuses infos sur la façon de se protéger et de prémunir ses clients contre les attaques et je peux aider votre équipe à mettre en œuvre des mesures concrètes pour y parvenir. »
Pour prouver votre sérieux, envoyez toujours vos emails professionnels à partir d’une adresse email professionnelle qui correspond à votre site internet ou au nom de votre entreprise.
Faire preuve d’assurance mais éviter le discours commercial
Vous pouvez être tenté d’écrire un long message présentant votre vision et détaillant votre expérience et vos qualifications. Abstenez-vous. Vous avez travaillé dur pour que votre e-mail soit ouvert et vous ne voulez pas perdre le lecteur à cause d’un texte sans fin. Nous vous recommandons de scinder votre message en trois sections courtes :
Ouverture (1-2 phrases).
Offre (2-3 phrases).
Suggestion pour avancer (1 à 2 phrases) – nous expliquons plus en détails cette partie plus loin.
Faites de chaque section un paragraphe individuel pour que votre e-mail soit clair et aéré.
Adapter votre ton à votre destinataire
Il existe différents types d’e-mail de présentation. Si le respect et la courtoisie sont toujours de mise, le choix de la formulation peut varier en fonction d’un certain nombre de facteurs. Commençons par l’introduction. Si vous contactez un individu et lui proposez une démo de votre service, c’est pour qu’il devienne client. Si vous suggérez une collaboration à un artiste dans votre domaine, vous tentez d’établir une relation pro d’égal à égal. Et si vous demandez à un acteur puissant de votre secteur de travailler pour votre entreprise, c’est pour qu’il intègre votre équipe. Chaque situation suppose une approche adaptée. Outre votre relation avec le destinataire, le contexte peut différer selon les secteurs d’activités. Chaque industrie a ses codes culturels. Le ton et le vocabulaire employés dans votre message doivent correspondre à ce qui se fait dans le domaine du destinataire. Supposons que vous – un avocat – envoyez un courriel au propriétaire d’une galerie d’art au sujet de contrats d’exposition. Vous ne voulez sûrement pas utiliser un jargon juridique.
Pour les professionnels qui travaillent avec des clients dans diverses branches (designers, consultants, etc.), c’est encore plus important. Si c’est votre cas, adaptez le contenu de votre e-mail à la culture pro de chaque destinataire.
Choisir vos liens avec le plus grand soin
Dans un mail de présentation, les distractions sont vos ennemies. Vous voulez que le lecteur reste concentré sur votre message et qu’il vous réponde. En ajoutant des liens, vous risquez de détourner son attention. D’un autre côté, les liens vers des sites web externes attestent de votre expérience et de votre sérieux. Pas de panique, il existe une solution à ce dilemme. Suivez simplement ce guide :
Envoyez toujours vos emails de votre adresse mail personnalisée avec le nom de votre entreprise. Cela montre votre professionnalisme sans avoir besoin de rajouter d’autres liens vers votre site (à part dans votre signature).
Insérez un lien pour diriger le destinataire vers des éléments importants qui ne peuvent pas être inclus dans le courriel comme votre portfolio, votre CV ou votre site vitrine.
Si vous demandez au destinataire d’accomplir une tâche comme confirmer sa participation à un événement ou s’inscrire à une démo, incluez un lien direct vers cette page.
Servez-vous de votre signature d’e-mail pour ajouter des liens vers des pages utiles mais non cruciales, y compris votre site internet ou votre profil sur les réseaux sociaux.
Ne mettez pas plus d’un lien dans le texte et plus de deux dans votre signature.
Utilisez des services de raccourcissement de liens tels que Bitly si vos liens sont longs ou complexes.
Donnez la raison qui vous a poussé à entrer en contact
Comment vous présenter par mail : n’attendez pas trop pour en venir aux faits. Personne ne va lire un mail de plusieurs paragraphes avant d’y lire quelque chose de pertinent. Expliquez clairement et directement ce que vous voulez et pourquoi vous contactez cette personne à ce sujet. Si vous demandez des conseils ou toute autre chose, assurez-vous que cela soit raisonnable, surtout si c’est votre premier contact.
« Je serais intéressé pour en savoir plus concernant… »
Faites en sorte que votre mail reste concentré sur le sujet
Un mail qui va dans tous les sens peut inciter votre destinataire à s’en désintéresser ou même à oublier pourquoi vous lui envoyez un mail. Comment vous présenter par mail : faites en sorte que votre mail de présentation soit simple et ne demande qu’une seule chose à votre destinataire.
Remerciez le destinataire du temps qu’il a pris
Personne n’aime lire tous ses mails, assurez-vous donc de remercier le destinataire d’avoir pris le temps de lire le vôtre. Ce simple geste de politesse améliorera grandement l’humeur de votre destinataire et augmentera vos chances d’obtenir une réponse.
« J’apprécie que vous ayez pris le temps de lire ce mail. »
« Merci d’avoir pris de votre temps pour lire ceci. »
Être clair concernant l’étape suivante
Jusqu’à présent, vous avez si bien travaillé que votre e-mail a été ouvert et même lu. Génial ! Mais le but ultime demeure : allez-vous recevoir une réponse ? Votre courriel a-t-il fait mouche ? Pour que l’échange passe au niveau supérieur, votre message doit être explicite à propos de l’étape suivante. Il doit inclure un appel à l’action (CTA) qui incite le destinataire à faire quelque chose. Si le CTA l’invite à agir, c’est vous qui fixez les conditions. Ne le submergez pas avec trop d’options. Choisissez la marche à suivre et orientez-le dans cette direction :
« J’aimerais poursuivre la conversation par téléphone. Quelles sont vos disponibilités ? »
« Nous avons encore des créneaux disponibles pour notre webinaire la semaine prochaine et serions ravis que vous vous joigniez à nous. Vous pouvez confirmer votre présence ici. »
« Je vous ai préparé une démo de 30 secondes. Je vous laisse la regarder et nous pouvons en discuter la semaine prochaine. Seriez-vous disponible lundi à 15h ou mardi dans la matinée ? »
Suggérez à votre lecteur de vous contacter
Demandez au destinataire de vous répondre, d’appeler, de réfléchir à votre offre ou toute autre chose qui le force à s’impliquer. Poser une question est un autre bon moyen d’impliquer la personne .
« Appelez-moi quand vous avez du temps libre »
« Déjeunons ensemble dans les prochains jours »
« Que pensez-vous de… ? »
« J’attends votre réponse avec impatience »
Terminez votre mail
Lorsque vous terminez un mail professionnel, assurez-vous d’être reconnaissant, mais concis. En saluant simplement un mail pour y mettre fin, vous resterez professionnel tout en exprimant tout de même votre reconnaissance.
« Sincèrement, »
« Merci, »
« Cordialement, Bien cordialement, »
« Sincères salutations, »
Évitez « Bien à vous, », « Sincèrement vôtre, », « Merci ! », « À+ », « Merci pour votre attention ».
Ajoutez votre signature
Si vous n’avez pas configuré votre boite mail afin d’inclure votre signature, assurez-vous de terminer en ajoutant votre nom, votre titre et les informations pour vous contacter. Ne surchargez pas cette partie de cinq numéros de téléphone, deux adresses mail et trois sites web. Faites les choses simplement pour que le destinataire connaisse la meilleure façon de vous recontacter. Évitez d’inclure des citations dans votre signature .
: : Jean Dupont
: :
: : jean.dupont@mail.fr
: : 06 46 60 87 83
: :
: : www.sitewebjeandupont.fr
Conclure de façon professionnelle et courtoise
Une dernière chose pour finaliser votre mail : une formule de politesse. Il y a des formules spécifiques à employer, même si certaines sont utilisées de manière générale. “Amitiés” est trop personnel et “Sincèrement” est trop froid. Vous devez trouver le juste milieu comme : « Meilleurs vœux », « Merci », « Bien à vous, » ou « Cordialement ». Notez que ce sont des expressions abrégées et plus familières qui remplacent les « Je vous souhaite le meilleur… », « Veuillez agréer l’expression… », etc.
Il serait bien de terminer avec un rappel amical indiquant que vous espérez une réponse, par exemple :
« Dans l’attente de votre retour.
Merci,
Nom »
Relisez le mail
Avant de cliquer sur « Envoyer », prenez le temps de relire deux trois fois votre mail, en corrigeant les erreurs que vous rencontrez. Puisqu’il est probable que ce mail soit votre premier contact avec le destinataire, vous devez lui faire la meilleure impression possible. Les fautes d’orthographe et de grammaire rendront vite votre mail beaucoup moins professionnel.
