Comment devenir plus efficace : apprendre à établir une liste d’objectifs
Devenir plus efficace : la gestion du temps consiste à travailler plus intelligemment plutôt que de travailler plus dur ou plus longtemps. Il s’agit de créer un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
La productivité est un facteur parfois subjectif. Les méthodes présentées ci-après ont été théorisées pour permettre de travailler plus efficacement, c’est-à-dire de manière rapide et qualitative. Cependant, il faut être conscient que toutes ne pourront pas s’adapter à chaque profil particulier. De plus, mettre en place ces techniques demande généralement du temps et de l’investissement.
La procrastination, la passivité dans toute sa splendeur !
Impossible de vous présenter une méthode pour devenir plus efficace sans aborder le thème de la procrastination. La procra quoi ?! Si vous lisez ces lignes et que vous n’êtes pas un habitué du développement personnel ou encore des méthodes d’efficacité, ce mot peut vous paraître complètement tordu ! Alors qu’est-ce que la procrastination ? Eh bien, c’est l’art de toujours tout remettre au lendemain. Le mot « art » n’est pas choisi au hasard, chez certaines personnes les phrases comme « il faut que je fasse cela » ou encore « je dois absolument effectuer ceci » sont tellement récurrentes que la procrastination pourrait être comparée à de l’art : l’art de toujours tout repousser au lendemain, l’art de ne rien faire, l’art d’être passif !
A force de repousser ce que l’on doit faire, soit on n’accomplit jamais ses objectifs soit on les accomplit de façon précipitée et à la dernière minute. Dans les deux cas, ce n’est pas la bonne solution !
Comment combattre la procrastination ?
Lutter contre la procrastination revient à devenir plus efficace et plus productif dans la réalisation des tâches que nous nous imposons. La solution principale pour être efficace consiste à établir une liste d’objectifs et à s’engager envers soi-même à les réaliser. Établir une liste d’objectifs peut paraître à première vue quelque chose de très simple et il serait alors inutile de détailler cette activité dans un article dédié. Avant d’aller plus loin, pensez à toutes ces personnes (peut-être en faites-vous parti ?) qui prennent de bonnes résolutions à chaque nouvelle année. Penser à tous ceux qui s’engagent le 31 décembre à faire du sport, à arrêter de fumer, à perdre du poids, à trouver un emploi ou encore à réaliser n’importe quel type de projet. Combien y arrive ? La réponse est claire : très peu. Alors pourquoi ? Eh bien tout simplement parce que le concept de « résolution » (ou d’objectif) est bien trop abstrait pour pouvoir être réellement efficace.
Une résolution est une phrase qui représente un but à atteindre mais qui n’exprime pas le moyen d’y parvenir. Ainsi, si votre bonne résolution est d’arrêter de fumer, vous savez ce que vous voulez mais vous ne savez pas encore comment réellement y arriver.
Dans dans la suite de cet article, je vais vous présenter ma méthode pour correctement définir un objectif et l’atteindre. Cette méthode est simple à mettre en oeuvre, pragmatique et efficace. Elle ne vous prendra que très peu de temps mais vous rendra je l’espère de grands services. Elle fonctionne pour moi et je l’applique quotidiennement afin d’atteindre les objectifs que je me fixe.
Les clés permettant de définir un objectif
Clé n° 1 – être concret : l’objectif doit être défini clairement et précisément. On ne dira pas « je veux faire du sport » mais plutôt « je veux réussir à courir un marathon ». De cette manière l’objectif est clairement défini, vous avez un but et vous pouvez vous engager par rapport à celui-ci sans vous disperser. « Je veux faire du sport » est une bonne résolution que l’on prend le jour de l’an alors que « je veux courir un marathon » est un objectif clair que l’on se fixe.
Clé n° 2 – être mesurable : l’objectif, une fois identifié, doit être mesurable. Il faut pouvoir constater si celui-ci est atteint ou non. Dans le cas de notre exemple, il est facile de savoir si l’objectif est atteint car il faudra réussir à courir pendant 42,195 kms. Si l’objectif est « faire du sport », je vous encourage à aller demander à la salle de fitness la plus proche de chez vous quelle est la proportion de personnes inscrites qui ne viennent jamais ?
Clé n° 3 – être limité dans le temps : l’objectif doit définir une date de fin. Bien entendu, aucune durée n’est imposée, c’est vous qui décidez. Cependant une fois la date de fin définie, vous vous engagez par rapport à cette contrainte temporelle et vous ferez tout pour ne pas la dépasser.
Clé n° 4 – être personnel : pour qu’un objectif soit réalisé, il faut qu’il vienne de vous. En vous engageant par rapport à vous-même et seulement vous-même, vous n’êtes soumis à aucune contrainte extérieure. C’est votre objectif, il est établi par vous, pour vous épanouir, pour vous rendre service et vous savez que vous obtiendrez une grande satisfaction si vous y parvenez.
Si votre objectif correspond à ces quatre critères, vous êtes déjà bien parti mais c’est loin d’être suffisant… Suivez le guide !
Comment optimiser la probabilité d’atteindre un objectif ?
Comment devenir plus efficace : le facteur le plus important et le plus difficile dans la réalisation d’un objectif est la motivation. La plupart des livres et sites que j’ai consulté explique que pour rester motivé, il faut imaginer que vous avez atteint l’objectif que vous vous êtes fixé. On parle alors de « pensée positive » ou de « pensée auto réalisatrice ». Bien qu’il y ait beaucoup de travaux convaincants sur ces techniques d’auto influence, il ne faut pas se limiter à ce simple aspect. Je tiens à préciser que je n’ai rien contre ces travaux, bien au contraire ce domaine m’intéresse beaucoup et fera l’objet de futurs articles sur Penser et Agir. Mais ce n’est pas le but de cet article alors… revenons à nos moutons.
Le facteur le plus important est donc la motivation. Pour rester motivé il faut qu’à tout instant l’objectif que l’on se fixe soit atteignable rapidement. Reprenons notre exemple, si votre objectif est de réussir à courir un marathon alors vous risquez de le trouver rapidement insurmontable surtout si vous n’êtes pas particulièrement sportif.
Pour pallier à ce problème, rester motivé et augmenter la probabilité d’atteindre les objectifs que l’on se fixe, la solution la plus efficace est : la décomposition.
Comment décomposer un objectif ?
Comment devenir plus efficace ? Décomposer un objectif en sous objectifs est essentiel en termes d’efficacité et de productivité. Cette méthode est bien connue dans les domaines de l’ingénierie, on emploie souvent l’expression « diviser pour mieux conquérir ». L’avantage d’un sous objectif est qu’il est bien plus facilement atteignable car moins ambitieux que l’objectif principal. L’autre aspect essentiel de la décomposition est que chacun des sous objectifs doit être accompagnés d’une date de fin. Cette date doit être proche dans le temps, de l’ordre de quelques semaines voir un mois maximum. Cela peut vous paraître à première vue très contraignant. Ne vous inquiétez pas, c’est très facile à mettre en œuvre. Reprenons notre exemple du marathon et décomposons le en sous objectifs :
Semaine 1 : courir 30 minutes le lundi et le vendredi ;
semaine 2 : courir 30 minutes le lundi, le mercredi et le vendredi ;
semaine 3 : courir 45 minutes le lundi, le mercredi et le vendredi ;
Et ainsi de suite…
Comment devenir plus efficace ? La liste de ses sous objectifs se révèle être une liste de tâches concrètes, facilement atteignables et rapidement mesurables dans le temps. Chaque semaine qui passe vous rapproche de votre objectif réel qui est de courir un marathon. En effectuant cette décomposition vous êtes en train de :
Démystifier votre objectif : lorsque vous êtes en train de réaliser un sous objectif, le plus important est de se préoccuper seulement de celui-ci et surtout pas de l’objectif principal. Vous avez établi cette liste dans ce but. Ainsi si vous êtes en semaine 1, l’objectif que vous avez en tête au moment où vous courez n’est pas de courir 42,195 km mais seulement de courir 30 minutes. Et lorsque l’on est en plein effort (physique ou intellectuel), il est important d’avoir un but précis et atteignable en tête. La démystification d’un objectif est primordiale et s’applique à tous les domaines. Les symptômes principaux des personnes qui ne démystifient pas leurs objectifs sont remarquables par les phrases suivantes : « je suis perdu », « je ne sais pas par où commencer », « je n’ai pas le temps », « je n’y arriverais jamais, c’est trop compliqué », etc. Vous voulez monter une société, devenir un as de la séduction, faire le tour du monde ou encore battre un record ? Commencez par démystifier votre objectif, faites en sorte de le comprendre, de l’intérioriser, de le décomposer et enfin agissez ! La démystification est directement en rapport avec la clé numéro 1 : la concrétisation.
Maintenir votre moral : à chaque fois que vous atteignez un sous objectif il faudra matérialiser cela physiquement. La meilleure solution pour moi est de cocher ou de rayer ce sous objectif. Cette action est extrêmement importante car elle concrétise votre progression dans l’accomplissement de votre objectif principal. Au début, cochez une case pourra vous sembler inutile mais je vous assure qu’au bout de quelques mois lorsque vous regarderez cette liste de cases cochées, vous prendrez conscience du travail que vous avez effectué et une sensation d’épanouissement vous envahira : vous faîtes du développement personnel, vous n’êtes pas passif, vous agissez !
Mesurer votre progression : pour chaque nouveau sous objectif rempli, vous vous rapprochez de votre objectif principal. Attention à ne pas regarder trop en avant pour ne pas tomber dans le piège typique du « je n’y arriverai jamais ! ». Lorsque vous cochez une case, le sentiment qui en résulte ne doit être que positif, il marque un avancement, une réussite et vous devez vous centrer exclusivement sur le prochain sous objectif.
Pour atteindre les objectifs que vous vous fixez, pensez à les démystifier, maintenez votre moral au beau fixe et mesurez votre progression.
Concrètement, comment mettre cela en place ?
Comment devenir plus efficace ? Dans cet article, je vous présente une méthode centrée sur l’établissement de listes d’objectifs et pour l’illustrer je prends l’exemple d’un marathon. Comment faire lorsque l’on a plusieurs objectifs en parallèles dans plusieurs domaines ? Comment gérer plusieurs listes en même temps sans que cela influe négativement sur notre emploi du temps ? Comment mettre à jour ces listes et suivre leurs avancements efficacement ? Enfin, comment archiver ces listes de manière à se rendre compte de ce que l’on a accompli ?
Beaucoup de solutions existent afin d’établir des listes d’objectifs respectant les différents points mentionnés dans cet article. De la feuille de papier au logiciel informatique le plus complexe, tout existe. Dans cette jungle de solutions, j’ai sélectionné un petit service Web qui pour moi s’est révélé être la solution la plus efficace. Ce service est gratuit et simple à mettre en œuvre. Il ne nécessite aucune connaissance spéciale et vous prendra si peu de temps qu’il n’influera absolument pas sur votre emploi du temps sans doute déjà bien chargé.
L’avantage de ce service est qu’il est en ligne et donc accessible à tout moment quelque soit l’endroit où vous vous trouvez sur la planète. Vous avez seulement besoin d’une connexion Internet pour y accéder. D’ici quelques jours, je publierai un nouvel article sous la forme d’une vidéo pour vous le présenter. Pour garder le suspense je vous donnerai son nom à ce moment-là…
Comment devenir plus efficace ? Il est utile de désactiver les notifications sur votre téléphone ou d’activer le mode « ne pas déranger » de votre téléphone lorsque vous en avez besoin et de fixer des limites à toute personne partageant votre espace. (Par exemple, en disant : « Pour la prochaine heure, j’ai vraiment besoin de me concentrer » ou « Quand la porte de mon bureau est fermée, cela signifie que je ne veux pas être dérangé »). Ces conseils s’appliquent que vous soyez en au bureau présentiel ou en télétravail.
Apprenez à dire non
Dire non – poliment mais fermement – est un art, et si vous arrivez à le maîtriser, vous vous sentirez beaucoup plus maître de votre temps. Très souvent, il ne s’agit même pas de dire non, mais de fixer le moment où vous pouvez faire quelque chose – par exemple, en disant : « Je ne peux pas faire cela avant la semaine prochaine ».
Évaluez les conséquences de l’action ou de l’inaction
Si vous êtes vraiment en train de procrastiner, demandez-vous : « Que se passera-t-il si je ne le fais pas ? » Si la réponse est « Euh, pas grand-chose », alors ce n’est probablement pas si important. Mais si vous savez qu’il pourrait y avoir de graves conséquences si vous remettez à plus tard, cela pourrait vous donner le coup de pouce supplémentaire dont vous avez besoin pour vous motiver.
Comprenez que parfois, la procrastination peut être une bonne chose
L’envie de procrastiner peut vous indiquer quelque chose (par exemple, que vous êtes fatigué et que vous avez besoin d’une pause). Et parfois, l’esprit a simplement besoin d’un peu de temps pour vagabonder, imaginer et être créatif – et c’est aussi une bonne chose.
Enfin, si vous n’avez pas envie d’accomplir la plupart des tâches associées à votre liste de choses à faire, il est peut-être temps de changer de travail !
Sérieusement, demandez-vous si c’est vraiment le bon emploi pour vous, car il n’est pas « normal » de ne pas aimer son travail ou de se sentir constamment démotivé.
Fixer des échéances et utiliser un rétroplanning
Comment devenir plus efficace : souvent, le délai à respecter pour finaliser une tâche est fixé par une personne tierce. Quand ce n’est pas le cas, il est naturel de repousser le passage à l’action puisqu’aucune obligation ne vient augmenter la motivation à réaliser la tâche en question. À l’inverse, fixer une limite à la réalisation d’une mission est un excellent moyen d’avancer efficacement. La deadline (ou délai maximum) est un facteur qui agit sur la motivation de la plupart des personnes. Pour d’autres, en revanche, travailler dans l’urgence représente une trop grande source de stress qui produit alors l’effet opposé et les démotive. Après avoir fixé une échéance définitive pour un projet, le rendu d’un rapport ou encore l’organisation d’une réunion d’équipe, il est important de segmenter les différentes tâches et étapes qui mèneront à l’objectif final.
Pour cela, le batching peut être une solution pertinente. Cette technique consiste à regrouper plusieurs tâches similaires afin de les traiter en même temps. Concrètement, cela est comparable au fait d’attendre que le panier à linge soit plein pour faire tourner la machine à laver.
Pour les projets les plus itératifs (c’est-à-dire où la validation d’une tâche entraîne le début de la suivante), la mise en place d’un rétroplanning est une méthode efficace. Cette technique requiert de partir de la date finale, celle à laquelle le projet doit être finalisé et/ou le livrable rendu, puis de remonter le temps pour intégrer des délais intermédiaires. De cette façon, toutes les tâches nécessaires à la bonne réalisation du projet sont prises en compte dans un laps de temps adapté.
Faire des to-do lists et/ou utiliser une application d’organisation
Comment devenir plus efficace ? Le simple fait de penser à des projets, à des tâches ou à des idées peut surcharger l’espace mental des collaborateurs et ralentir leur productivité. C’est pourquoi il est important de se décharger des flux de pensées en créant des listes de tâches ou d’inspiration, que ce soit sur papier ou sur une application dédiée. Pour faire une to-do list efficace quel que soit le support choisi, il est important de prendre en compte quelques règles d’usage. Tout d’abord, les tâches qui composent la liste doivent commencer par un verbe d’action à l’infinitif pour vraiment inciter à agir. Idéalement, les tâches à court terme (par exemple, toutes les actions à accomplir dans la journée) ne se mélangent pas aux missions à long terme (par exemple, une liste de projets à développer pour l’année à venir).
Enfin, une to-do list peut prendre en compte un facteur de priorisation. De cette manière, les tâches les plus urgentes peuvent être cochées au début de la journée de travail et augmenter la productivité de manière considérable. Pour aller plus loin dans la mise en forme de listes de tâches, il est possible d’utiliser une application d’organisation sur ordinateur ou sur mobile. La plupart permettent de créer des to-do lists facilement modifiables, de les partager entre plusieurs utilisateurs et même d’intégrer des fichiers pour faciliter la mise au travail.
Implémenter la technique Pomodoro
Comment devenir plus efficace : la technique Pomodoro est une méthode de gestion du temps qui consiste à diviser les tâches d’une journée en phases de travail d’une durée de 25 minutes, entrecoupées par des pauses d’abord courtes, puis plus longues. Cette méthode simple permet de planifier son temps de travail et de gagner en productivité rapidement. La mise en place de la technique Pomodoro dans le quotidien professionnel demande un court temps d’adaptation, mais des outils d’accompagnement existent. Pour fixer la limite de 25 minutes de concentration, par exemple, il suffit d’utiliser le minuteur sur son téléphone portable.
Reporter son temps de travail et de pause sur un document est probablement l’habitude la plus difficile à prendre dans le cadre de la technique Pomodoro. Une fois cette discipline assimilée, la méthode Pomodoro apporte des résultats satisfaisants en termes de productivité.
Classer ses tâches avec la méthode GTD
La méthode GTD est une technique de classification des tâches très utile pour consacrer moins de temps aux tâches les moins rentables, c’est-à-dire celles qui demandent beaucoup de temps sans produire beaucoup de bénéfices. Pour appliquer cette technique, il faut suivre les étapes suivantes :
Collecter.
Traiter.
Organiser.
Réviser.
Exécuter.
Comment devenir plus efficace ? La méthode GTD consiste en un inventaire exhaustif de toutes les tâches à réaliser, puis en un tri entre différents bacs correspondant à des catégories de missions. Si une tâche est réalisable, elle doit être exécutée au plus vite. Si, au contraire, elle n’est pas faisable dans l’immédiat, elle peut être inscrite sur une liste d’actions à venir ou bien être déléguée à une autre personne. Un calendrier peut accompagner les bacs de tâches afin qu’une date future leur soit assignée.
3 outils de productivité à utiliser
Si avoir recours à des méthodes de productivité permet de gagner en efficacité, de nombreux outils accompagnent désormais les professionnels en quête de meilleures performances dans leur travail. Lorsqu’il s’agit de travailler en équipe, certains de ces outils peuvent aussi contribuer à l’amélioration des processus de communication et donc à gagner du temps.
Un agenda collaboratif
Comment devenir plus efficaces ? La plupart des agendas numériques proposés sur le marché sont collaboratifs. Google Agenda, le calendrier Outlook de Microsoft ou encore iCloud d’Apple proposent une mise en forme intéressante permettant de réserver des créneaux pour un rendez-vous ou la réalisation d’une tâche en particulier. Pour un manager, par exemple, il est possible de mettre en place un code couleur afin de bloquer des périodes pendant lesquelles il ne souhaite pas être dérangé et d’avancer efficacement sur un projet qui lui demande de la concentration.
Un outil de prise de notes
Prendre des notes s’avère indispensable dans de nombreuses situations professionnelles. Bien que cet exercice puisse paraître simple, réussir sa prise de notes demande de suivre quelques recommandations et permet d’être plus efficace par la suite. En réunion d’équipe, en conférence ou encore en formation produit, un simple carnet et un stylo peuvent suffire à prendre des notes. Cependant, il faudra, dans ce cas, prendre le temps de classer les informations importantes, si possible dans les quelques minutes qui suivent l’intervention afin de ne rien oublier.
En revanche, opter pour un outil numérique de prise de notes permet de noter plus vite, mais aussi et surtout de mieux catégoriser les données clés et de les partager avec ses collaborateurs. Des outils comme Evernote, Dropbox Paper, Google Keep ou encore Bear sont à intégrer dans une organisation du travail qui vise plus d’efficacité.
Une plateforme de gestion de projets
La productivité n’est pas qu’une affaire individuelle. Quand un projet est mené en équipe, optimiser son temps de travail et rester efficace sur la durée peut représenter un défi. Heureusement, utiliser un outil de gestion de projets peut véritablement changer la donne. Il en existe désormais de nombreux sur le marché. Ainsi, Asana, Teamwork, Trello ou encore Wrike sont conçus pour améliorer la gestion des tâches à l’échelle de toute une équipe, voire de toute une entreprise. L’objectif d’une plateforme de gestion de projets est d’intégrer plusieurs projets sur une même interface ainsi que les délais à respecter, les parties prenantes, les objectifs à tenir, etc. Disposer de ce type d’outil en interne est profitable pour pallier d’éventuels problèmes d’organisation et mener à la réussite du projet.
