Ne plus perdre de temps : attendre à la caisse, un projet qui prend plus de temps que prévu, un délai dépassé, des embouteillages, une insomnie… Que de temps perdu qui pourrait être mieux ou plus utilement exploité. Il est important de bien gérer son emploi du temps car le temps, c’est de l’argent. Mais au vu des circonstances économiques actuelles, celui-ci est malheureusement devenu une denrée rare. Passez-vous souvent plusieurs minutes à regarder par la fenêtre alors que vous avez des tas de choses à faire ? Recherchez-vous des informations inutiles ou des jeux en ligne sur Internet quand vous savez que vous avez des tâches plus importantes et urgentes à faire ? Il serait temps d’admettre que vous avez tendance à tout remettre à plus tard. La clé pour gérer votre temps plus efficacement est de réduire les sources de distractions, de vous concentrer sur les tâches les plus importantes à terminer et de trouver un moyen plus fiable d’évaluer votre productivité.Gérer son temps !
Difficile quand on a tendance à remettre à demain ce que l’on pourrait faire aujourd’hui ou quand, en entreprise, on nous fait comprendre que tout est urgent.
Gardez-vous d’Internet
Avec Internet à portée de main, il n’est pas étonnant que nous devions constamment combattre le besoin de consulter nos sites favoris. Quand vous savez que vous devez arrêter de perdre du temps pour vous consacrer à une tâche plus importante, le fait d’éviter Internet est un moyen facile de ne pas tout remettre à plus tard . Vous pouvez installer un outil qui bloque des navigateurs variés, si votre volonté ne suffit pas à vous éloigner d’Internet ou pire, si votre travail vous demande de toute façon de vous en servir. Il vous suffit de mettre cette application en place quand vous avez besoin de vous concentrer et de laisser le programme gérer votre volonté à votre place .
N’ouvrez pas votre messagerie
Un sondage fait auprès des employés de Microsoft a montré qu’ils passaient en moyenne dix minutes à répondre à leurs emails et qu’il leur fallait ensuite encore un quart d’heure pour se concentrer à nouveau sur la tâche en cours . Comment ne plus perdre de temps : mettez en place un système de réponse automatique à vos emails et empêchez-vous de les vérifier avant d’avoir terminé votre travail, si vous avez vraiment besoin de vous concentrer sur une tâche précise. Ces mêmes principes de base s’appliquent aussi aux textos, aux messages instantanés, aux notifications d’alarme, aux alertes de téléphonie mobile et autres . Ces sources de distraction nous autorisent à remettre une tâche à plus tard, car elles semblent souvent plus productives que d’autres choses qui font perdre du temps, mais c’est rarement le cas.
Éteignez complètement votre téléphone chaque fois que vous le pouvez si l’angoisse de séparation d’avec ce type de connexion ne fait que vous distraire davantage.
Planifier
On n’insistera jamais assez sur l’importance de la planification. Sans quoi, une matinée « de travail » peut très vite se traduire par 2 heures passées à traîner sur Internet, mieux vaut planifier ce que l’on a à faire et s’y tenir. Comment ne plus perdre de temps : comme généralement, le cerveau est à son top de 10h à midi, planifiez dans cette tranche la plus productive, les tâches les plus difficiles ou celles que vous appréciez le moins. Vous ne finirez peut-être pas un projet en entier pendant ces quelques heures, mais au moins, vous serez en bonne voie. Cela permettra également à votre cerveau de s’habituer à un rythme et d’être prêt à heure fixe. Que vous soyez du matin ou du soir, planifiez votre temps de travail, soyez à l’heure et gardez dans votre planning des plages vides pour gérer les imprévus.
Comment ne plus perdre de temps : faire des listes peut être un excellent moyen de rester organisé.e. Apprenez à découper vos projets en plusieurs phases : qu’est-ce que je dois absolument faire aujourd’hui ? Qu’est-ce qui peut attendre demain ? Qu’est-ce que je peux faire la semaine prochaine ? Il existe des outils pour bien gérer son temps et vous aider dans ce processus. Commencez par prendre 10 à 15 minutes au début de votre journée pour faire la liste de vos priorités. Vous aurez ainsi une idée très claire de ce que vous devrez accomplir le jour même.
Choisissez d’exploiter toute perte de temps à sa juste valeur
Perdre son temps est quelque chose qui se passe principalement dans la tête. En vous lamentant, vous ne faites que renforcer votre sentiment négatif qui y est lié. Au lieu de vous énerver, vous pouvez choisir d’utiliser ces moments à bon escient. Vous pouvez par exemple exploiter le temps que vous passez dans la file pour réfléchir à une solution créative, à un problème ou pour écouter de la musique inspirante. Vous n’arrivez pas à dormir ? Profitez-en pour vous adonner à des exercices de détente, ranger vos affaires ou lire un livre. Soyez en conscient, vous ne perdez rien à remplir utilement votre temps d’attente.
Optez pour la pensée positive
Comment ne plus perdre de temps : bannissez toute pensée négative et remplacez-la consciemment par un sentiment positif. Observez quand et comment les pensées négatives vous assaillent. Saisissez dès lors ce moment pour réfléchir activement à qui vous voulez être, ce que vous voulez avoir, ce qui vous ferait plaisir,… Et faites comme si c’était le cas. Utilisez votre imagination sans modération. Selon une enquête sur la ‘Neuroplasticité’, nous savons que nous sommes capables de modifier nos comportements. En utilisant votre imagination, vous pourrez établir d’autres connexions dans votre cerveau.
Faites tout votre travail sur un seul appareil
Le fait de passer d’un ordinateur portable à un tableur, à votre téléphone pour vérifier un email et à une tablette pour monter une conférence est le meilleur moyen d’aller à la catastrophe. Chaque fois que vous allez d’un dispositif à un autre, vous êtes susceptible de succomber à une distraction et devez vous recentrer. Comment ne plus perdre de temps : tâchez de rassembler aussi souvent que possible tout ce dont vous avez besoin sur un seul équipement pendant vos préparatifs et avant de commencer, de telle sorte que vous puissiez travailler sur un seul appareil à la fois .
Montez un plan de travail
La plupart des gens détestent l’idée de garder un agenda toujours bien fourni, mais vous n’avez pas forcément besoin de tout faire à la fois. Comment ne plus perdre de temps : quand vous vous préparez à accomplir une tâche, prenez cinq minutes pour faire une liste, souligner les tâches prioritaires ou vous accorder un délai pour chaque activité . Vous serez aussi plus susceptible de vous tenir à la tâche en cours, en vous donnant une période de temps gérable pour en venir à bout . Vous pouvez aussi vous fixer des segments de temps exacts pour des tâches précises, ce qui vous permet de les réduire en tronçons plus faciles à gérer, ce qui va aussi rendre plus attirant le début de votre journée de travail . Cette pratique peut fonctionner pour n’importe quelle activité imposée, que ce soit des tâches ménagères, un travail de bureau ou des travaux de réparation chez vous.
Se concentrer
Une fois que vous avez listé et priorisé vos tâches, il faudra vous concentrer pour ne pas « errer » d’une tâche à l’autre. Comment ne plus perdre de temps : si vous regardez continuellement vos emails (ou les réseaux sociaux), vous allez vous disperser. Non seulement les distractions vous empêchent d’achever vos tâches mais elles sont également très fortes pour réduire votre créativité et votre productivité. Dans un premier temps, planifiez aussi les moments où vous regarderez vos emails, ceux où vous passerez vos appels et ceux où vous surferez sur le net. Prévoyez 50 minutes de productivité intense avant d’aller vous changer les idées.
Maintenant que vous savez quelles sont vos priorités, faîtes une seule chose à la fois. Vous serez peut-être tenté.e de zapper au gré de l’inspiration mais cela oblige votre cerveau à jongler avec des activités différentes et freine votre productivité. Comment ne plus perdre de temps : laissez-vous le temps de la réflexion et concentrez-vous sur une tâche (et une seule) pour trouver les meilleures solutions.
(Ré)évaluez vos problèmes
Comment ne plus perdre de temps : prenez du temps pour (ré)évaluer vos problèmes de manière correcte. Sont-ils si insolubles qu’ils en ont l’air ? Ou bien les avez-vous volontairement amplifiés lorsque vous vous trouviez dans une situation difficile ? Prenez un peu de distance et appréhendez vos soucis sous un regard nouveau. Après un certain temps, vous y verrez peut-être plus d’opportunités que vous ne le pensiez précédemment.
Expérimentez l’attitude de ‘jouissance’
Changez votre attitude. Apprenez à profiter de ce que vous faites.
Eliminez les détails embêtants de votre existence
Vous vous souciez d’un détail se répétant chaque jour et, qui plus est, s’avère complètement futile ? Lâchez prise ! Rester attaché à des choses sans importance et qui n’apportent rien est également une forme de perte de temps. Faites place au plaisir et aux activités fonctionnelles dans votre vie.
Cultivez les bons sentiments envers… vous-même
Ne perdez pas de temps à vous critiquer ni à vous blâmer. Cette négativité se trouve uniquement dans votre tête, ce qui explique que vous soyez bien trop dur envers vous-même. Il y a bien quelque chose que vous pouvez ou souhaitez changer. Utilisez votre temps à bon escient pour tenter de vous améliorer. Penser du mal de soi est tout simplement contreproductif et vous ronge un temps précieux. Il n’y a rien de bon là-dedans, ni pour votre confiance en vous, ni pour la gestion de votre temps.
Ralentissez le rythme
Cela peut paraitre terriblement contreproductif pour gérer son temps, mais le fait de vouloir aller trop vite ou de faire plusieurs petites tâches à la fois peut finir par vous faire perdre du temps. Des études ont montré que seulement 2 % des participants sont vraiment doués pour faire très efficacement plusieurs choses à la fois tout en gagnant du temps . Aller plus lentement vous donne aussi l’occasion de vous assurer que chaque tâche a été accomplie pleinement et clairement, ce qui réduit la probabilité de devoir y retourner ou de corriger les erreurs, ce qui peut finir par prendre plus de temps .
Tenez-vous à la tâche en cours
Ce n’est pas un hasard si bien des étudiants de fac ont des intérieurs rutilants une semaine avant les examens de fin d’année. Nous remettons souvent les choses à plus tard en nous occupant plutôt de choses plus importantes (et donc plus prenantes) au lieu de nous consacrer à ce que nous devons absolument terminer. Le fait de perdre du temps à des activités moins importantes reste une façon de reculer devant l’essentiel et c’est une perte de temps quand vous avez des dates limites à respecter . Reconnaissez le fait, quand la tâche en cours n’est pas celle qui devrait être votre priorité.
Prendre des notes
Prenez l’habitude de noter (sur votre téléphone ou dans un carnet) toutes les idées qui vous viennent à l’esprit ou celles que vous lisez / voyez pour les exploiter ultérieurement.
Faire des pauses
Le fait de travailler sans s’offrir un temps de pause est un moyen assuré de vous surmener et de vous frustrer. Ayez en tête un temps limite où vous devrez vous arrêter pour ne pas vous surmener et diminuer la qualité de votre travail. Cet arrêt peut avoir lieu en fin de journée, quand vous avez prévu un diner à l’extérieur ou faire quelque chose de tout à fait différent . Vous devriez prévoir des pauses, même si vous avez une urgence à traiter pour le lendemain, afin de vous donner suffisamment de temps pour vous ressaisir avant d’y replonger. Le cerveau ne peut pas être attentif non stop : il a besoin de s’oxygéner régulièrement. Toutes les heures, levez-vous, marchez 100 pas et prenez 3 grandes respirations.
Faites une pause de 10 minutes au milieu de la matinée et de l’après midi que vous agrémenterez avec une boisson ou une collation (fruits pour les vitamines, fruits secs pour les acides gras). Il est essentiel de s’aérer l’esprit pour mieux reprendre ensuite. A l’heure du repas, faites une vraie pause. Ne mangez pas assis à votre bureau ; savourez plutôt votre déjeuner à table et entre collègues.
Créez un formulaire pour gérer votre temps de la journée
Maintenant que vous avez une série de mesures glanées en première partie de l’article pour vous aider à rester concentré, le test de la répétition est un excellent moyen de voir si vous vous en servez efficacement. Comment ne plus perdre de temps : commencez par créer une feuille de calcul ou contentez-vous de monter un formulaire sur un morceau de papier ou un tableau blanc. Faites une colonne pour les heures de la journée puis faites-en une qui soit plus grande en laissant de la place à droite pour chaque heure .
Cessez ce que vous faites au début de chaque heure
Ce test vous demande de prendre une minute ou deux au début de chaque heure pour évaluer votre façon d’employer l’heure précédente . Mettez en place une minuterie pour vous assurer de vous arrêter suffisamment à temps pour remplir votre formulaire.
Accepter les imprévus
Si vous n’arrivez pas à finir ce que vous aviez prévu de faire dans la journée, le ciel ne vous tombera pas sur la tête. Les imprévus et les projets de dernière minute arrivent et parfois les choses prennent plus de temps que ce que l’on avait imaginé. Comment ne plus perdre de temps : faites de votre mieux pour vous organiser selon vos priorités et concentrez-vous sur l’essentiel. Vous pourrez toujours vous attaquer au reste du programme le lendemain.
Prendre du plaisir
Bien gérer son temps c’est aussi planifier des moments pour fêter vos réussites en solo ou en équipe, des moments de détente ou de créativité pour reposer votre cerveau et lui faire secréter des endorphines (les hormones du plaisir).
Voyez comment vous avez passé votre heure
Comment ne plus perdre de temps : pendant votre période d’évaluation, vous devriez tenir compte de ce que vous avez terminé pendant l’heure précédente. Cela peut être n’importe quoi, entre une activité physique, une révision pour un contrôle ou une heure devant la télévision. Soyez honnête avec vous-même, quelle que soit votre façon d’avoir passé ce temps-là.
Demandez-vous si vous allez répéter cette heure
C’est l’étape qui a donné son nom au test. Demandez-vous si vous allez reprendre la même activité, une fois que vous êtes allé au bout de cette heure . Cette question vous oblige essentiellement à vous demander si vous avez passé cette heure de façon productive. Vous serez moins susceptible de répéter la tâche de cette heure si la réponse est non.
Résumez le contenu de l’heure
Notez aussi votre évaluation dans la colonne de droite. Comment ne plus perdre de temps : le fait de garder une trace écrite de la journée pour voir combien d’heures ont été répétées et combien ne l’ont pas été est aussi un outil de motivation efficace. Résumez en quelques mots ce que vous avez fait dans la colonne de droite ainsi que la fréquence à laquelle vous avez répété cette tâche .
Reconnaissez les moments de votre journée que vous avez pu maitriser
L’un des inconvénients de ce test de répétition est que vous pouvez facilement prendre l’habitude de juger de l’utilité de chacune de vos heures. Un cours où l’enseignant n’apporte aucun élément nouveau, une réunion de travail stérile ou d’autres éléments de votre journée peuvent finir par sembler être en eux-mêmes une perte de temps assez frustrante . Comment ne plus perdre de temps : essayez de vous souvenir que vous ne pouvez pas maitriser complètement chaque heure de votre journée et que certaines obligations, comme d’être présent à cette réunion stérile, peuvent tout de même compter comme des éléments nécessaires de votre journée.
Conclusion
Comment ne plus perdre de temps : prenez honnêtement la mesure de votre productivité pendant de longues heures de travail. La meilleure chose à faire est parfois de vous arrêter pour vous promener, prendre un repas ou parler à un proche pendant quelques minutes quand vous avez besoin de vous recharger après avoir travaillé dur.
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