Être productif : “La productivité n’est pas ce que vous faites de votre temps. C’est plutôt ce que vous faites de votre esprit.” – Robin S. Sharma
Qu’est-ce qu’une personne “productive” ? Serait-ce la capacité quasi-robotique à enchaîner des tâches, heures après heures ? Est-ce une question de discipline ? Ou encore la vitesse à laquelle quelqu’un travaille ? Il est parfois difficile d’être productif(ve). L’accumulation des tâches, les distractions, la tendance à procrastiner ou le manque de motivation sont autant de facteurs qui ruinent votre efficacité. Pour mener votre travail à bien, commencez par vous organiser et créez un environnement propice à la concentration. Adoptez également des habitudes de vie saines qui vous aideront à maintenir votre motivation et à améliorer votre productivité.
Listez vos tâches
Comment être productif : vous pouvez utiliser une feuille de papier, un document électronique ou votre téléphone. Écrivez sous forme de points toutes les tâches que vous devez accomplir dans la journée, la semaine ou le mois. En les visualisant ainsi, vous pourrez vous organiser plus facilement. Pour être un outil de gestion efficace, votre liste doit être concise, complète et actualisée au fur et à mesure de votre progression . Créez une liste de tâches concrètes, objectives et raisonnables. Privilégiez les verbes d’action et évitez les formulations générales. Par exemple, si vous devez réaliser des tâches ménagères, détaillez-les successivement au lieu de simplement écrire « faire le ménage ». Vous pouvez ainsi noter « passer l’aspirateur sur le tapis », « nettoyer les meubles de la salle à manger » ou « changer les coussins du canapé ». Si cela peut vous aider, classez vos tâches en fonction de leur nature, du temps que vous devez leur consacrer ou encore de la pièce concernée. Ne vous laissez pas distraire par l’établissement de votre propre liste. Selon la charge de travail et la fenêtre de temps prévue, n’y consacrez pas plus de quelques minutes, et réalisez-la en une fois.
Même si vous pouvez l’actualiser au fil du temps, il est préférable de ne pas la modifier en permanence.
Établissez un emploi du temps
Comment être productif : commencez par classer les tâches en fonction de paramètres tels que l’urgence, l’importance, la complexité, le temps ou les ressources nécessaires. Organisez-les ensuite selon un emploi du temps quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Selon la situation, pensez également à y inclure les temps de repos comme les pauses ou les heures de repas. Votre emploi du temps doit être un outil d’aide à la gestion. Si une tâche s’avère plus longue ou complexe que prévu, prenez le temps nécessaire à sa réalisation et adaptez votre organisation en conséquence. Si vous devez la reporter à cause d’un évènement extérieur, n’hésitez pas à le faire et remplacez-la par une tâche. Il est important d’être flexible afin d’optimiser votre temps.
Retirez ce qui n’est pas important (et concentrez-vous sur l’important)
Comment être productif : la première habitude des personnes productives est de réduire. C’est-à-dire et d’enlever tout ce qui n’est pas important. C’est aussi le mode de pensée que l’on retrouve dans le minimalisme. Lorsque je m’installe pour travailler, j’écris d’abord la liste des activités à faire pour la journée. Puis, je juge ce qu’il y a de plus important dans la liste, je les entoure et enfin je les classe par importance. Après cela, je teste ces tâches à faire pour voir si elles valent vraiment le temps que j’y passe. Quel impact auront-elles ? Y a-t-il d’autres activités à plus forte valeur ajoutée à accomplir ? Ces questions m’aident à m’assurer de travailler uniquement sur les tâches les plus importantes durant la journée. Ainsi, pour les activités non-importantes, je les reporte à plus tard ou bien je les retire de la liste. Pour tout ce que vous faites actuellement, demandez-vous si cela est réellement important. Est-ce que cela vous rapprochera vraiment de vos rêves ? Cette activité aura-t-elle un impact sur votre vie à long terme ? Est-ce vraiment la meilleure façon d’utiliser votre temps ?
Si votre réponse est “oui” à toutes ces questions, alors gardez cette tâche. Si ce n’est pas le cas, il serait peut-être temps de l’enlever. Il n’y a aucun intérêt à faire quelque chose qui n’est pas important ! C’est comme si vous vous préoccupiez de l’alimentation des canards en Lozère. Cela n’a pas d’importance que vous y passiez une heure, trois heures ou même une semaine… cela ne vous produira jamais rien d’utile dans votre vie ! C’est pour cela que vous devez vous recentrer sur votre objectif à chaque instant et ne faire en priorité que des choses qui servent cet objectif. Beaucoup de gens ont malheureusement du mal à juger leurs tâches quotidiennes et les considèrent toutes comme importantes. À partir des questions que j’ai soulevé plus haut, mes tâches les plus importantes sont celles qui me rapprochent le plus de mes rêves lorsque je les réalise.
Par exemple, travailler sur mon blog me permet d’atteindre plus de personnes. Ce qui me permet ensuite de me rapprocher de mon but, qui est de permettre aux gens de reprendre contact avec leur potentiel et de vivre une vie épanouie. Pour vous qui lisez ces lignes, j’aime à penser que vous avez trouvé ce blog en partie grâce à mes efforts pour vous atteindre et en partie grâce au destin. C’est pour cela que je priorise ce blog plus que d’autres choses dans ma vie, comme écrire des articles pour d’autres sites, développer des connexions sur les réseaux sociaux, etc… Bien qu’il y ait d’autres activités pour m’aider à me rapprocher de mes buts, elles ne seront jamais aussi efficaces que de travailler ici sur ce blog. Mais cela ne s’arrête pas qu’à identifier les tâches importantes.
Souvent, nous nous noyons dans un flot de sollicitations diverses et variées durant la journée. J’avais l’habitude d’immédiatement prêter attention à ces choses-là. Imaginons qu’une sollicitation (notification Facebook) apparaît, je part la vérifier sur le moment puisqu’elle ne prend qu’à peine 2 minutes. Et ainsi de suite pour les notifications n°2, n°3…
Après un certain temps, j’ai compris que ces requêtes inutiles me prenaient beaucoup de temps. Mais pire encore, à cause de ça je ne finissais jamais mes tâches importantes. Je croyais que j’étais vraiment productif en prêtant attention à ces sollicitations, alors qu’en réalité elles n’amenaient qu’un faux sentiment de productivité.
À présent, j’utilise une autre liste “à faire plus tard” pour ces tâches dites urgentes mais non importantes. J’y mets toutes les sollicitations au fur et à mesure et je travaille sur mes 20% de tâches dites importantes (celles qui conduisent à 80% des résultats que j’obtiens la journée). À la fin de la journée, je me réserve un peu de temps pour faire toutes ces requêtes. En fusionnant les requêtes similaires que je réalise en même temps. Il s’avère étrangement que je suis toujours capable de les réaliser en une heure, voire moins.
Si je dois comparer aux heures que cela m’aurait pris si j’avais essayé de les faire durant la journée, il n’y a pas photo !
Prenez des pauses stratégiquement
Comment être productif : la seconde habitude pour augmenter votre productivité est de s’autoriser des pauses stratégiquement. Je ne pense pas qu’être productif nécessite que de travailler non-stop comme un robot. Au contraire, c’est en faisant cela que vous deviendrez moins productif. Aujourd’hui, alors que le nombre d’heures passé au travail augmente, de même que la quantité de travail accompli…
Le travail abattu par heure a diminué. Plus que ça, la qualité du travail réellement effectué durant ces fameuses heures “supplémentaires” est devenu ridicule. Si vous ne comprenez pas où je veux en venir, ne vous en faites pas, nous allons éclaircir tout ça. Voici un exemple. Imaginons que vous vouliez écrire un livre. Habituellement vous enchaînez 1000 mots par heure en travaillant sur votre manuscrit. Pendant les deux premières heures vous aurez alors gardé un rythme de 1000 mots par heure. Mais, à partir de la 3e heure, vous vous sentirez fatigué(e) et ainsi vous n’écrirez plus que 500 mots par heure. C’est 500 mots de moins que votre rythme habituel ! En économie, on appelle cela la Loi des Rendements Décroissants.
Se reposer est important. Peu importe à quel point vous voulez travailler, il y a des parties de votre vie que le travail ne peut pas remplacer, comme l’amour, la famille, la santé. C’est pour cela que notre vie est segmentée, chaque “segment” est unique et irremplaçable. Par “repos”, je veux dire faire autre chose que vous concentrer sur vos Affaires/Travail/Études. Prenez le temps de recharger vos batteries, ainsi vous pourrez être plus efficace lorsque vous retournerez au travail. Au début de l’année dernière j’ai fait une petite expérience :
Expérience N°1 : J’ai passé une période de temps où je travaillais continuellement sans arrêt (à part pour les besoins essentiels comme manger, dormir, etc…).
Expérience N°2 : Puis j’ai aussi essayé pendant un temps de faire des pauses pendant mon travail, où je correspondais avec des amis, je faisais de l’exercice, marchais dans la maison, lire des livres, faire une sieste, sortir avec des amis, etc.
N°1: Le rendement diminue avec le temps lorsqu’il n’y a pas de pause.N°2: Avec des pauses, le rendement peut être maintenu au maximum.
Comment être productif : cela signifie que lorsque je travaille sans arrêt, ma productivité ne cesse de diminuer jusqu’à atteindre presque zéro. Cependant, si je fais des pauses, elles m’aident à reprendre mon travail au top de mes capacités. Même s’il y a du “temps perdu” pendant ces pauses, le rendement final compense largement cela. Bien plus, en plaçant stratégiquement mes moments de pause, je suis capable de maximiser mes résultats (soit donc de rendre un travail de qualité). Le repos me permet donc d’en faire plus. Passer plus de temps à travailler ne veut pas forcément dire que vous en ferez plus en quantité, mais appliquer cette stratégie ET augmenter le temps passé à travailler maximisera votre efficacité.
Si vous êtes auto-entrepreneur ou si vous avez un emploi du temps flexible, vous pourrez facilement mettre cela en pratique. Même si vous avez un job plutôt rigide concernant les horaires, vous pourrez l’adopter dans une moindre mesure. Dès que vous vous sentez improductif, faites une courte pause. Comment être productif : éloignez vous de votre bureau, allez vous servir un café, rafraîchissez-vous le visage, parlez à un collègue du boulot. Vous serez frais et dispo quand vous retournerez au travail. Que ce soit au bureau, chez vous, dans un café ou dans une bibliothèque, il est essentiel de prendre des pauses. Vous contraindre à travailler au-delà de vos capacités peut diminuer votre efficacité et avoir un impact négatif sur votre moral.
Comment être productif : pour maintenir votre motivation et votre productivité, adaptez la fréquence et la durée des pauses à votre charge et à votre capacité de travail. Par exemple, si vous devez étudier un dossier complexe, faites une pause d’une quinzaine de minutes toutes les deux heures pour vous étirer, marcher, boire un café ou prendre une collation saine. Si vous avez prévu de réaliser successivement plusieurs tâches ménagères, prenez quelques minutes de pause entre chaque activité.
Priorisez vos tâches
Comment être productif : l’ordre de priorité découle de leur classement. Organisez-vous de manière à accomplir les actions importantes et urgentes en premier. Optimisez votre temps en prévoyant de ne réaliser qu’une tâche à la fois. Par exemple, supposons que vous deviez laver votre chien, faire votre déclaration de revenus au centre des impôts et travailler sur le dossier d’un client dans la journée. Il est plus sage de commencer par remplir vos obligations fiscales, d’étudier ensuite vos documents professionnels et de terminer votre journée en vous occupant de votre animal . Essayez de ne pas laisser les tâches s’accumuler. Terminez celles qui sont en suspens avant de vous atteler aux nouvelles. Si votre charge de travail s’alourdit rapidement, prenez quelques minutes pour classer à nouveau les tâches et adapter votre organisation.
Définissez des objectifs précis et raisonnables
Comment être productif : qu’il s’agisse de travailler, d’étudier ou d’accomplir des tâches quotidiennes, les objectifs peuvent être des facteurs de motivation et d’efficacité. Par exemple, si vous devez préparer des examens en une semaine, votre but peut être de réviser deux matières par jour. Vous pouvez entretenir votre motivation par un système de récompense et de sanction. Par exemple, prévoyez un repas entre amis ou des vacances si votre but est atteint. À l’inverse, si tel n’est pas le cas, vous pouvez décider de renoncer à un projet. Par exemple, si vous n’avez pas terminé vos révisions à temps, restez chez vous pour travailler au lieu de sortir avec vos amis.
Pour que le système soit efficace, la récompense et la sanction doivent être fixées à l’avance et être proportionnelles à l’objectif. Vous pouvez également laisser un ami ou un membre de votre famille les choisir.
Retirez les freins de votre productivité (les distractions)
Il existe un certain nombre de freins qui limitent votre productivité. Cela peut être la musique que vous écoutez pendant que vous travaillez, la lenteur de votre ordinateur, les alertes de votre boîte de réception chaque fois que vous recevez un mail, internet, Youtube, Facebook, Twitter, etc…
Comment être productif : ces choses qui vous piègent et vous empêchent de finir ce que vous avez à faire. Que devriez-vous faire alors ? Eh bien supprimer ces freins ! Ou bien déplacez-vous à un endroit où ils ne poseront plus problème. Par exemple, l’un des grands freins à ma productivité est internet. Lorsque j’écris mes articles en ligne, j’ai tendance à cliquer sur d’autres sites. Je voudrais vérifier mes mails, mais après ça j’ai tendance à glisser vers Facebook ou Twitter. Le temps que je finisse, j’ai déjà perdu 15-20 minutes. Et cela peut même se reproduire plusieurs fois dans la journée. Donc au lieu de continuer à perdre du temps, lorsque je rédige un article, j’éteins la connexion de mon ordinateur portable et je déplace l’ordi sur mon bureau (ce que je fais actuellement en écrivant cet article). Et devinez quoi ? Je suis bien plus efficace ainsi !
Analysez votre journée et observez bien les moments où vous ralentissez dans ce que vous faites. Qu’est-ce qui vous distrait ? Comment pouvez-vous l’enlever ? Expérimentez et essayez de travailler ailleurs. Adaptez votre environnement. Plus vous trouverez et éliminerez de freins à votre productivité, et plus vous serez productif ! La télévision, le téléphone, la famille, les amis, les animaux de compagnie ou sa propre tendance à procrastiner sont autant de facteurs de déconcentration. Lire un message pendant que vous révisez n’est pas une mauvaise action en soi. En revanche, elle peut devenir un véritable frein au travail si vous engagez la conversation avec votre contact, échangez et commentez des photos et des vidéos et finissez par vous laisser convaincre de sortir. Si vous avez tendance à vous laisser distraire facilement, prenez les mesures qui s’imposent, quitte à vous isoler complètement.
Comment être productif : bloquez les notifications provenant de votre messagerie personnelle, des réseaux sociaux, des fils d’actualité et autres sites auxquels vous êtes abonné(e). Si vous devez consulter vos messages pour des raisons professionnelles ou personnelles, tenez-vous à cette seule activité et n’y consacrez pas plus de temps que nécessaire. Si nécessaire, vous pouvez installer des applications sur votre téléphone, conçues pour bloquer de façon personnalisée l’accès aux réseaux sociaux et aux sites internet les plus chronophages. Si vous travaillez sur votre ordinateur, vous pouvez télécharger des modules complémentaires tels que Stayfocusd, Leechblock ou encore Selfcontrol. Ils vous permettent de limiter l’accès à des sites pendant une durée déterminée. Vous n’êtes alors plus tenté(e) de les consulter, ce qui optimise votre temps de travail.
Comment être productif : si ces mesures sont insuffisantes, vous pouvez vous isoler complètement. Rangez vos appareils dans une autre pièce ou confiez-les à un ami. Il peut être difficile de se passer de son téléphone, notamment s’il est également un outil de travail. A minima, éteignez-le afin de ne pas vous laisser distraire par des notifications intempestives, des appels ou des messages. Si vous n’en avez pas besoin, rangez-le hors de votre portée et de votre champ de vision. Si vous devez utiliser votre téléphone, forcez-vous à limiter la fréquence et le temps de consultation de votre messagerie. Selon les circonstances, prévenez votre famille et vos amis que vous devez travailler afin de ne pas être dérangé(e). Si vous avez des animaux de compagnie, ne les gardez pas dans la même pièce que vous.
Diffusez une musique ou un bruit d’ambiance. Nombreuses sont les études qui établissent un lien positif entre la musique et la productivité . Comment être productif : pour améliorer votre concentration, préférez la musique classique ou instrumentale, le jazz ou votre liste de lecture favorite. Si vous avez tendance à vous laisser déconcentrer ou agacer par les sons de votre environnement, sachez que vous pouvez les masquer avec des bruits particuliers dont le bruit blanc qui englobe toutes les fréquences audibles. Le bruit rose et le bruit brun, qui en sont des dérivés, peuvent également contribuer à améliorer votre productivité et votre créativité . Vous pouvez diffuser ces sons de synthèse ainsi que des sons rappelant la nature ou l’environnement urbain grâce à des applications à télécharger ou à des vidéos sur le site YouTube.
Selon la nature de votre activité, la télévision et la radio peuvent être des sources de distraction. Par exemple, si vous étudiez, éteignez ces appareils. Si vous souhaitez créer un fond sonore, optez pour une musique propice à la concentration. En revanche, si vos tâches ne nécessitent que peu d’attention, vous pouvez allumer la télévision, à condition de ne pas vous laisser tenter par vos programmes favoris.
Puisez dans votre inspiration
Bien sûr il est important de maximiser votre rendement. Mais peu importe le domaine dans lequel vous êtes, votre inspiration est la clé de vos résultats. Par exemple, un programmeur inspiré créera des programmes qui amélioreront la vie des gens. Un ingénieur civil inspiré, concevra des structures efficaces avec un excellent design. Un publicitaire inspiré créera des plans marketing révolutionnaires qui toucheront les gens au cœur. Un écrivain inspiré écrira continuellement des ouvrages de qualité. Un musicien très inspiré pourra créer autant de compositions qu’il souhaitera. J’ai pleinement saisi l’importance de l’inspiration lorsque j’ai commencé mon blog et que je devais gérer mon emploi du temps. Je me suis rendu compte que lorsque j’étais inspiré, rédiger des articles était très facile et ne me demandait presque aucun effort.
Les mots jaillissent et je n’ai même pas besoin d’y penser. Ils sont transposés de mon esprit au clavier directement. D’un autre côté lorsque je ne suis pas très inspiré, rien ne sort. C’est comme ouvrir un robinet et que seulement quelques gouttes coulent, avec difficulté. Alors que faites-vous pour puiser dans votre inspiration ? Restez-vous là juste à rien faire, en attendant que l’inspiration vous tombe dessus avant de vous mettre au travail ? Cela reviendrait à laisser votre environnement le contrôle sur vous, ce qui n’est pas le but de ce blog. J’entends souvent les gens dire qu’ils n’ont pas prévu d’écrire car ils ne sont pas inspirés. Je pense que cela ne sert à rien d’attendre que l’inspiration arrive toute seule, mais plutôt d’apprendre à guider l’inspiration jusqu’à vous.
Comment faire ça ? C’est simple : pensez à ce qui vous inspire dans la vie. Est-ce aider les autres à se développer et grandir ? Nouer des relations avec les autres ? Être reconnu pour votre travail ? Résoudre la pauvreté ? Aider les nécessiteux ? Devenir n°1 dans votre domaine ? Et comment pouvez-vous atteindre vos buts ? Trouvez vos motivations et utilisez-les pour vous booster.
Ma plus grande inspiration est de voir les autres réaliser leur plein potentiel et de vivre une vie meilleure. Je souhaite que tout le monde puisse prendre conscience de ses capacités, je me sens prêt à transmettre les meilleurs outils/conseils pour cela, j’utilise alors cette motivation pour me pousser dans tout ce que je créé. Lorsque j’écris un article, je commence par penser à ce qui bloque les gens dans tel ou tel domaine, puis je puise dans cette énergie.
Évaluez votre efficacité
Comment être productif : à la fin de la journée, de la semaine ou du mois, prenez le temps d’étudier les facteurs qui ont favorisé ou limité votre productivité. La mise en place de votre organisation, votre capacité de concentration ou les freins au travail sont autant de paramètres que vous pouvez évaluer. Profitez-en pour chercher des solutions afin d’améliorer votre efficacité et votre gestion du temps. Si nécessaire, recourez à des outils comme un agenda ou un journal de bord pour vous aider à gérer votre temps au quotidien. À la fin de la journée, notez-y les points positifs et négatifs de votre organisation.
Préparez vos outils de travail
Pour être efficace, rassemblez en amont le matériel nécessaire à votre tâche. Par exemple, si vous devez étudier un dossier, rassemblez tous les documents essentiels, lancez vos logiciels et gardez votre téléphone et votre stylo à portée de main. Si vous avez une succession de réunions dans la journée, notez sur une feuille ou un calendrier électronique tous les horaires et lieux afin de ne pas perdre de temps à les rechercher parmi tous vos messages.
Filtrez tout ce qui entre dans votre vie
Ce qui est génial de nos jours c’est la possibilité de pouvoir communiquer avec n’importe qui très facilement. Tout le monde peut être joignable avec juste un SMS/appel/e-mail/Skype/Facebook, etc. Mais en même temps notre vie s’est remplie de distractions. Toutes les 5 minutes, une nouvelle distraction apparaît. Votre téléphone sonne et c’est un téléprospecteur au bout du fil. Vous recevez un SMS d’un ami qui s’ennuie au travail. Vous recevez un mail non-important et inutile. Une invitation Facebook apparaît pour un événement de masse de quelqu’un que vous ne connaissez même pas… la liste est sans fin. Tout cela vous pousse alors à procrastiner et à ne pas finir vos tâches. Ces messages qui proviennent de partout attirent votre attention et chacun d’entre eux servent un agenda qui n’est pas le vôtre. À chaque fois que vous y prêtez attention, vous êtes distraits de faire ce qui compte pour vous.
Comment être productif : que faire alors ? Pour vous mettre au travail, je vous recommande de mettre en place des “barrières” de telle façon qu’il soit plus difficile de vous joindre. Débranchez votre téléphone, mettez votre portable en mode avion, fermez votre boîte mail, établissez une petite règle personnelle où vous répondrez à vos mails tous les X jours. Je ne vous dis pas de disparaître de la surface de la terre, mais faites-le lorsque vous travaillez au moins, voire d’autant plus si vous travaillez sur un projet important. Après un certain temps les gens s’y habitueront et adhéreront à vos règles pour vous joindre.
Dans la journée, quelques fois j’éteins mon portable et je ne le vérifie qu’à la fin de la journée pour répondre aux appels et aux messages (mon opérateur envoie automatiquement un message à mes correspondants s’ils tombent sur ma messagerie pendant que je suis occupé). J’ai mis en place une page de contact sur le blog de telle sorte que ce soit mon moyen de contact officiel. En faisant en sorte d’être plus difficilement joignable, vous filtrez une quantité importante de “parasites” de l’extérieur, ce qui vous permet de vous concentrer sur ce qui est important .
Cela n’a rien à voir avec le fait d’être difficile ou de se croire au-dessus des autres (rien de la sorte), il s’agit de se concentrer sur ce qui compte pour vous et créer une réelle valeur dans vos vies afin que vous puissiez ensuite rayonner sur les autres.
Optimisez les moments libres
Les moments libres ce n’est pas seulement lorsque vous n’avez rien à faire. Ce sont aussi ces moments dont vous disposez entre vos différentes activités. Vous avez du temps libre lorsque vous attendez quelqu’un, dans vos déplacements, si vous marchez d’un point à un autre, etc…
Regardez votre emploi du temps. Quels sont les moments libres que vous avez qui pourraient être mieux utilisés ? Comment pouvez-vous en tirer le maximum ? Comment être productif : Gardez-vous quelques activités à faire pendant ces moments vacants, comme écouter des podcasts, lire un livre, faire un planning, etc… vous serez surpris de voir tout ce que vous pouvez faire en aussi peu de temps ! Par exemple, j’avais l’habitude de passer beaucoup de temps dans les transports. Même si maintenant je travaille beaucoup chez moi, je me déplace quand même pour voir des amis, pour mes rendez-vous d’affaires/personnels, pour faire des achats, etc…
Et même si j’essaye d’organiser ma journée pour éviter les déplacements inutiles, il y a toujours des temps morts où je marche d’un point à un autre, l’attente dans les transports, les voyages, etc…
Donc au lieu de perdre du temps, je l’utilise pour travailler un peu. J’ai acheté un smartphone l’année dernière donc je peux rédiger mes articles en route, je peux aussi vérifier mes mails via une application. Et non pas des moindres, j’ai aussi pris l’habitude d’emporter avec moi un calepin lorsque je sors pour noter des idées inspirantes pour mes articles . Étonnement, je suis très productif durant ces périodes. Parce que je n’ai rien d’autre à faire durant ces 15, 30, 45 minutes, je me concentre donc pleinement sur ce que je fais. En ce moment, j’écris cet article dans le bus du retour vers chez moi.
Il y a quelques jours j’ai planifié mon programme pour les 3 mois à venir et trouvé des idées et des projets pour l’année prochaine… En déjeunant. Ce n’est pas rien comparé à si j’avais remis ça à plus tard, en ne faisant rien ou en rêvassant durant ces moments-là.
Concentrez-vous sur une tâche à la fois
Contrairement aux idées reçues, cumuler plusieurs activités en même temps a tendance à réduire la productivité. L’une des raisons essentielles est une simple contrainte biologique. En effet, le cerveau ne peut être sollicité que sur un élément à la fois. Chaque nouvelle action nécessite donc un temps d’analyse et d’adaptation, même si vous alternez entre des activités similaires. Comment être productif : pour améliorer votre productivité et maximiser votre efficacité sur chaque tâche, accordez-lui toute votre attention et terminez-la avant de passer à la suivante. Ceci dit, vous pouvez cumuler les activités, à condition qu’elles ne requièrent pas le même niveau d’attention ou qu’elles sollicitent des parties différentes du cerveau.
C’est une pratique fondamentale pour la productivité. D’après la Loi de Parkinson, le travail s’étale de façon à remplir toute la période de temps allouée à sa réalisation. Cela signifie que si vous ne vous fixez pas une limite de temps, vous pourriez mettre une éternité à faire ce que vous faites. Si vous vous donnez deux semaines, vous prendrez deux semaines. Si vous vous donnez une semaine, vous mettrez une semaine. Et fait assez intéressant, si vous vous fixez une heure, vous pourrez aussi finir en une heure, si vous le voulez vraiment (jusqu’à la limite du possible évidemment). Comment être productif : fixez-vous des échéances. Lorsque vous vous fixez une durée de temps, vous ancrez en vous l’intention d’achever votre tâche dans le temps imparti, permettant ainsi sa réalisation. Et c’est ce que je fais avec mes propres objectifs. Soyez clair sur ce que vous souhaitez faire , puis définissez le temps que vous allouez pour cela.
Que voulez-vous finir ce mois-ci ? Qu’est-ce qui vous fait dire, que c’est la meilleure façon d’utiliser votre temps et qu’il n’y a pas d’autres moyens plus efficaces ? Choisissez vos cibles (ce qui est important pour vous) et de là définissez vos buts hebdomadaires. Enfin, vous pouvez également définir vos objectifs quotidiens qui deviendront vos objectifs au jour le jour.
Automatisez tout ce que vous pouvez
La technologie nous a aujourd’hui permis d’automatiser un grand nombre de choses. Même s’il est impossible d’automatiser complètement certaines tâches, nous pouvons utiliser des systèmes qui font la majorité du travail à notre place. Notez ce que vous faites dans la journée, et cherchez si vous pouvez automatiser certaines choses. Voici quelques activités non-productives que nous faisons régulièrement :
Programmer ce que nous allons faire les semaines/mois qui viennent (c’est improductif parce que cela peut évoluer entre temps, et vous n’êtes plus dans l’action).
Voici quelques petites choses que j’automatise:
Les mails : J’ai créé des filtres de sorte à séparer les mails liés au blog, des mails personnels, des mails “inutiles”. J’ai aussi des filtres qui rangent mes abonnements aux newsletters dans différents dossiers selon le sujet abordé. Ainsi, mon seul travail est de lire les mails et d’y répondre au besoin, pas de les trier.
La planification : Mes plannings sont assez automatisés. J’ai fixé les différentes choses que j’ai à faire tous les jours, les semaines ou mois, comme payer les factures, faire de l’exercice (quotidien), écrire des articles… Ainsi, je n’ai pas à m’en préoccuper plus tard. Ce n’est pas automatique au début puisqu’il faut au départ créer l’entrée sur le planning, mais une fois que c’est fait je n’ai plus à m’en préoccuper. Cela n’est possible qu’avec un agenda électronique (ou application pour smartphone), bien entendu.
Twitter/Facebook : J’ai automatisé mes tweets qui sont partagés en même temps que je poste mes articles. Chaque fois qu’un nouvel article sort, un tweet en fait l’annonce, et mon Facebook/Pinterest est alimenté de la même façon.
Les paiements : Plutôt que de payer manuellement vos factures, les prélèvements SEPA sont utiles. D’une part, cela vous évite d’oublier de payer une facture et cela vous permet de savoir à l’avance quelle somme sera débitée de votre compte. Si vous avez des produits numériques à vendre, une plateforme comme Woocommerce sur WordPress permet de gérer automatiquement les paiements de vos clients et d’envoyer les liens vers vos ebooks/logiciels/musiques…
Maintenance du site : J’ai configuré mon blog de sorte d’avoir le strict minimum de maintenance à faire. Mon but est d’écrire/poster du nouveau contenu et répondre aux commentaires. De nombreuses choses comme les statistiques, les catégories, etc… sont générées automatiquement par WordPress.
Je suis constamment à la recherche d’autres moyens d’automatiser mes tâches, ainsi je peux passer plus de temps à créer de la valeur pour les autres plutôt que de rester à faire toutes ces petites choses répétitives et sans intérêt. En automatisant autant que possible votre liste de tâches à effectuer jour après jour, vous conservez votre temps pour les choses absolument importantes. Si vous avez un sentiment de déjà-vu lorsque vous faites quelque chose sur votre liste, c’est qu’il est sans doute temps de l’automatiser.
Rangez votre espace de travail
Le désordre peut être un facteur de déconcentration. En effet, votre œil peut être attiré par un objet quelconque et vous distraire quelques secondes. Cela peut être suffisant pour entrainer des heures de rêverie et nuire à votre efficacité. Comment être productif : avant de commencer à travailler, prenez quelques minutes pour ranger et ordonner votre espace à votre convenance.
Ne négligez pas votre sommeil
Un adulte devrait dormir en moyenne entre sept et neuf heures par nuit. Outre le temps de repos, la qualité du sommeil est également un paramètre conditionnant la productivité. En effet, ne pas dormir suffisamment ou avoir un sommeil peu réparateur génère un cercle vicieux de fatigue générale, entraine une baisse de l’attention et de la concentration et dégrade l’humeur . Comment être productif : pour être efficace tant sur le plan professionnel que personnel, dormez aussi longtemps que votre organisme en a besoin.
Ne procrastinez pas
Cette tendance à reporter une tâche est un important facteur d’inefficacité. En repoussant une action de seulement quelques minutes, vous pouvez impacter négativement toutes les activités de votre journée. Si vous avez des objectifs à atteindre, respectez vos propres impératifs. Par exemple, si vous devez vous lever à 7 h le matin, programmez votre alarme et levez-vous dès qu’elle sonne. Comment être productif : ne cédez pas à la tentation de somnoler cinq ou dix minutes supplémentaires, au risque de compromettre toute votre journée.
Prenez de bonnes habitudes alimentaires
Des repas sains, équilibrés et consistants favorisent la concentration. À l’inverse, le grignotage, les sandwichs engloutis rapidement et autres mauvaises habitudes alimentaires ont tendance à diminuer la productivité, à engendrer du stress et à dégrader l’humeur . Comment être productif : si vous prévoyez une journée de révision ou de travail chargée, privilégiez un solide petit-déjeuner et un déjeuner sain, complet et léger. En effet, les repas trop riches mobilisent une grande quantité d’énergie liée à la digestion, ce qui entraine notamment des effets de somnolence. Votre attention est ainsi mécaniquement diminuée, ce qui ralentit votre travail et augmente le risque de faire des erreurs.
Recourez à des outils de mesure de performance
Ils peuvent vous aider à mieux gérer votre temps. Néanmoins, ne vous focalisez pas uniquement sur des résultats quantitatifs.
Identifiez les obstacles à votre efficacité
Quelles que soient vos capacités de travail, tentez d’identifier les facteurs de concentration et de distraction. Il peut s’agir d’un environnement de travail, de la présence de certaines personnes, de l’utilisation de votre téléphone ou encore de l’existence d’un fond sonore particulier. Au fur et à mesure, vous pourrez créer des conditions de travail parfaitement adaptées à votre situation et ainsi maximiser votre productivité.
Analysez votre progression par rapport à vos objectifs
Selon la situation, définir des objectifs sur une journée, une semaine ou un mois peut être un outil de productivité. Pour qu’il soit efficace, prenez le temps de réaliser une autoévaluation. Par exemple, si votre objectif était de conclure trois dossiers dans la semaine, analysez votre état d’avancement en fin de semaine. Si vous n’avez pas atteint vos objectifs, essayez d’en comprendre les raisons et d’y remédier.
Demandez l’avis de votre entourage
Dans certaines situations, il peut être intéressant d’avoir un point de vue extérieur sur son efficacité. Par exemple, si vous avez mis en place des changements pour être plus productif(ve), vous pouvez en discuter avec votre responsable hiérarchique ou vos collègues. Si vous cherchez à étudier plus efficacement, vous pouvez demander des conseils à des camarades évoluant dans les classes supérieures.
Restez motivé(e)
Le moral a un impact non négligeable sur la productivité. En effet, la motivation peut générer une forte volonté de travail, inciter à se concentrer sur sa tâche et à négliger toute distraction. En retour, réussir à atteindre ses objectifs est un facteur de motivation. Suivre une organisation de travail adaptée à vos capacités et vos contraintes peut ainsi vous permettre de créer un cercle vertueux de productivité et de satisfaction personnelle.
Conclusion
Apprenez à prioriser vos tâches afin de vous concentrer sur les plus importantes et les plus urgentes. Si plusieurs tâches de même nature se cumulent, consacrez-y une part de votre temps libre. Vous pourrez ainsi profiter pleinement de vos moments de détente. Par exemple, si vous devez nettoyer votre gouttière, ramasser les feuilles mortes dans votre jardin et laver votre allée, vous pouvez y consacrer une après-midi initialement prévue pour vous promener. Ne vous laissez pas submerger par le travail, au risque de perdre en efficacité. Si vous vous sentez dépassé(e), prenez une pause pour vous étirer, méditer, prendre une collation ou simplement penser à autre chose.
